Richtig zu priorisieren ist eine der größten Herausforderungen im Arbeitsalltag – für mich genauso wie für fast alle, mit denen ich zusammenarbeite. Die gute Nachricht: Man kann es lernen.
In dieser Folge zeige ich dir, warum Effektivität immer vor Effizienz kommt – und mit welchen vier Schritten du herausfindest, welche Aufgaben wirklich zählen. So setzt du bessere Prioritäten und arbeitest spürbar effektiver.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Effektivität vor Effizienz. Effektivität heißt, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun. Wer nur auf Effizienz schaut, optimiert oft das Falsche.
- Das Loch am Strand. Du kannst ein Loch acht Stunden lang hocheffizient graben – und es abends wieder zuschütten. Viel Aktivität, null Ergebnis. Genau diese Falle lauert in der Wissensarbeit.
- Aktivität ist nicht Output. Gerade bei kreativer und konzeptioneller Arbeit verwechselt man beides leicht. Beschäftigt sein heißt nicht, etwas beigetragen zu haben.
- Das Pareto-Prinzip. Rund 20 % deiner Tätigkeiten bringen 80 % deiner Ergebnisse. Diese 20 % zu finden, ist der Kern guten Priorisierens.
- 4 Schritte zu mehr Effektivität: das Big Picture verstehen, die eigene berufliche Mission einordnen, die vier Kernaktivitäten identifizieren und konsequent damit arbeiten.
Prioritäten setzen: das Wichtigste im Detail
Effektivität vs. Effizienz
Der Management-Vordenker Peter Drucker brachte es auf den Punkt: Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. In der Industrie liegt der Fokus fast immer auf Effizienz – Lean Management, Six Sigma, KVP, Kaizen, das ganze Toyota-Produktionssystem dreht sich um Prozessoptimierung. Das ist wertvoll. Aber für deine eigene Arbeit ist es der falsche erste Hebel.
Ein banales Bild macht es klar: Stell dir vor, du gräbst morgens am Strand acht Stunden lang ein Loch – und schüttest es abends wieder zu. Du kannst diesen Vorgang perfekt optimieren, sogar einen Bagger einsetzen. Du hast hocheffizient gearbeitet. Nur: Es war vollkommen sinnlos. Genau das passiert, wenn du den Fokus allein auf Effizienz legst.
In der modernen Arbeit wird Aktivität ständig mit Output verwechselt. An einer Produktionsmaschine entsteht sichtbar ein Ergebnis. Bei kreativer und konzeptioneller Arbeit am Rechner ist der Beitrag oft gar nicht greifbar – man kann acht Stunden beschäftigt sein und trotzdem nichts zum Unternehmenserfolg beigetragen haben. Deshalb gilt: Steigere zuerst deine Effektivität, erst danach deine Effizienz. Und denk an Pareto – die 20 % deiner Arbeit, die 80 % der Ergebnisse bringen, sind die Tätigkeiten, nach denen du suchst.
Schritt 1: Das Big Picture verstehen
Effektiver zu arbeiten beginnt damit, dein Unternehmen ganzheitlich zu verstehen. Mach eine ehrliche Bestandsaufnahme. Im Zentrum stehen immer die Kunden: Wer sind sie? Was ist ihr Business Case? An welcher Stelle ihrer Wertschöpfungskette greift ihr ein? Geh auf die Website deiner Kunden, sprich mit dem Vertrieb oder dem Key-Account-Management, finde heraus, wer der ideale Kunde ist.
Ein starkes Vorbild sind die Leadership Principles von Amazon. Das erste lautet „Customer Obsession“: Führungskräfte fangen beim Kunden an und arbeiten von dort aus rückwärts. Sieh dir dazu das Interview mit Jeff Bezos aus dem Jahr 1999 an (knapp 15 Minuten, gut investierte Zeit) – danach verstehst du, was kundenorientiertes Denken wirklich heißt. Erweitere dein Bild außerdem um die Wertschöpfungskette (was sind Kern-, was unterstützende Prozesse?) sowie um Leitbild, Strategie und Ziele deines Unternehmens.
Schritt 2: Die eigene berufliche Mission einordnen
Jetzt ordnest du dich in dieses Gesamtbild ein. Beschreibe in ein bis zwei Sätzen deine berufliche Hauptaufgabe: Warum wurdest du eingestellt? Woran wirst du gemessen? Das klingt einfach, schafft aber enorme Klarheit. Du erkennst sofort, welche Termine in deinem Kalender wirklich auf deine Mission einzahlen – und welche nur „dem Kollegen einen Gefallen tun“ sind, an denen du nie gemessen wirst.
Schritt 3: Deine vier Kernaktivitäten identifizieren
Frag dich: Mit welchen vier Kernaktivitäten erzielst du 80 % deiner Ergebnisse? Schau die letzten Wochen in deinem Kalender durch oder reflektiere ab sofort bewusst. Bei mir sind es vier: Kunden gewinnen (Marketing, Gespräche, Mehrwert auf LinkedIn), Kunden begeistern (1:1-Coachings und laufender Support), das Unternehmen weiterentwickeln (Projekte und Ideen umsetzen) und meine persönliche Weiterentwicklung (Austausch im Netzwerk, Sachbücher lesen). Gerade der letzte Punkt wird oft vergessen. Halte die Zahl bewusst klein – vier reichen.
Schritt 4: Konsequent damit arbeiten
Der erste Wurf ist nur der Anfang. Häng dir die Liste deiner Kernaktivitäten an den Arbeitsplatz oder ans Whiteboard. Ergänze sie über die Woche, schreib jeden Gedanken dazu. Am Ende der Woche hast du unglaublich viel über deine Arbeitsweise reflektiert – allein das macht dich effektiver. Eine Übung, die Spaß macht: „der perfekte Arbeitstag“. Nimm dir einen Tag, plan ihn rund um deine Kernaktivitäten und reflektiere abends. Mit der Zeit baust du daraus deine ideale Arbeitswoche.
Kurz gefasst: Effektivität kommt vor Effizienz. Versteh das Big Picture, ordne deine berufliche Mission ein, finde deine vier Kernaktivitäten und arbeite konsequent damit. So setzt du Prioritäten, die wirklich zählen.
Wie du daraus eine Zeitplanung machst, die dir Kontrolle zurückgibt, hörst du in Zeitmanagement: 4 Tipps für mehr Kontrolle. Warum dein System wichtiger ist als deine Ziele, vertieft Wie du dir richtig Ziele setzt. Und wie du den Einstieg in die wirklich wichtigen Aufgaben schaffst, statt sie aufzuschieben, zeigt Prokrastination überwinden.
Häufige Fragen zum Priorisieren
Was bedeutet richtig priorisieren? Richtig priorisieren heißt, zuerst die richtigen Dinge zu tun (Effektivität) und erst danach die Dinge richtig zu tun (Effizienz). Du konzentrierst dich auf die wenigen Tätigkeiten, die den größten Beitrag zu deiner Aufgabe und zum Unternehmenserfolg leisten.
Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Du kannst eine Aufgabe perfekt effizient erledigen und trotzdem völlig ineffektiv sein, wenn die Aufgabe selbst nichts bringt.
Wie finde ich meine wichtigsten Aufgaben? Geh in drei Schritten vor: Verstehe das Big Picture deines Unternehmens, formuliere deine berufliche Hauptaufgabe in ein bis zwei Sätzen und identifiziere die vier Kernaktivitäten, mit denen du rund 80 % deiner Ergebnisse erzielst (Pareto-Prinzip).
Was bringt das Pareto-Prinzip beim Priorisieren? Es macht sichtbar, dass meist nur etwa 20 % deiner Tätigkeiten 80 % deiner Ergebnisse erzeugen. Wenn du diese 20 % kennst, kannst du sie priorisieren und vieles andere bewusst weglassen, delegieren oder ablehnen.
Diese Folge gehört zum Thema Produktivität.
Transkript
Herzlich willkommen zu Podcast-Episode Nummer 42. Thema dieser Episode: richtig priorisieren – so arbeitest du effektiver. Ich stelle immer wieder fest, dass es nicht nur für mich selbst, sondern für fast alle im Arbeitsalltag eine echte Herausforderung ist, richtig zu priorisieren. Man kann es lernen und kontinuierlich verbessern – ein wichtiges Thema.
Das mache ich auch in der Zusammenarbeit mit jedem, den ich coache: Wir schauen gemeinsam rein, wo die Person steht und was sich verbessern lässt. Eines der ersten Dinge ist, den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz wirklich zu verstehen. Der Management-Vordenker Peter Drucker hat dafür eine sehr gute Definition geliefert: Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun.
Gerade in der Industrie liegt der Fokus meist auf Effizienz – man sieht es an Begriffen wie Lean Management, Six Sigma, Operational Excellence, dem ganzen Toyota-Produktionssystem, dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und Kaizen. Diese ganze Welt der Prozessoptimierung dreht sich um Effizienz, also darum, wie man die Dinge richtig tut und Abläufe optimiert. Wenn du auf deine eigene Arbeit schaust, solltest du nicht den Fehler machen, nur auf die Effizienz zu achten.
Ich werde oft nach Tools fürs Projekt- und Zeitmanagement gefragt: Wie kann ich meine Zeitplanung optimieren, meine acht Stunden noch effizienter gestalten? Ich möchte vorab sagen: Das ist die falsche Frage. Der Fokus auf Effizienz ist falsch. Effektivität ist immer das, was zuerst kommt.
Ein ganz banales Beispiel: Wenn du morgens an den Strand gehst und acht Stunden lang ein Loch gräbst – und es am Ende wieder zumachst –, dann kannst du dir Gedanken machen, welche Schaufel du nimmst, ob du sogar einen Bagger einsetzt. Du kannst diesen Prozess unglaublich effizient gestalten. Am Ende des Tages hast du das Loch wieder zugeschüttet. Du hast acht Stunden sehr effizient gearbeitet und die Aufgabe erledigt. Das Problem: Es war völlig ineffektiv, es hat zu nichts geführt. Eine reine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme. Genau das ist die Gefahr, wenn du den Fokus nur auf Effizienz legst.
Richtige Prioritäten setzen bedeutet immer, effektiv zu arbeiten – also die richtigen Dinge zu tun und Dinge ohne echten Output wegzulassen. Ihr habt sicher schon vom Pareto-Prinzip gehört: Mit 20 % eurer Arbeitsleistung erzielt ihr 80 % des Outputs. Das sind die Tätigkeiten, nach denen ihr sucht. Die restlichen 80 % der Tätigkeiten sind meist nicht besonders effektiv.
Einen Ansatz, den ich kürzlich gelesen habe: In der modernen Arbeitsweise wird Aktivität häufig mit Output verwechselt. Wenn jemand an einer Produktionsmaschine arbeitet, entsteht sichtbar ein Output. Das Problem moderner Arbeit – gerade kreative und konzeptionelle Arbeit am Rechner – ist, dass Aktivität mit Output verwechselt werden kann. Man kann acht Stunden am Tag beschäftigt sein und nichts zum Unternehmenserfolg beigetragen haben, weil das Ergebnis gar nicht leicht greifbar ist. Deshalb ist es so wichtig: In deinem Arbeitstag solltest du immer zuerst die Effektivität steigern und erst im zweiten Schritt die Effizienz.
Wie funktioniert das? Ich gebe dir einige Übungen mit, die ich auch gemeinsam mit den Menschen durchführe, die ich begleite. Du kannst sie im Nachgang für dich durchspielen – ich garantiere dir, deine Effektivität wird dadurch sofort gesteigert.
Punkt eins: Versteh das Big Picture. Verstehe dein Unternehmen ganzheitlich. In kleineren Unternehmen und im Mittelstand ist das leichter als im Konzern – aber unabhängig davon, wo du bist: Mach im ersten Schritt eine ehrliche Recherche. Schau mit bewussterem Auge, welche Unterlagen es zu verschiedenen Themen gibt. Wenn ich vom Big Picture spreche, meine ich in erster Linie immer die Kunden. Wer sind eure Kunden? Versteht und analysiert sie. Geht zum Beispiel einfach mal auf die Website der Kunden und schaut, was deren Business Case ist und an welcher Stelle ihrer Wertschöpfungskette ihr mit eurem Unternehmen eingreift. Es kann auch bedeuten, dass ihr euch jemanden aus dem Vertrieb oder dem Key-Account-Management schnappt und ihn interviewt, um mehr über den Kunden zu erfahren. Denn der Kunde ist letzten Endes die Daseinsberechtigung eines Unternehmens – immer dann, wenn ein Problem des Kunden gelöst wird.
Ein gutes Beispiel: Gebt mal bei Google die „Amazon Leadership Principles“ ein, also die Führungsprinzipien von Amazon. Punkt eins ist „Customer Obsession“, hundert Prozent kundenorientiert – das oberste Führungsprinzip, nicht ohne Grund. Schaut euch dazu auch das Interview mit Jeff Bezos aus dem Jahr 1999 auf YouTube an, knapp 15 Minuten – die beste investierte Zeit. Danach versteht ihr, was es bedeutet, kundenorientiert zu denken. Ich lese euch dieses Leadership-Prinzip kurz vor: „Führungskräfte fangen beim Kunden an und arbeiten von dort aus rückwärts. Sie arbeiten stetig daran, das Vertrauen ihrer Kunden zu gewinnen und zu bewahren. Sie behalten Mitbewerber im Blick, aber der Kunde bleibt immer im Fokus.“
Ihr kennt das vielleicht: Wenn ihr etwas bei Amazon bestellt, könnt ihr es jederzeit zurückgeben, ohne Begründung, und bekommt euer Geld zurück. Das ist hundertprozentige Kundenorientierung. Viele Unternehmen hätten das Gefühl, so etwas sei schlecht fürs Geschäft. Amazon beweist das Gegenteil – als eines der wertvollsten Unternehmen der Welt, weil es langfristig denkt und weiß, dass hundertprozentige Kundenorientierung sich langfristig auszahlt. Deshalb ist dieser Satz so wichtig: Fang beim Kunden an und arbeite von dort aus rückwärts. Versteht den Kunden, analysiert ihn. Schaut euch eine Viertelstunde lang die Website des größten Kunden an, schaltet die Motive frei, schaut vielleicht in dessen YouTube-Kanal, schaut, wer das Management ist. Fragt euch: Wer ist der ideale Kunde, wie sieht die Zielgruppe aus?
Und dann, wie im Amazon-Prinzip, arbeitet ihr euch rückwärts durch. Das bedeutet im nächsten Schritt, eure Wertschöpfungskette zu verstehen. Wer im Bereich der Prozessoptimierung unterwegs ist, kennt die typische Prozesslandkarte. Schaut, ob euer Unternehmen so etwas hat. Klassischerweise unterscheidet man Kernprozesse – die Tätigkeiten, die die eigentliche Wertschöpfung für den Kunden erbringen – und unterstützende Prozesse, also alle anderen Aktivitäten, Bereiche und Abteilungen, die die Wertschöpfung dabei unterstützen.
Das sind zwei wichtige Aspekte, um euer Big Picture zu erweitern. Sucht alle Unterlagen heraus, schaut ins Intranet, findet Personen und Experten im Unternehmen, die ihr interviewen könnt – zwei, drei Fragen, eine halbe Stunde, und ihr seid um einiges schlauer. Wichtig ist auch das Unternehmensleitbild: Werte, Mission, Vision, ausgesprochen von der Unternehmensführung. Und natürlich die Strategiepapiere und die ausgerufenen Ziele fürs ganze Unternehmen. Da tief einzutauchen, ist der erste Schritt, um euer Unternehmen ganzheitlich zu verstehen.
Der zweite Schritt: Ordne dich in diesen Kontext ein. Überleg, was deine berufliche Mission ist – der Grund, warum du eingestellt wurdest. Beschreibe in ein bis zwei Sätzen deine berufliche Hauptaufgabe: Warum wurdest du eingestellt, und woran wirst du gemessen? Das auf den Punkt zu bringen, fördert deine Effektivität enorm, und du arbeitest viel fokussierter. Allein das hilft dir, im Alltag festzustellen, welche Tätigkeiten wirklich effektiv sind und welche nicht. Häufig macht man im Tagesgeschäft viele Dinge – ein Kollege kommt vorbei, man tut ihm einen Gefallen –, aber daran wirst du nicht gemessen, das ist nicht der Grund, warum du eingestellt wurdest. Unterm Strich bist du in dem Moment nicht wirklich effektiv, gerade im Hinblick auf den Unternehmenszweck und die Unternehmensmission.
Punkt eins also: das Big Picture verstehen, eine Recherche bezüglich Kunden, Wertschöpfung, Leitbild, Strategie und Zielen machen. Punkt zwei: die eigene berufliche Mission, also deine Hauptaufgabe, in einem Satz formulieren. Und jetzt ganz wichtig, Punkt drei: die Kernaktivitäten identifizieren.
Die Frage lautet: Mit welchen vier Kernaktivitäten erzielst du 80 % deiner Ergebnisse? Schau dazu die letzten Wochen in deinem Kalender durch oder reflektiere ab jetzt bewusst und schreib auf einem Zettel auf, welche vier Kernaktivitäten 80 % deiner Ergebnisse erzielen. Ergebnisse bedeutet natürlich, dass du im Kontext deiner beruflichen Mission und Hauptaufgabe voranschreitest. Mach eine Art Brainstorming, nimm dir die vier Zettel, schreib deine Gedanken auf – das steigert dein Bewusstsein dafür, worauf es ankommt.
Bei mir sind es vier Bereiche. Der erste: Kunden gewinnen – also nach außen transparent sein, Marketing, Gespräche führen. Ich bin auf LinkedIn sehr präsent und versuche, jederzeit Mehrwert zu geben, damit Leute, die mich noch nicht kennen, mich kennenlernen können. Punkt zwei, ein ganz elementarer: Kunden begeistern – das sind die 1:1-Coaching-Sessions, die ich fast täglich habe, und der laufende Support. Wer mit mir zusammenarbeitet, hat jederzeit Zugriff auf mich, in erster Instanz per Mail, manchmal auch ein kurzes Telefonat. Das ist eine ganz wichtige Säule und füllt den Großteil der Woche. Nummer drei: die Weiterentwicklung des Unternehmens – verschiedene Projekte und Ideen, die ich umsetze. Und der letzte Punkt, der oft vergessen wird: die persönliche Weiterentwicklung. Ich habe selbst Coaches, die mich unterstützen, ein Netzwerk mit vielen spannenden Persönlichkeiten, mit denen ich im aktiven Austausch bin, und ich lese Sachbücher in Richtung Führung und berufliche Entwicklung. Eine ganz wichtige Kernaktivität, die häufig vergessen wird.
Unter diesen vier Aktivitäten stecken natürlich weitere Themen und To-dos, aber auf oberster Ebene sind es diese vier: Kunden gewinnen, Kunden begeistern, das Unternehmen weiterentwickeln und mich persönlich weiterentwickeln. Ich empfehle dir, genau das Gleiche für dich zu machen: auf ein Blatt Papier schreiben, sammeln.
Und jetzt der vierte Schritt: Wenn du diesen ersten Wurf der Kernaktivitäten aufgeschrieben hast, ist es wichtig, damit zu arbeiten. Dein Bewusstsein wird auf jeden Fall geschärft. Wenn du in den Alltag zurückkehrst und die Woche startest, hast du einen ganz anderen Blick darauf, welche Dinge wirklich effektiv sind und welche nicht – und kannst viel besser Prioritäten setzen. Klar ist das nur der erste Wurf; es bleibt die Frage, wie du das in deine Zeitplanung überführst, wie du Dinge delegierst oder auch Nein sagst zu dem, was gerade nicht effektiv ist.
Wichtig: Arbeite mit dem Zettel. Häng ihn an deinen Arbeitsplatz oder nimm ein Whiteboard. Wenn du in der ersten Woche damit arbeitest, nimm den Stift und ergänze die Kernaktivitäten, schreib alles auf, was dir einfällt. Du wirst merken: Am Ende der Woche hast du unglaublich viel über deine Art zu arbeiten reflektiert. Das allein hilft schon, effektiver zu werden.
Eine weitere Übung, die richtig Spaß macht, nennt sich „der perfekte Arbeitstag“. Wenn du deine Kernaktivitäten identifiziert hast, setz dich hin und überleg: Wie sieht mein perfekter Arbeitstag oder meine perfekte Arbeitswoche aus? Nimm dir zum Beispiel den Donnerstag, sag „das wird mein perfekter Arbeitstag“, plan ihn bewusst rund um deine Kernaktivitäten. Am Ende des Tages reflektierst du ganz normal – und solltest feststellen, dass es ein Tag war, der annähernd an Perfektion grenzt. Eine Übung, in die ich dir empfehle, tief einzutauchen.
Ich halte das Ganze kurz fest. Zum Thema richtig priorisieren und effektiver arbeiten: Am Anfang stand der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz. Es ist immer wichtiger, zuerst den Fokus auf Effektivität zu legen – die richtigen Dinge zu tun – und erst im zweiten Schritt effizient zu gestalten, also die Dinge richtig zu tun, aus der Sicht der Prozessoptimierung. Effektiver arbeitest du in erster Linie so: Punkt eins, das Big Picture verstehen, dein ganzheitliches Verständnis vom Unternehmen fördern. Das geht Hand in Hand mit unternehmerischem Denken, dazu habe ich auch schon eine Episode gemacht. Punkt zwei: daraus ableiten, was deine berufliche Mission ist – wo ordnest du dich in diesem Gesamtkontext ein, was ist deine Hauptaufgabe, woran wirst du gemessen? Auch das ganz konkret in ein, zwei Sätzen. Punkt drei: deine Kernaktivitäten identifizieren – bei mir sind es vier, mach es nicht zu groß, nimm dir die Zahl vier und brich es per Brainstorming herunter. Und der vierte Punkt: damit arbeiten, die Liste aufhängen, Feinschliff machen, alle Ideen und Gedanken über den Tag notieren. Spannend kann auch sein, das Ganze in eine Zeitplanung zu überführen, mit der Übung „der perfekte Arbeitstag“. Zum Thema Zeitplanung und effizienter arbeiten mache ich definitiv noch eine eigene Episode.
Das soll es für diese Episode gewesen sein. Das Thema Effektivität halte ich für ganz wichtig, und ich empfehle dir, dir nach der Episode die Zeit zu nehmen, diese Übung für dich umzusetzen. Wenn das Thema spannend für dich ist, füg mich gerne auf LinkedIn hinzu und folge mir – ich teile dort regelmäßig solche Inhalte. Wenn du Verantwortung übernehmen, dich in Richtung Führung entwickeln und Stillstand vermeiden willst, wenn du deine persönliche und berufliche Entwicklung wieder aktiver in die Hand nehmen willst – dann ist Proaktivität eines der wichtigsten Themen. Ich stelle leider immer wieder fest, dass viel zu wenige Menschen proaktiv etwas tun. Wenn dir das wichtig ist, schreib mir gern, ganz unverbindlich, dann gehen wir in den Austausch. Ich freue mich, dass du dabei warst. Liebe Grüße aus Hamburg.