Die meisten Fehler im Berufsleben entstehen durch vorschnelles, unüberlegtes Handeln. Du arbeitest hochkonzentriert den ganzen Tag – und stellst zwei Wochen später fest, dass du an der falschen Sache gearbeitet hast. Genau dagegen hilft ein simples Werkzeug: 30 Minuten, ein leeres Blatt Papier und eine einzige Frage.

In dieser Folge geht es um die Thinking Session: eine bewusste, ungestörte Denkzeit, die dir hilft, engpassorientiert zu arbeiten, „Space to think“ in deinen Kalender einzuplanen und gute Entscheidungen zu treffen, bevor du in den Aktionismus springst.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Zwei Stufen der Produktivität: Erst überwindest du den Time Waster (du verschwendest Zeit und weißt es), dann lauert der Fake Worker (du arbeitest fokussiert an den falschen Themen und merkst es nicht).
• Die Engpass-Frage trennt echte von scheinbarer Arbeit: Löst diese Aufgabe deinen aktuellen Engpass – deinen, den deines Teams oder den des Unternehmens? Nur dann ist es echte Arbeit.
• Hara Hachi Bu für den Kalender: Wie die Hundertjährigen in Okinawa ihren Magen nur zu 80 % füllen, füllst du deinen Kalender maximal zu 80 % – „steht es nicht im Kalender, ist es nicht real“ (Greg McKeown).
• Die Thinking Session: 30–40 Minuten, ein leeres Blatt, ein Stift, Handy im Flugmodus, ein Timer – und eine Frage oben auf dem Blatt.
• Free Writing schaltet deinen inneren Editor aus: erst alles ungefiltert aufs Papier, bewerten kommt später. Die besten Ideen entstehen meist in den letzten 10–15 Minuten.
• Je mehr Verantwortung du trägst, desto größer der Hebel deiner Urteilskraft – gute Entscheidungen zu treffen wird zur wichtigsten Kompetenz.

Engpassorientiert arbeiten: die Kernidee

Real Work vs. Fake Work

Real Work ist die Arbeit, die dich näher an dein eigentliches Ziel bringt. Fake Work ist alles andere – und für die meisten der mit Abstand größte Zeitfresser, ohne dass sie es merken. Sie sind den ganzen Tag fleißig beschäftigt, machen aber bei den wichtigsten Zielen kaum Fortschritt. Beschäftigt zu sein fühlt sich produktiv an, ist es aber oft nicht.

Die zweistufige Evolution der Produktivität

Um wirklich produktiv zu werden, löst du zwei aufeinanderfolgende Probleme. Stufe eins ist der Time Waster: typisch für Berufseinsteiger, die Mühe haben, sich zu fokussieren, weil Social Media und anderes ablenken. Das Entscheidende: Du nutzt deine Zeit schlecht – und du weißt es. Hast du den Fokus gemeistert, wartet Stufe zwei: der Fake Worker. Er arbeitet hochfokussiert, fühlt sich super produktiv, arbeitet aber an den falschen Themen. Das Tückische: Du nutzt deine Zeit schlecht und merkst es nicht. Selbst sehr fortgeschrittene, produktive Menschen haben einen großen Fake-Work-Anteil. Besonders gefährdet bist du, sobald dein proaktiver Arbeitsanteil wächst: Wer nur abarbeitet, was der Chef vorgibt, hat einen hohen Real-Work-Anteil. Wer selbst Prioritäten setzen muss, läuft Gefahr, Fake Work zu betreiben.

Die eine Frage: Löst es deinen Engpass?

Der Kernunterschied zwischen Real Work und Fake Work liegt in einer einfachen Frage: Löst diese Arbeit meinen aktuellen Engpass – meinen, den des Teams oder den des Unternehmens? Bei Real Work lautet die Antwort Ja, bei Fake Work Nein. Den aktuellen Engpass überhaupt zu identifizieren ist gar nicht leicht – und genau dafür brauchst du Denkraum. In Okinawa (Japan), einer „Blue Zone“ mit ungewöhnlich vielen Hundertjährigen, gilt das 2500 Jahre alte konfuzianische Mantra Hara Hachi Bu: Hör auf zu essen, wenn dein Magen zu 80 % gefüllt ist. Übertragen auf den Kalender: Fülle ihn maximal zu 80 %, lass dir Luft zum Atmen, lass dir „Space to think“ – wie Greg McKeown im Buch Essentialismus empfiehlt. Und: Was nicht im Kalender steht, ist nicht real – plane diese Denkzeit per Timeboxing aktiv ein.

Die Thinking Session: das praktische Werkzeug

Eine Thinking Session ist eine bewusste, ungestörte Zeit zum Nachdenken und Reflektieren. Das Vorgehen ist simpel: ein leeres DIN-A4-Blatt, ein Stift, Handy im Flugmodus, ein ungestörter Ort und ein Timer auf 30 (maximal 40) Minuten. Der Timer hilft beim Starten und lässt dich die Zeit vergessen. Jetzt nutzt du Free Writing: Jeder Mensch hat einen inneren „Editor“, der gleichzeitig Ideen generiert und bewertet. Free Writing schaltet den Editor aus – du bringst erst alles ungefiltert aufs Papier, ohne auf Rechtschreibung, ganze Sätze oder Schönheit zu achten (das Blatt sieht niemand außer dir). Eine Alternative ist die Bullet-Point-Technik: Schreib stichpunktartig und setze schon den nächsten leeren Spiegelstrich, bevor du weißt, was draufkommt – so trickst du dich ins Weiterschreiben. Oben aufs Blatt schreibst du eine einzige Frage, etwa „Was ist gerade mein größtes Problem?“ oder „Was ist die eine Sache, die alles andere einfacher machen würde?“. Dann Timer starten und drauflosschreiben. Die besten Ideen entstehen meist in den letzten 10 bis 15 Minuten.

Weitere Fragen für die Session

Zusätzliche Leitfragen, die du oben aufs Blatt oder mitten im Prozess einsetzen kannst: Worauf optimierst du eigentlich – was ist das Ziel? Was sind hier Fakten und was nur Annahmen? Was ist die Ursache des Problems und was nur Symptome? Was ist deine favorisierte Lösung und warum? Und besonders wichtig: Was sind die Second-Order-Consequences – wo entsteht der nächste Engpass, wenn du diese Lösung umsetzt? Gerade wenn du mehr Verantwortung trägst und mehrere Ressourcen hinter deinen Entscheidungen stehen, wird gute Urteilskraft zur wichtigsten Kompetenz.

Diese Folge ist die praktische Werkzeugkiste gegen Fake Work. Wenn du tiefer in nachhaltige Produktivität einsteigen willst, hilft die Folge produktiver werden. Und wie du Schreiben nutzt, um nicht nur Prioritäten, sondern dich selbst zu reflektieren, hörst du in Journaling.

Häufige Fragen zur Thinking Session

Was ist eine Thinking Session? Eine bewusst eingeplante, ungestörte Denkzeit von 30 bis 40 Minuten mit nur einem Blatt Papier, einem Stift und einer Leitfrage. Ziel ist nicht, sofort zu handeln, sondern engpassorientiert zu denken: das eigentliche Problem zu verstehen, Prioritäten zu klären und bessere Entscheidungen zu treffen, bevor du in den Aktionismus springst.

Was ist der Unterschied zwischen Real Work und Fake Work? Real Work bringt dich näher an dein eigentliches Ziel und löst deinen aktuellen Engpass. Fake Work ist alles andere – Arbeit, die sich beschäftigt und produktiv anfühlt, aber kaum Fortschritt bei den wichtigen Zielen bringt. Die Testfrage lautet: Löst diese Aufgabe meinen aktuellen Engpass (meinen, den des Teams oder des Unternehmens)?

Wie funktioniert Free Writing? Du schreibst ohne Pause alles auf, was dir zur Leitfrage einfällt – ohne auf Rechtschreibung, vollständige Sätze oder Qualität zu achten. So umgehst du den inneren „Editor“, der Ideen sofort bewertet und ausbremst. Erst entsteht Rohmaterial, das du später (in derselben Session oder Tage danach) in Ruhe reflektierst und ordnest.

Warum sollte ich meinen Kalender nur zu 80 % füllen? Nach dem Prinzip Hara Hachi Bu aus Okinawa lässt du bewusst Puffer – „Space to think“. Ein randvoller Kalender zwingt dich in reaktives Abarbeiten und Fake Work. Der freie Raum gibt dir die Möglichkeit, über Prioritäten nachzudenken, Engpässe zu erkennen und vorschnelles Handeln zu vermeiden.

Bücher & Ressourcen aus der Folge

• Greg McKeown – Essentialismus: „Space to think“ und der Fokus auf das Wesentliche.
• Gary Keller – The One Thing: rund um die Frage „Was ist die eine Sache, die alles andere einfacher oder überflüssig macht?“.
• Hara Hachi Bu (Okinawa / Blue Zones): das konfuzianische Prinzip, nur zu 80 % zu füllen – für Teller und Kalender.

Mehr zum Thema

Diese Folge gehört zum Thema Produktivität für Ingenieure.

Transkript

Die meisten Fehler im Berufsleben entstehen durch vorschnelles, unüberlegtes Handeln – und genau das schauen wir uns in dieser Folge etwas genauer an. Du wirst herausfinden, ob dein Alltag aus Fake Work besteht, wie du lernst, engpassorientierter zu denken, warum du unbedingt „Space to think“ in deinen Kalender einplanen solltest und vor allem, wie das konkret aussieht.

Punkt Nummer 1: Real Work vs. Fake Work. Real Work ist die wichtige Arbeit, die dich näher an dein Ziel bringt – an das, was dir wirklich wichtig ist. Fake Work ist alles andere, woran du arbeitest. Und Fake Work ist für die meisten der mit Abstand größte Zeitfresser, ohne dass sie es wissen: Sie arbeiten den ganzen Tag, sind schön fleißig, machen aber im Hinblick auf die wichtigsten Ziele nur sehr wenig Fortschritt. Bei der Produktivität gibt es eine zweiteilige Evolution: Um sehr produktiv zu arbeiten, musst du zwei aufeinanderfolgende Probleme lösen.

Das erste Problem ist der Time Waster – das klassische Thema gerade bei Berufseinsteigern. Du hörst dann Sätze wie „Ich habe Schwierigkeiten, mich zu fokussieren“ oder „Social Media und andere Dinge lenken mich ab“. Du nutzt deine Zeit nicht gut – aber du weißt es. Sobald du dieses Fokus-Thema gemeistert hast und besser darin wirst, dich auf deine Aufgaben zu konzentrieren, wartet die zweite Herausforderung: Du wirst vom Time Waster zum Fake Worker. Der Fake Worker arbeitet hochfokussiert und denkt, er sei super produktiv – arbeitet aber oft an den falschen Themen. Das große Problem: Du nutzt deine Zeit nicht gut, merkst es aber nicht, weil du den ganzen Tag arbeitest. Der Output ist dürftig, du machst wenig Fortschritt bei den relevanten Zielen, gerade im Vergleich zu anderen.

Darum geht es: Wie kannst du diesen Fake-Work-Anteil reduzieren? Das ist gar nicht so leicht – auch fortgeschrittene, sehr produktive Leute haben einen großen Fake-Work-Anteil. Du willst deinen Fake-Work-Anteil auf ein Minimum reduzieren und deinen Real-Work-Anteil erhöhen. Das Problem: Die meisten fühlen sich gut, wenn sie beschäftigt sind – es fühlt sich produktiv an. Ein extremes Beispiel aus dem Unternehmertum: Viele mit einer Geschäftsidee prokrastinieren, weil sie gar nicht anfangen (Stufe 1, Time Waster). Andere wollen loslegen – schreiben aber einen Businessplan, basteln an der Website oder lesen Buch um Buch, statt sich auf Real Work zu fokussieren: den Product-Market-Fit zu finden, mit potenziellen Kunden zu sprechen und verkaufen zu lernen. Sie fühlen sich beschäftigt, machen aber kaum Fortschritt, weil sie nicht an den relevanten Themen arbeiten.

Das gilt nicht nur fürs Unternehmertum, sondern auch für Intrapreneure. Wenn dein Chef dir sagt, was bis wann zu tun ist, und du genau weißt, wie es geht, ist dein Real-Work-Anteil hoch – du reagierst nur. Sobald du selbst proaktiv Prioritäten setzen musst, läufst du Gefahr, Fake Work zu betreiben. Der Kernunterschied liegt in einer einfachen Frage: Löst diese Arbeit meinen aktuellen Engpass – meinen, den des Teams oder den des gesamten Unternehmens? Bei Real Work ist die Antwort Ja, bei Fake Work Nein. Den aktuellen Engpass zu identifizieren ist gar nicht leicht – dazu zwei Dinge.

Das erste ist eine Geschichte: In Okinawa, Japan, leben ungewöhnlich viele Menschen über 100 Jahre – eine sogenannte Blue Zone. Eine ihrer Gewohnheiten kann dir helfen, engpassorientierter zu denken: Vor jeder Mahlzeit erinnern sie sich an das 2500 Jahre alte konfuzianische Mantra Hara Hachi Bu – „Hör auf zu essen, wenn dein Magen zu 80 % gefüllt ist“. Das hilft nicht nur für Gesundheit und Langlebigkeit, sondern auch für deinen Kalender: Fülle ihn maximal zu 80 %, lass dir Luft zum Atmen, lass dir „Space to think“, wie Greg McKeown, Autor von Essentialismus, es empfehlen würde. Wichtiger Satz: Wenn es nicht in meinem Kalender steht, dann ist es nicht real. Ich kann sehr empfehlen, Timeboxing zu betreiben und „Space to think“ aktiv einzuplanen – Raum, um über Prioritäten nachzudenken und engpassorientierter zu arbeiten, statt vorschnell aktionistisch zu handeln.

Jetzt ein praktisches Tool, um diesen Space to think zu füllen: die Thinking Session. Das ist ein Instrument, das ich seit Ewigkeiten sehr gern und häufig nutze – eine bewusste, ungestörte Zeit zum Nachdenken und Reflektieren. Sie hat mir in den letzten Jahren extrem geholfen, gerade in stressigen Phasen mit wichtigen Entscheidungen: einmal einen Schritt zurücktreten und eine Thinking Session einplanen. Das Vorgehen ist simpel. Erstens: ein leeres DIN-A4-Blatt und ein Stift – egal ob Bleistift oder Kugelschreiber. Zweitens: Handy im Flugmodus, ein ungestörter Ort, keine Ablenkung, und zwar für 30 Minuten. Wichtig: Ich stelle mir jedes Mal einen Timer auf 30 Minuten. Sobald du einen Timer stellst, vergisst du die Zeit und wirst erst herausgerissen, wenn er klingelt. Für mich sind 40 Minuten das Maximum – darüber hinaus werde ich unkonzentriert. Probier aus, welcher Zeitrahmen für dich passt.

Jetzt brauchst du Free-Writing-Skills. Du gehst mit einem leeren Blatt in die Session und hast nach 30 bis 40 Minuten idealerweise ein volles Blatt. Das große Problem ist, dass viele hier prokrastinieren. Dieser Zettel ist nur für dich – du kannst ihn danach in die Schublade legen oder wegwerfen. Er soll dir nur beim Denken helfen. Also keine schöne Schrift, keine Rechtschreibung, halbe Sätze und kleine Skizzen sind erlaubt. Free Writing ist eine Schreibtechnik, die verhindert, dass dein Blatt am Ende leer bleibt. Jeder Mensch hat einen internen Editor: Zwei Prozesse laufen gleichzeitig ab – du generierst Ideen, und du bewertest sie sofort. Deshalb brabbelst du auf eine Frage nicht einfach los, sondern überlegst, und nur ein Teil kommt wirklich heraus. Mit Free Writing umgehst du diesen Editor: Erst bringst du alles aufs Papier, was dir in den Kopf kommt. Es ist immer besser, erst Rohmaterial zu haben und es später – eine halbe Stunde oder zwei Tage danach – zu reflektieren.

Eine zweite Technik ist die Bullet-Point-Technik: Schreib deine Antworten stichpunktartig auf, und jedes Mal, wenn du einen Stichpunkt geschrieben hast, springst du in die nächste Zeile und machst schon den nächsten Spiegelstrich – auch wenn du noch nicht weißt, was draufkommt. Ein kleiner Trick: Ein leerer Spiegelstrich stört, also fällt es leichter, den nächsten Satz zu schreiben – eine Endlosschleife, in der du nie fertig bist.

Worauf wendest du das an? In der Regel schreibe ich oben aufs Blatt eine Frage. Meistens: „Was ist derzeit das größte Problem?“ Oder: „Was ist die eine Sache, die alles andere einfacher machen würde?“ Du suchst dir eine Frage, die zu deinem Kernthema passt, schreibst sie oben aufs Blatt, startest den Timer und schreibst drauflos. Eine halbe Stunde später wirst du selbst überrascht sein, welche Ideen entstanden sind – meist in den letzten 10 bis 15 Minuten. Das hilft dir, nicht direkt in den Aktionismus zu springen, sondern erst zu verstehen, was das Problem überhaupt ist.

Weitere hilfreiche Fragen, manchmal oben aufs Blatt, manchmal mitten im Prozess: Worauf optimierst du eigentlich, was ist dein Ziel? Was sind Fakten und was Annahmen bei diesem Problem? Oft sprechen wir ein Problem oder gleich eine Lösung aus, die einige Annahmen impliziert – du willst verstehen, was Annahme und was Fakt ist. Genauso: Was ist die Ursache und was nur Symptom? Welche Möglichkeiten gibt es, die Ursache zu lösen? Wenn du das Gefühl hast, die perfekte Lösung gefunden zu haben, setz dich nochmal hin und frag: Was ist eigentlich das Problem, was das Ziel, und löse ich Symptome oder die Ursache? Das klingt banal, aber in 30 bis 40 Minuten Deep Dive entstehen erstaunlich oft blinde Flecken, die du auflöst. Weitere Fragen: Was ist deine favorisierte Lösung und warum? Was sind die Second-Order-Consequences – was passiert, wenn die Lösung umgesetzt ist, wo entsteht der nächste Engpass?

Diese Technik hilft mir, im operativen, vollen Alltag den Wald vor lauter Bäumen nicht zu übersehen. Die meisten Fehler entstehen durch vorschnelles, unüberlegtes Handeln – und nichts ist ärgerlicher, als ein bis zwei Wochen an einem Thema zu arbeiten und dann zu merken: Ich habe die falsche Abbiegung genommen. Eine halbe Stunde Nachdenken vorher hätte gereicht. Gerade in einer Führungsposition, mit mehr Verantwortung und mehr Ressourcen hinter deinen Entscheidungen – bis hin zur Geschäftsführung – wird das wichtig: Eine der wichtigsten Kompetenzen ist es, gute Entscheidungen zu treffen. Je größer der Hebel deiner Urteilskraft, desto wichtiger.

Zusammengefasst: Es geht um Fake Work versus Real Work, und es ist gar nicht so leicht festzustellen, ob du gerade Fake Work betreibst. Es gibt die zweistufige Evolution der Produktivität: Manche bleiben in der ersten Stufe als Time Waster hängen, abgelenkt und mit Mühe, sich zu fokussieren. Wer sich schon ziemlich produktiv fühlt, läuft Gefahr, in die Falle des Fake Workers zu tappen – sehr beschäftigt, aber ein Großteil der Tätigkeit nicht wirklich produktiv. Besonders relevant wird das, wenn du proaktiver wirst und mehr Verantwortung übernimmst. Deshalb: Räum dir Space to think ein. Hara Hachi Bu – fülle Teller und Kalender maximal zu 80 % – und fülle diesen Raum regelmäßig mit einer Thinking Session: ein A4-Blatt, ein Stift, 30 bis 40 Minuten, keine Ablenkung, Free-Writing-Skills, den inneren Editor ausstellen und eine einzige Frage oben aufs Papier, etwa „Was ist gerade das größte Problem?“ oder „Was ist die eine Sache, die alles andere einfacher machen würde?“. Zu dieser letzten Frage gibt es ein Pflichtbuch: The One Thing von Gary Keller. Gute Entscheidungen zu treffen ist eine der wichtigsten Kompetenzen, wenn du mehr Verantwortung übernehmen möchtest. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.