Fast jeder prokrastiniert. Das Spannende daran: Wer prokrastiniert, tut selten nichts – er tut nur die falschen Dinge. Genau hier setzt ein erstaunlich einfacher Trick an.

In dieser Folge geht es um Structured Procrastination, eine Idee des Stanford-Professors John Perry. Statt dein Aufschieben zu bekämpfen, baust du es so um, dass du am Ende trotzdem das Wichtige erledigst.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Prokrastinieren heißt nicht Nichtstun. Du tust Dinge, die nur am Rande nützlich sind – Schreibtisch aufräumen, Wäsche legen, mit Kollegen plaudern.
• Die Kernidee von John Perry: Wer prokrastiniert, kann sich sogar zu schwierigen, wichtigen Aufgaben motivieren – solange sie ein Weg sind, etwas noch Wichtigeres nicht zu tun.
• Eine einzige Aufgabe auf der Liste ist ein Fehler. Dann gibt es keine Alternative außer Nichtstun – und genau das passiert dann auch.
• Der Trick: Fülle deine To-do-Liste mit mehreren wichtigen Aufgaben und stelle die richtigen an die Spitze.
• Die richtigen Spitzenaufgaben wirken dringend und wichtig, sind es aber in Wahrheit nicht – sie haben scheinbare Fristen und scheinbare Bedeutung.
• So wird die eigentlich wichtige Aufgabe zur Nummer 3 – und du erledigst sie, indem du die ersten beiden „aufschiebst“.

Structured Procrastination im Detail

Der Trick stammt von John Perry, Professor an der Stanford University, der sich ausgiebig mit Prokrastination beschäftigt hat. Seine Strategie beschreibt er als eine Methode, die aufschiebende Menschen in Menschen verwandelt, die für ihre Leistung und ihre gute Zeitnutzung respektiert werden. Den ganzen Gedanken hat er in einem Artikel festgehalten.

Die Kernidee. Prokrastination bedeutet nicht, dass du absolut nichts tust. Du tust Dinge, die nur am Rande nützlich sind: den Schreibtisch aufräumen, die Wäsche zusammenlegen, im Büro mit Kollegen ins Gespräch kommen. Diese Dinge sind nicht wertlos, aber sie haben nicht die oberste Priorität. Sie sind nur ein Mittel, um etwas Wichtigeres nicht zu tun. Und daraus folgt Perrys eigentliche Erkenntnis: Wer prokrastiniert, kann sich durchaus zu schwierigen, zeitkritischen und wichtigen Aufgaben motivieren – solange diese Aufgaben ein Weg sind, etwas noch Wichtigeres nicht zu erledigen.

Der typische Fehler. Viele wollen Prokrastination vermeiden, indem sie sich auf eine einzige wichtige Aufgabe konzentrieren. Die To-do-Liste besteht im Idealfall nur aus dieser einen Sache – maximaler Fokus, keine Ablenkung. In der Theorie klingt das gut, und manchmal funktioniert es auch. Das Problem: Es gibt keine Alternative zu dieser Aufgabe. Die einzige Alternative ist, nichts zu tun oder Dinge zu tun, die gar nicht auf der Liste stehen. Und genau das passiert dann – du erledigst nicht die eine wichtige Aufgabe, sondern lauter Dinge daneben.

Der bessere Aufbau der Liste. Perrys Trick besteht darin, deine To-do-Liste mit mehreren wichtigen Aufgaben zu füllen – und die richtige Art von Aufgabe an die Spitze zu stellen. Statt einer einzigen zentralen Aufgabe hast du also eine ganze Reihe wichtiger Aufgaben. Ganz oben, mit der höchsten Priorität, stehen aber nur vermeintlich wichtige Aufgaben. Sie haben zwei Eigenschaften: Erstens scheinen sie klare Fristen zu haben, die es in Wahrheit nicht gibt. Zweitens scheinen sie unglaublich wichtig zu sein, sind es aber eigentlich nicht. Solche Aufgaben gibt es überall – egal in welchem Umfeld du arbeitest, das Leben ist voll davon.

Zwei Beispiele zur Inspiration. Das eine: ein altes MacBook verkaufen, das seit dem Kauf des neuen Geräts zu Hause herumliegt. Es fühlt sich nach einer Frist an, weil es jeden Tag an Wert verliert. Das andere: ein Reisegutschein aus der Lockdown-Zeit, der irgendwann seine Gültigkeit verliert. Beide Aufgaben fühlen sich wichtig und dringend an – und beide darfst du ganz an die Spitze deiner Liste setzen.

Wie der Trick wirkt. Diese vermeintlich wichtigen Aufgaben stehen jetzt auf Platz 1 und 2. Die Aufgabe, die auf der schlechten Liste die einzige gewesen wäre, rutscht auf Platz 3. Und genau das ist der Hebel: Du prokrastinierst bei den ersten beiden Aufgaben – und erledigst dabei Aufgabe Nummer 3. Du trickst dich also selbst aus. Indem du die dritte Aufgabe machst, schiebst du gefühlt die beiden „wichtigeren“ auf. So wird aus einem unproduktiven Tag ein produktiver, ohne dass du gegen deine Natur ankämpfen musst.

Wenn dich vor allem das Anfangen bremst und du Aufschieben grundsätzlich in den Griff bekommen willst, hilft die Folge Prokrastination überwinden. Wer sich oft im Gedankenkreisen verliert, statt loszulegen, findet in Overthinking stoppen konkrete Ansätze. Und wenn du grundsätzlich mehr aus deinen Tagen holen willst, lohnt sich Produktiver werden sowie der Klassiker Prioritäten setzen.

Häufige Fragen zu Structured Procrastination

Was ist Structured Procrastination? Structured Procrastination ist eine Strategie von John Perry, bei der du dein Aufschieben nicht bekämpfst, sondern umlenkst. Du stellst vermeintlich wichtige Aufgaben an die Spitze deiner To-do-Liste, sodass du sie aufschiebst – und dabei die eigentlich wichtige Aufgabe darunter erledigst.

Warum funktioniert eine Liste mit nur einer Aufgabe nicht? Wenn nur eine Aufgabe auf der Liste steht, gibt es keine Alternative außer Nichtstun. Wer zum Aufschieben neigt, macht dann lieber Dinge, die gar nicht auf der Liste stehen. Mehrere Aufgaben mit der richtigen Reihenfolge geben dem Aufschieben dagegen ein produktives Ventil.

Welche Aufgaben gehören an die Spitze der Liste? Aufgaben, die dringend und wichtig wirken, es aber in Wahrheit nicht sind – mit scheinbaren Fristen und scheinbarer Bedeutung. Genau weil du sie aufschieben willst, motivieren sie dich, stattdessen die eigentlich zentrale Aufgabe zu erledigen.

Ist Prokrastination dasselbe wie Nichtstun? Nein. Wer prokrastiniert, tut meistens trotzdem etwas – nur Dinge, die am Rande nützlich sind, wie Aufräumen oder Wäsche legen. Sie dienen vor allem dazu, etwas Wichtigeres zu vermeiden. Genau diese Mechanik macht sich Structured Procrastination zunutze.

Bücher & Ressourcen aus der Folge

• John Perry – Artikel „Structured Procrastination“: die ursprüngliche Beschreibung der Methode durch den Stanford-Professor.

Mehr dazu in meinen Buchempfehlungen zu Produktivität.

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Diese Folge gehört zum Thema Produktivität.

Transkript

Herzlich willkommen zur Folge 126: Wie ich Prokrastination vermeide – Structured Procrastination. Heute mal eine relativ kurze Folge mit einem wirklich interessanten Trick.

Ich bin vor einiger Zeit auf einen Artikel gestoßen, von einem Herrn John Perry. Wer ist John Perry? John Perry ist ein Professor an der Stanford University, und er ist für ein Thema besonders bekannt: Prokrastination. Damit hat er sich ausgiebig befasst, und es gibt einen Artikel dazu, den du unter structuredprocrastination.com findest. Der geht ein bisschen über die heutige Folge hinaus, aber ich gebe dir ein paar Auszüge daraus.

Perry beschreibt eine erstaunlich effektive Strategie. In seinen eigenen Worten ist es eine Strategie, die aufschiebende, ineffektive Menschen in Menschen verwandelt, die für ihre Leistung und ihre gute Zeitnutzung respektiert und bewundert werden. Er nennt diese Strategie strukturierte Prokrastination – Structured Procrastination.

Die Kernidee dahinter: Prokrastination bedeutet nicht, dass man absolut nichts tut. Ich glaube, jeder hat schon einmal prokrastiniert – wir alle kennen das Gefühl. Das Eigentliche dabei ist: Du tust nicht nichts, sondern du tust Dinge, die nur am Rande nützlich sind. Zum Beispiel den Schreibtisch aufzuräumen oder die Wäsche zusammenzulegen – das sind Haushaltsbeispiele, aber es gibt sie auch auf der Arbeit. Mit Kollegen ins Gespräch zu kommen etwa: Kommunikation ist in einer Weise nützlich, hat aber eben nicht die oberste Priorität. Beim Prokrastinieren sind solche Dinge in der Regel nur ein Mittel, um etwas Wichtigeres nicht zu tun.

Und daraus kommt Perrys Kernidee: Wer prokrastiniert, kann sich durchaus dazu motivieren, schwierige, zeitkritische und wichtige Aufgaben zu erledigen – solange diese Aufgaben ein Weg sind, etwas noch Wichtigeres nicht zu tun. Du kannst also wirklich schwierige Aufgaben machen, solange du damit sicherstellst, dass du etwas noch Wichtigeres nicht erledigst. Genau diesen Aspekt macht man sich mit der Methode der strukturierten Prokrastination zunutze.

Ein Beispiel ganz klassisch für deine To-do-Liste. Viele machen den Fehler, dass sie Prokrastination vermeiden wollen, indem sie sich auf nur eine wichtige Aufgabe konzentrieren – das Thema absoluter Fokus. Idealerweise besteht die To-do-Liste dann wirklich nur aus einer einzigen Aufgabe, und man sagt sich: Ich nehme mir heute nur das vor, um zu vermeiden, dass ich mich durch andere Themen ablenken lasse. In der Theorie klingt das ganz gut, und es mag teilweise funktionieren. Das Problem dabei ist, dass es keine Alternative dazu gibt – beziehungsweise die Alternative bedeutet, nichts zu tun oder zumindest die Dinge zu tun, die nicht auf der Liste stehen. Und genau das ist der klassische Fall: Wenn du prokrastinierst, erledigst du eben nicht diese eine wichtige Aufgabe, sondern machst Dinge, die nicht auf der Liste stehen.

Der Trick laut John Perry besteht darin, deine To-do-Liste mit weiteren Aufgaben zu füllen und die richtige Art von Aufgaben für die Spitze deiner Liste auszuwählen. Das schlechte Beispiel ist eine To-do-Liste mit einer einzigen zentralen, wichtigen Aufgabe. Die bessere To-do-Liste hat eine ganze Reihe wichtiger Aufgaben – und ganz oben, mit der höchsten Priorität, stehen tatsächlich nur, wie er es nennt, vermeintlich wichtige Aufgaben.

Die idealen Aufgaben für die Spitze deiner Liste haben zwei Eigenschaften. Erstens: Sie scheinen klare Fristen zu haben, haben sie in der Realität aber gar nicht. Zweitens: Sie scheinen unglaublich wichtig zu sein, sind sie in Wirklichkeit aber nicht. Perry hatte einige Beispiele aus seinem Professorendasein und sprach davon, dass es eine Fülle solcher Aufgaben im Universitätsumfeld gibt. Und ich kann dir sagen: Glücklicherweise gibt es im Leben als Ganzes eine Fülle solcher vermeintlich wichtigen Aufgaben – egal, wo und in welchem Umfeld du tätig bist.

Zwei plakative Beispiele von meiner Seite, zur Inspiration. Das eine: mein altes MacBook zu verkaufen. Vor einiger Zeit habe ich mein neues MacBook gekauft, und seitdem liegt das alte hier zu Hause. Ich habe das dauerhafte Gefühl, da ist irgendwie eine wichtige Frist, weil es jeden Tag an Wert verliert. Mein altes MacBook zu verkaufen ist also eine vermeintlich wichtige Aufgabe. Der zweite Punkt – kennst du vielleicht auch: Ich habe aus der Lockdown-Phase noch einen Reisegutschein, den ich einlösen muss. Auch der hat eine Gültigkeit, die irgendwann ausläuft. Das sind zwei Aufgaben, die sich super wichtig anfühlen und eine gewisse Dringlichkeit haben – und die ich ganz an die Spitze meiner To-do-Liste stellen kann.

Bei diesen beiden Aufgaben ist es nicht so schlimm zu prokrastinieren. Ich werde also vermeintlich prokrastinieren – aber es macht mir leichter, die dritte Aufgabe zu erledigen. Diese dritte Aufgabe wäre auf der einfachen Liste eigentlich die einzige Aufgabe gewesen. Jetzt steht sie an Stelle Nummer 3. Das heißt: Ich prokrastiniere bei den ersten beiden Aufgaben und erledige dabei Aufgabe Nummer 3. Wer prokrastiniert, kann sich durchaus dazu motivieren, schwierige, zeitkritische, wichtige Aufgaben zu erledigen, solange diese ein Weg sind, etwas Wichtigeres nicht zu tun. Ich muss mich also ein bisschen austricksen und bei mir das Gefühl auslösen, dass die Aufgabe mit der dritthöchsten Priorität ein Weg ist zu prokrastinieren – also die beiden „wichtigen“ Dinge nicht zu machen.

Ein spannender Gedanke von John Perry. Wer diesen Hebel richtig einsetzt, kann einen unproduktiven Tag in einen durchaus produktiven Tag verwandeln. Das war ein kleiner Impuls von meiner Seite. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.