Stell dir vor, jemand sieht nur deinen Kalender. Nicht deine Ziele, nicht deine Wochenplanung, nicht deine To-do-Liste. Was würde diese Person über dich denken?

Die meisten reden über ihre Prioritäten. Doch die Wahrheit zeigt sich woanders: in der Art, wie sie ihre Zeit tatsächlich verbringen. In dieser Folge teile ich sechs kurze Ideen, mit denen du deine Zeit strategisch besser nutzt.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Dein Kalender ist deine Autobiografie. Nicht deine Ziele oder deine Worte zeigen deine Prioritäten, sondern das, was wirklich in deinem Kalender steht.
• Richtung schlägt Geschwindigkeit. Viele Menschen fahren sehr schnell ins Nirgendwo. Ohne klare Zielrichtung nützt dir auch das höchste Tempo nichts.
• Fokus auf deinen Einflussbereich. Du kannst beeinflussen, was du tust, sagst und denkst. Was andere tun, sagen und denken, kannst du nicht steuern.
• Erledige es sofort. Was weniger als drei bis fünf Minuten dauert, machst du direkt. Ungetane Dinge kosten nicht nur Zeit, sie besetzen deinen Kopf.
• Das Hektik-Paradox. Je hektischer dein Alltag wird, desto mehr Thinking Time musst du dir nehmen. „Keine Zeit“ ist meist ein Signal für fehlende Prioritäten.

Sechs Ideen für deinen Kalender im Detail

1. Dein Kalender ist deine Autobiografie. Es spielt keine Rolle, welche großen Ziele du dir setzt oder was du als deine Prioritäten bezeichnest. Dein Kalender enthüllt die Wahrheit. Er zeichnet nicht nur deine Zeit auf, er entlarvt auch deine Lügen. Frag dich: Welche deiner Prioritäten fehlt heute in deinem Kalender? Denn wenn etwas nicht im Kalender steht, ist es kein reales Ziel. Ein gutes Ziel verändert nicht die ferne Zukunft, es verändert deinen heutigen Tag.
2. Deine Richtung ist wichtiger als deine Geschwindigkeit. Viele Menschen fahren sehr schnell ins Nirgendwo. Das gilt für deine Prioritäten im Job genauso wie für deine langfristigen beruflichen und privaten Ziele. Nichts ist schlimmer, als mit Vollgas in die falsche Richtung zu rennen. Eine klare Orientierung schützt dich davor.
3. Fokussiere dich auf deinen Einflussbereich. Du kannst drei Dinge beeinflussen: was du tust, was du sagst und was du denkst. Was du nicht beeinflussen kannst, ist, was andere tun, sagen und denken. Proaktive Menschen setzen ihre Energie dort ein, wo sie wirklich etwas bewirken. Schau in deinen Kalender: Steckst du in Meetings, auf deren Ergebnis du gar keinen Einfluss hast? Das raubt vielen Menschen die Zeit.
4. Erledige es jetzt, dann musst du dich später nicht daran erinnern. Ungetane Dinge kosten mehr als Zeit, sie besetzen deinen Kopf. Ich kenne viele Menschen mit zwanzig, dreißig kleinen Notizen, die ständig ein leises Druckgefühl im Hintergrund erzeugen. Genau das ist der Preis ungetaner Dinge. Wenn eine Aufgabe maximal drei bis fünf Minuten dauert, erledige sie sofort. Diese Grundphilosophie stammt aus „Getting Things Done“ von David Allen. Du unterschätzt sonst die Folgekosten.
5. Das Hektik-Paradox. Je hektischer dein Alltag wird, desto mehr Thinking Time musst du dir nehmen. Stressige Zeiten erfordern kluge Prioritäten. Das fällt den meisten schwer, weil wichtige Themen selten eine Deadline haben. So verdrängt das Dringliche das Wichtige. Der Irrglaube „Gerade jetzt habe ich keine Zeit zum Nachdenken“ ist die größte Gefahr. Sei die Schnecke mit klarer Richtung, nicht der hektische Hase, der nur hin und her springt.
6. „Keine Zeit“ heißt fehlende Prioritäten. „Ich habe keine Zeit“ ist die erwachsene Version von „Der Hund hat meine Hausaufgaben gefressen“. Zeit lässt sich nicht haben, sie lässt sich nur nehmen. Wenn du Klarheit über deine Prioritäten hast, kannst du bewusst sagen: „Dafür habe ich gerade keine Zeit, das passt nicht in meine Prioritäten.“ Meist ist damit aber etwas anderes gemeint: fehlende Klarheit und ein Schreibtisch voller dringlicher Aufgaben. Und das ist ein schlechtes Zeichen.

Wenn du diese Ideen vertiefen willst, hilft dir die Folge zum Thema Prioritäten setzen, in der ich zeige, wie du Wichtiges von Dringlichem trennst. Konkrete Methoden für deinen Alltag findest du in der Folge zum Zeitmanagement. Und wie du dir bewusst Raum zum Nachdenken schaffst, erfährst du in der Thinking Session.

Häufige Fragen zum Kalender-Audit

Was ist ein Kalender-Audit? Ein Kalender-Audit ist der ehrliche Blick in deinen Kalender mit einer einfachen Frage: Welche deiner Prioritäten und Ziele fehlen dort? Dein Kalender zeigt, wofür du deine Zeit tatsächlich einsetzt, nicht das, was du dir vornimmst.

Warum ist die Richtung wichtiger als die Geschwindigkeit? Weil hohes Tempo in die falsche Richtung dich nur schneller vom Ziel entfernt. Viele Menschen sind sehr produktiv, aber ohne klare Orientierung. Erst eine klare Richtung sorgt dafür, dass deine Geschwindigkeit dich wirklich weiterbringt.

Was ist die 3-5-Minuten-Regel? Die Regel besagt: Wenn eine Aufgabe weniger als drei bis fünf Minuten dauert, erledigst du sie sofort statt sie aufzuschieben. So besetzen ungetane Kleinigkeiten nicht deinen Kopf. Sie geht auf David Allens Buch „Getting Things Done“ zurück.

Was bedeutet das Hektik-Paradox? Das Hektik-Paradox beschreibt: Je hektischer und stressiger dein Alltag ist, desto mehr Zeit zum Nachdenken solltest du dir nehmen, nicht weniger. Gerade in busy Phasen brauchst du Thinking Time, um deine wahren Prioritäten nicht aus dem Blick zu verlieren.

Bücher & Ressourcen aus der Folge

• Stephen Covey – Die 7 Wege zur Effektivität: Quelle des Prinzips vom Circle of Influence und Circle of Concern, also der Frage, worauf du deine Energie konzentrieren solltest.
• David Allen – Getting Things Done: hier steckt die Grundphilosophie hinter der 3-5-Minuten-Regel: kleine Aufgaben sofort erledigen, statt sie im Kopf mitzuschleppen.

Weitere Titel dazu findest du in meinen Buchempfehlungen zur Produktivität.

Mehr zum Thema

Diese Folge gehört zum Thema Produktivität.

Transkript

Stell dir vor, jemand würde nur deinen Kalender sehen. Nicht deine Ziele, nicht deine Wochenplanung, nicht deine To-do-Liste. Was würde er oder sie über dich denken? Die meisten reden über Prioritäten, aber die Wahrheit zeigt sich woanders: in der Art und Weise, wie sie ihre Zeit verbringen. In dieser Folge teile ich sechs kurze Ideen, die dir helfen, deine Zeit strategisch besser zu nutzen.

Die sechs Ideen sind sehr kurz, knackig, aber dafür auch sehr prägnant. Und die erste Idee knüpft genau da an, wo ich eben aufgehört habe.

Dein Kalender ist deine Autobiografie. Es spielt keine Rolle, welche großen Ziele du dir setzt oder was du sagst, was deine Prioritäten sind. Die Wahrheit steckt in deinem Kalender. Dein Kalender enthüllt die wahre Wahrheit, wenn man so möchte. Er zeichnet nicht nur deine Zeit auf, er entlarvt auch deine Lügen. Welche Prioritäten fehlen heute in deinem Kalender? Schau da auf jeden Fall mal rein, das ist eine gute Übung.

Idee Nummer zwei: Deine Richtung ist wichtiger als deine Geschwindigkeit. Viele Menschen fahren sehr schnell ins Nirgendwo. Ich wiederhole das noch mal: Deine Richtung ist wichtiger als deine Geschwindigkeit. Viele Menschen fahren sehr schnell ins Nirgendwo. Das gilt für deine Prioritäten im Arbeitsleben und genauso für deine langfristigen beruflichen Ziele und für deine privaten Ziele. Eine Zielrichtung, eine klare Orientierung zu haben, ist so wichtig. Nichts ist schlimmer, als mit Vollgas in die falsche Richtung zu rennen.

Idee Nummer drei: Was du beeinflussen kannst, sind drei Dinge. Erstens, was du tust. Zweitens, was du sagst. Drittens, was du denkst. Was du nicht beeinflussen kannst, ist, was andere tun, was andere sagen, was andere denken. Proaktive Menschen setzen ihre Energie dort ein, wo sie wirklich etwas bewirken können. Schau auch da gerne noch mal in den Kalender. All diese Dinge drehen sich rund um deinen Kalender, um das für dich noch mal ein bisschen zu reflektieren.

Kommen wir zur Idee Nummer vier: Erledige es jetzt, und du musst dich später nicht daran erinnern. Ungetane Dinge kosten mehr als Zeit, sie besetzen deinen Kopf. Ich weiß nicht, wie es dir geht, vielleicht kennst du die 5-Minuten- oder 3-Minuten-Regel. Am Ende ist egal, ob es drei oder fünf Minuten sind. Die Grundphilosophie stammt von David Allen aus dem Buch „Getting Things Done“: Wenn etwas weniger als drei oder fünf Minuten dauert, mach es sofort. Du unterschätzt die Kosten, die so eine Aktivität hat, an die du dich erinnern musst, die irgendwie im Hinterkopf drin ist. Deswegen der wichtige Rat: Erledige es jetzt, und du musst dich später nicht daran erinnern. Denn ungetane Dinge kosten mehr als nur Zeit. Sie besetzen deinen Kopf.

Kommen wir zur vorletzten Idee, und das ist eine der wichtigsten Ideen überhaupt, die die meisten Ingenieure, mit denen ich spreche, so nicht greifen können. Warum? Weil es ein Paradox ist. Es ist das sogenannte Hektik-Paradox: Je hektischer dein Alltag wird, desto mehr Thinking Time musst du dir nehmen. Stressige Zeiten erfordern kluge Prioritäten.

Und das knüpft direkt an die letzte Idee an. „Ich habe keine Zeit“ ist die erwachsene Version von „Mein Hund hat meine Hausaufgaben gefressen“. Diesen Satz kennt vermutlich jeder. Und „Ich habe keine Zeit“ weiß auch jeder: Keine Zeit gibt es nicht. Es gibt nur falsche, schlechte oder keine richtigen Prioritäten. Und dennoch höre ich diesen Satz immer und immer wieder. Das sind einfach nur Ausreden, klassische Ausreden wie „Der Hund hat meine Hausaufgaben gefressen“. Nein, du hast die Hausaufgaben einfach noch nicht gemacht, du hast das Thema nicht ernst genommen, du hast die Disziplin nicht aufgebracht. Genauso ist es, wenn du keine Zeit hast. Keine Zeit zu haben gibt es in diesem Kontext nicht, sondern du nimmst dir die Zeit nicht.

Und das hat manchmal einen guten Grund, oft geht es mit dem Hektik-Paradox einher. Wenn du einen sehr hektischen, stressigen Alltag hast, dann ist es umso wichtiger, dir Zeitblöcke zu nehmen, um deine Prioritäten zu reflektieren. Thinking Time, davon spreche ich sehr häufig. Es ist nicht einfach, die meisten Leute können das nicht gut. Die meisten sind eher stark darin zu reagieren, im Manager-Modus zu sein, Aktionismus zu betreiben, ständig busy zu sein. Aber das geht häufig mit dem einher, was ich vorher gesagt habe: Die Richtung ist wichtiger als deine Geschwindigkeit. Du kennst vielleicht das typische Beispiel von dem Hasen und der Schnecke. Du willst die Schnecke sein und nicht der hektische Hase, der immer nur hin und her springt. Das bringt dich nicht ans Ziel. Das ist ein bisschen die buddhistische Weisheit, wenn man so möchte.

Ich wiederhole noch mal alle sechs Ideen. Sie waren sehr kurz, prägnant und knackig, aber sie sagen sehr viel aus und geben dir die Möglichkeit zu reflektieren. Idealerweise schaust du nach der Folge oder gleich jetzt in deinen Kalender und reflektierst für dich, wo du stehst.

Erste Idee: Dein Kalender ist deine Autobiografie. Es spielt keine Rolle, welche großen Ziele du dir setzt oder was du sagst, was deine Prioritäten sind. Ganz allein dein Kalender enthüllt die Wahrheit. Er zeichnet nicht nur deine Zeit auf, sondern entlarvt auch deine Lügen. Du kannst dich selbst anlügen mit deinen Prioritäten und Zielen, aber die Wahrheit steckt in deinem Kalender. Und selbst wenn du deinen Kalender heute nicht richtig pflegst, ist die Botschaft trotzdem klar: Es ist das Doing, das, was du jeden Tag tust, das ist viel wertvoller als das, was du sagst oder dir an Prioritäten vornimmst. Also die wichtige Frage: Welche deiner Prioritäten oder Ziele fehlt heute in deinem Kalender? Denn wenn etwas nicht in deinem Kalender steht, dann ist das für mich nicht real, auch kein reales Ziel. Es gibt diesen schönen Spruch: Ziele verändern nicht die Zukunft. Ein gutes Ziel verändert deine heutige Situation. Wenn du dir ein Ziel setzt, sollte das idealerweise direkten Einfluss auf deinen Kalender heute haben.

Idee Nummer zwei: Deine Richtung ist wichtiger als deine Geschwindigkeit. Viele Menschen fahren sehr schnell ins Nirgendwo. Das größte Risiko generell: Wenn du keine klare Richtung hast, keine klaren Prioritäten, das nicht in deinen Kalender überführst und eher hektisch im Alltag unterwegs bist und nur auf Produktivität setzt, dann läufst du Gefahr, in die falsche Richtung zu rennen.

Idee Nummer drei: Was du beeinflussen kannst, sind drei Dinge. Erstens, was du tust. Zweitens, was du sagst. Drittens, was du denkst. Was du nicht beeinflussen kannst, ist, was andere tun, was andere sagen, was andere denken. Proaktive Menschen setzen ihre Energie dort ein, wo sie wirklich etwas bewirken können. Ganz wichtiges Prinzip, das du vielleicht von Stephen Covey kennst, ich habe schon häufig darüber gesprochen, aus dem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“: dein Circle of Influence, also was du beeinflussen kannst, und dein Circle of Concern, Dinge, die dich zwar betreffen, die du aber nicht beeinflussen kannst. Auf diese Dinge solltest du nicht deinen Fokus legen. Und gerade wenn du in deinen Kalender schaust: Idealerweise befasst du dich im Alltag mit den Dingen, die du vorantreiben kannst, und bist nicht ständig in Meetings involviert, wo du gar keinen Einfluss hast. Das raubt vielen Leuten die Zeit, obwohl sie gar keinen richtigen Einfluss auf das Ergebnis dieses Projekts haben.

Vierte Idee: Erledige es jetzt, und du musst dich später nicht daran erinnern. Ungetane Dinge kosten mehr als Zeit. Sie besetzen deinen Kopf. Ich kenne viele Menschen, die mit Post-its arbeiten, auch in der heutigen Zeit, das muss gar nicht schlecht sein. Aber die dann jedes Mal, wenn sie irgendetwas hören, das aufschreiben und irgendwo notieren, und plötzlich haben sie zwanzig, dreißig Dinge in ihrem Kosmos herumfliegen oder ständig so ein kleines Druckgefühl im Hintergrund, weil sie das Gefühl haben, ständig Gefahr zu laufen, etwas Wichtiges zu vergessen. Genau das ist der Preis ungetaner Dinge: Sie kosten eben nicht nur Zeit, sondern sie besetzen deinen Kopf. Deswegen ist es oft wichtig und wertvoll, Dinge, die vielleicht auch nerven, die stören, die gerade nicht so reinpassen, trotzdem kurz zu erledigen. Kleine Aufgaben, eine kleine E-Mail. Wenn eine Tätigkeit maximal drei bis fünf Minuten dauert, dann erledige das sofort. Du ersparst dir damit viele Folgekosten, die die meisten Leute unterschätzen.

Idee Nummer fünf, eigentlich das wichtigste Prinzip der ganzen Folge: das Hektik-Paradox. Je hektischer dein Alltag wird, desto mehr Thinking Time musst du dir nehmen. Stressige Zeiten erfordern kluge Prioritäten. Und das geht mit dem letzten Punkt einher. Bei Thinking Time gibt es keine Dringlichkeit. Wichtige Themen, wichtige Aktivitäten haben meist keine Deadline, keine Dringlichkeit. Das ist eher das Problem: dass dringliche Themen wichtige Dinge verdrängen. Deswegen ist es so wichtig, dieses Paradox zu verstehen. Wenn du in einem Alltag bist, in dem du ständig busy bist, in dem alles hektisch ist, dann solltest du dir noch viel mehr Zeit für deine Prioritäten nehmen. Das ist das Paradox, bei dem die meisten das Gefühl haben: Gerade jetzt habe ich doch gar keine Zeit, mir Gedanken zu machen, ich habe so viel zu tun, ich muss mich darum kümmern. Das ist ein Irrglaube, das ist eine große Gefahr.

Und das geht mit der letzten Thematik einher: „Ich habe keine Zeit“ ist die erwachsene Version von „Der Hund hat meine Hausaufgaben gefressen“. „Ich habe keine Zeit“ ist immer ein Signal dafür, dass sich jemand keine Thinking Time nimmt, dass jemand nicht im Klaren darüber ist, was eigentlich seine wahren Prioritäten sind. Denn wenn du Klarheit über deine Prioritäten hast, dann kannst du durchaus sagen: „Nein, dafür habe ich gerade keine Zeit“ im Sinne von: Das passt nicht in meine Prioritäten. Das kann in Gesprächen mit Vorgesetzten so sein, das kann mit anderen Personen so sein. Ich merke allerdings häufig, dass mit „Ich habe keine Zeit“ nicht gemeint ist: Ich habe meine Prioritäten durchdacht, und es passt aktuell nicht in meinen Kalender, wir müssen es vielleicht später machen, das steht auf meiner Prioritätenliste auf Platz zwölf. Das ist häufig nicht gemeint. Sondern eher: Ich bin mir nicht ganz klar über meine Prioritäten, ich habe super viele dringliche Aufgaben auf meinem Schreibtisch, deswegen kann ich mich darum nicht kümmern. Und das ist dann eher ein schlechtes Zeichen.

Das waren die sechs kurzen, prägnanten Ideen, und jetzt weißt du, was dein Kalender über dich verrät. Schau gern mal in deinen Kalender rein und reflektiere das für dich. Beobachte auch mal dein Umfeld: Wie geht dein Umfeld mit solchen Themen um? Denn „Dein Kalender ist deine Autobiografie“ gilt nicht nur für dich, sondern für alle in deinem Umfeld. Gute Führungskräfte und Menschen, die sich strategisch weiterentwickeln wollen, müssen Herr oder Frau ihres Kalenders werden und in diesen Fragen deutlich besser werden: Prioritäten setzen, klare Grenzen setzen, Nein sagen und sich deutlich klarer darüber sein, was die wichtigen Dinge sind, und Wichtiges von Dringlichem zu trennen.

Ich hoffe, da waren einige Impulse in dieser Folge für dich dabei. Das soll es gewesen sein für diese Folge. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.