Voller Schreibtisch, Hektik, das Gefühl, dem eigenen Anspruch nicht mehr gerecht zu werden – „keine Zeit“ ist eines der häufigsten Themen, das ich aus Gesprächen mit ambitionierten Ingenieuren heraushöre. Die gute Nachricht: Es ist fast nie ein Zeit-, sondern ein Prioritäten-Problem.
In dieser Folge bekommst du vier konkrete Hebel, mit denen du die Kontrolle über deinen Tag zurückgewinnst – inklusive der Tools, die ich selbst täglich nutze: Kernaktivitäten identifizieren, eine Fokus-Routine entwickeln, Störfaktoren beseitigen und gelassener werden.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- „Keine Zeit“ ist meist ein Prioritäten-Problem. Es geht nicht darum, mehr Stunden zu haben, sondern an den richtigen Dingen zu arbeiten.
- Kernaktivitäten identifizieren: Verstehe zuerst das Big Picture (Wertschöpfung, interne und externe Kunden) und filtere die wenigen Tätigkeiten heraus, die wirklich Ergebnisse bringen.
- Fokus-Routine entwickeln: In Blöcken arbeiten (Pomodoro, ca. 50 Minuten + Pause), in Mikro-Schritten denken und dranbleiben – nach dem „No Zero Days“-Prinzip nie zwei Tage in Folge aussetzen.
- Checklisten nutzen: Eine einfache Fokus-Liste (z. B. in der Notizen-App) macht aus guten Vorsätzen tägliche Umsetzung.
- Störfaktoren beseitigen: Multitasking, E-Mails und das Handy sind die größten Zeitfresser – und Disziplin schlägt jedes Tool.
- Gelassenheit: Wer an den richtigen Dingen arbeitet, wird gelassener. „The ONE Thing“ (Gary Keller): Großer Erfolg entsteht, wenn du wenige Dinge exzellent machst.
Die 4 Tipps im Detail
Tipp 1: Kernaktivitäten identifizieren
Bevor du in den Kalender schaust, musst du wissen, worauf es überhaupt ankommt. Verstehe das Big Picture deines Unternehmens: Wie funktioniert die Wertschöpfung, wer sind die Kunden – und zwar nicht nur die externen, die am Ende bezahlen, sondern auch die internen Schnittstellen und ihre Erwartungen an dich und dein Team. Gerade im Mittelstand hilft es, einfach mal mit dem Vertrieb oder anderen Bereichen zu sprechen, um ein ganzheitliches Bild zu bekommen. Daraus filterst du deine Kernaktivitäten – die wenigen Tätigkeiten, mit denen du den größten Beitrag leistest. Ein praktischer Tipp: Schreib deine Kernaktivitäten auf einen Zettel, leg ihn ein, zwei Tage neben dich und beobachte, welche Tätigkeiten wirklich darauf einzahlen – und welche nicht.
Tipp 2: Eine Fokus-Routine entwickeln
Gute Ergebnisse entstehen nicht an einem einzelnen produktiven Tag, sondern dadurch, dass du langfristig dranbleibst. Drei Bausteine haben sich bei mir bewährt. Erstens das Arbeiten in Blöcken: Die Konzentration sinkt nach etwa 50–60 Minuten stark ab – mit der Pomodoro-Technik arbeitest du fokussiert in Blöcken (bei mir ca. 50 Minuten) und machst danach eine kurze Pause. Zweitens das Denken in Mikro-Schritten: Frag dich, was der kleinste mögliche Schritt ist, und mach jeden Tag ein bisschen Fortschritt – das compoundet (wer täglich 10 Seiten liest, schafft 30–50 Bücher im Jahr). Dazu gehört das „No Zero Days“-Prinzip: nie zwei Tage in Folge aussetzen. Drittens Checklisten: Ich führe meine Fokus-Routine in der Notizen-App und hake täglich ab – kleine Fortschritte, sichtbar gemacht.
Tipp 3: Störfaktoren beseitigen
Multitasking macht dich nachweislich ineffizient – vermeide es. Die größten Störfaktoren sind E-Mails, das Handy und ständige Unterbrechungen. Konkrete Lösungen: E-Mail-Programm schließen, Noise-Cancelling-Kopfhörer aufsetzen, das Telefon abstellen, alle Push-Benachrichtigungen ausschalten und das Handy zum konzentrierten Arbeiten in einen anderen Raum legen. Blocke dir Zeit im Kalender. Setze klare Signale für Kollegen (geschlossene Tür, Kopfhörer), wann du nicht ansprechbar bist – und „erzieh“ dein Umfeld behutsam, indem du nicht jedes Problem sofort löst. Das eigentliche Problem ist selten die Lösung, sondern Disziplin und Konsequenz.
Tipp 4: Gelassenheit – an den richtigen Dingen arbeiten
Wie kann jemand wie Elon Musk mehrere Unternehmen gleichzeitig führen, ohne über fehlende Zeit zu klagen? Weil er sich auf das Wesentliche konzentriert. Genau das macht dich gelassen: Wenn du weißt, dass du an den richtigen Themen gearbeitet hast, kannst du auch mal früher Feierabend machen. „Keine Zeit“ ist dann kein Argument mehr – es geht immer darum, die richtigen Prioritäten zu setzen.
Wenn du deine Fokus-Routine konkret aufsetzen willst, hör in Timeboxing & Minimalist Schedule rein. Warum Weglassen oft mehr bringt als Optimieren, zeigt Eliminieren statt Optimieren. Und wie du deine Woche bewusst steuerst, hörst du in Wochenplanung. Welche wenigen Tätigkeiten wirklich Wirkung erzeugen, vertieft der Artikel Was ultra-produktive Ingenieure anders machen.
Häufige Fragen zum Zeitmanagement
Was tun, wenn man das Gefühl hat, keine Zeit zu haben? „Keine Zeit“ ist meist ein Prioritäten-Problem. Statt mehr Stunden zu suchen, identifiziere deine Kernaktivitäten und sorge dafür, dass deine Zeit dort hinfließt – nicht in Tätigkeiten, die dich nur beschäftigt fühlen lassen.
Welche Zeitmanagement-Methode funktioniert wirklich? Bewährt hat sich das Arbeiten in fokussierten Blöcken (Pomodoro-Technik): rund 50 Minuten konzentriert an einer Aufgabe, dann eine kurze Pause. So nutzt du dein Konzentrationshoch, bevor die Leistung abfällt.
Wie bleibe ich langfristig dran? Denke in Mikro-Schritten und mache jeden Tag ein bisschen Fortschritt (Zinseszins-Effekt). Das „No Zero Days“-Prinzip hilft: nie zwei Tage in Folge aussetzen. Eine einfache Checkliste macht die Umsetzung sichtbar.
Wie schalte ich Störfaktoren aus? Vermeide Multitasking, schließe das E-Mail-Programm, schalte Push-Benachrichtigungen aus und leg das Handy in einen anderen Raum. Setze klare Signale, wann du nicht ansprechbar bist. Entscheidend ist weniger das Tool als deine Disziplin.
Bücher & Ressourcen aus der Folge
- Gary Keller – The ONE Thing: großer Erfolg entsteht, wenn du dich auf das absolut Wesentliche konzentrierst.
- Atul Gawande – The Checklist Manifesto: warum einfache Checklisten die Umsetzung enorm verbessern.
- Pomodoro-Technik: fokussiertes Arbeiten in Zeitblöcken mit festen Pausen.
Mehr dazu in meinen Buchempfehlungen zu Produktivität.
Diese Folge gehört zum Thema Produktivität für Ingenieure und persönliche Entwicklung.
Transkript
Herzlich willkommen zur Folge Nummer 34. In dieser Folge geht es um das Thema „keine Zeit“. Ich gebe dir vier Tipps, wie du mehr Kontrolle zurückgewinnst, wenn du das Gefühl hast, einen vollen Schreibtisch zu haben, ständig in Hektik oder Stress zu sein und deinem eigenen hohen Anspruch nicht mehr gerecht zu werden. Wenn du dir manchmal wünschst, der Tag hätte nicht 24, sondern 30 oder 40 Stunden, ist diese Folge genau richtig. Ich gebe dir viele Tipps an die Hand – auch meine eigenen Erfahrungen und Tools, also konkrete Beispiele, wie ich es löse, die du für dich adaptieren kannst.
Tipp 1: Die Kernaktivitäten identifizieren. Bevor wir ins Detail gehen und den Kalender anschauen, ist es wichtig, dass du erst einmal verstehst, was eigentlich deine Kernaktivitäten sind – also genau die Aktivitäten, mit denen du den besten Beitrag zum Erfolg leistest und die besten Ergebnisse erzielst. Dafür musst du das Big Picture verstehen: Wie funktioniert das Unternehmen, wie laufen die Prozesse, wer sind die Kunden, was ist die Daseinsberechtigung des Unternehmens, wie sieht die Wertschöpfungskette aus? In vielen Großunternehmen gibt es gute Möglichkeiten, die Prozesse einmal aus der Vogelperspektive zu betrachten. Beim Thema Kunden geht es nicht nur um externe Kunden, die am Ende bezahlen, sondern auch um interne Kunden: Welche Bereiche und Schnittstellen gibt es, und welche Erwartungen haben sie an dich und dein Team? Für viele kann es helfen, einfach mal ein Gespräch mit dem Vertrieb oder anderen Bereichen zu führen, um die Erwartungen abzuklären und ein ganzheitliches Bild zu formen. Wer ganzheitlich denkt, hat hier oft schon ein gutes Bild.
Ich gebe dir ein Beispiel von meinen eigenen Kernaktivitäten. Ich habe für mich vier Kernbereiche identifiziert. Erstens: neue Kunden gewinnen. Zweitens: bestehende Kunden begeistern. Drittens: Projekte bzw. Entwicklungsthemen, die das Unternehmen nach vorne bringen. Und viertens: Impulse und Lernen. An diesen vier Themen arbeite ich. Beim Thema Kunden gewinnen spielen mein Podcast und LinkedIn eine große Rolle, aber auch Einzelgespräche mit Interessenten. Beim Thema Kunden begeistern spielen die Sessions und der Support eine Rolle. Bei den Projekten geht es um die Weiterentwicklung des Unternehmens – zum Beispiel den Impulsvortrag auf der Website zu überarbeiten, eine LinkedIn-Gruppe aufzubauen oder einen Feedback-Prozess zu etablieren. Und der vierte Punkt, Impulse und Lernen, ist unfassbar wichtig: Jeder sollte die persönliche Weiterentwicklung als Kernaktivität mit drin haben – durch Lesen, Hörbücher, einen Business-Coach oder den aktiven Austausch im Netzwerk. Wenn ich keine neuen Kunden gewinne, bleibt das Unternehmen bestenfalls stehen; wenn ich meine Kunden nicht begeistere, ebenso; und wenn ich mich nicht weiterentwickle, stagniert es.
Ein kleiner Tipp am Rande: Setz dich hin, identifiziere deine Kernaktivitäten und leg dir den Zettel ein, zwei Arbeitstage neben den Schreibtisch. Beobachte, was du tust, und prüfe, welche Tätigkeiten auf deine Kernaktivitäten einzahlen und welche nicht.
Tipp 2: Eine Routine entwickeln. Wenn du deine Kernaktivitäten identifiziert hast, geht es darum, sie auch langfristig umzusetzen. Gute Arbeitsergebnisse lieferst du nur, wenn du über einen längeren Zeitraum dranbleibst. Studien zur Konzentrationsfähigkeit zeigen: Versuchst du, dich zwei Stunden am Stück zu konzentrieren, sinkt die Konzentration nach etwa 50–60 Minuten stark ab. Bewährt hat sich für mich die Pomodoro-Technik: den Arbeitstag in Blöcke unterteilen und intensiv an einem Thema arbeiten – bei mir etwa 50 Minuten, danach eine kurze Pause, aufstehen, lüften. So nehme ich zum Beispiel eine Podcast-Folge auf, mache eine Pause, und widme mich danach 50 Minuten lang LinkedIn oder Gesprächen.
Außerdem hilfreich: in Mikro-Schritten denken. Was ist der kleinstmögliche Schritt? Mein Ziel ist, jeden Tag ein bisschen Fortschritt zu erzielen – nicht jeden Tag einen riesigen Sprung. Ich bin ein klarer Fan vom Zinseszins- bzw. Compound-Effekt: Wer täglich 10 Seiten liest, hat am Jahresende 30 bis 50 Bücher gelesen. Dazu kommt die „No Zero Days“-Regel: Es wird Tage geben, an denen du nicht an einem Thema arbeitest – das ist nicht schlimm. Aber zwei Tage in Folge auszulassen, funktioniert nicht; das ist meine Regel.
Was alles verändert hat, ist das Thema Checklisten. Es gibt sogar ein Buch dazu – das „Checklist Manifesto“ – das auf die Psychologie dahinter eingeht. Checklisten sind unglaublich wertvoll für die Umsetzung. Früher habe ich mir To-do-Listen selbst geschrieben, heute nutze ich die Notizen-App auf dem MacBook und habe dort meine Fokus-Routine angelegt – ich möchte zum Beispiel jeden Tag an einem LinkedIn-Post und an einer Podcast-Folge arbeiten. So mache ich jeden Tag in Mikro-Schritten Fortschritt. Es gibt Tage mit viel Zeit und Tage mit nur einer Stunde – aber durch die kleinen Schritte komme ich jeden Tag voran.
Tipp 3: Störfaktoren beseitigen. Es kommen immer Störfaktoren. Multitasking solltest du auf jeden Fall vermeiden – es macht dich ineffizient und kann nie effizient sein. Ein paar bekannte Beispiele und Lösungen: Wenn du in einem größeren Büro mit Kollegen oder Geräuschen sitzt, können Noise-Cancelling-Kopfhörer ein echter Game-Changer sein. Beim Thema E-Mails: einfach das E-Mail-Programm schließen. Bei Anrufen: das Telefon während der Fokus-Routine abstellen – im Zweifel gibt es einen Kanal, über den dich dringende Dinge trotzdem erreichen, aber den kennen nur wenige und nutzen ihn entsprechend selten. Wenn du viele Termineinladungen bekommst, blocke dir Zeit im Kalender. Und das Handy: Ich habe alle Push-Nachrichten ausgestellt – es gibt sogar Studien dazu, dass man manchmal ein Vibrieren spürt, obwohl gar keine Nachricht kam. Zum konzentrierten Arbeiten gehört das Handy in einen anderen Raum oder in eine Tasche, nicht an den Schreibtisch.
Wenn Mitarbeiter dich oft mit Problemen aufsuchen, kommuniziere klar, wann und wie das möglich ist. Das ist auch eine Art „Erziehung“: Wenn du jedes Problem deiner Mitarbeiter sofort löst, kommen sie immer wieder damit. Setz klare Signale – eine geschlossene Tür oder Kopfhörer signalisieren, dass du gerade nicht ansprechbar bist. Es gibt tausende Lösungen, um Störfaktoren zu beseitigen. Was ich allerdings feststelle: Es hapert selten an der Lösung, sondern an der eigenen Disziplin und Konsequenz. Auch wenn es sich kurzfristig gut anfühlt, mal eben eine E-Mail zu beantworten – es macht dich ineffizient.
Tipp 4: Gelassenheit leben. Eine Frage, die ich mir zu Herzen genommen habe: Wie kann jemand wie Elon Musk mehrere Unternehmen gleichzeitig führen und nicht über fehlende Zeit klagen? Weil es darum geht, an den wesentlichen Dingen zu arbeiten – und um die eigene Einstellung. Ich möchte dir einen Abschnitt aus dem Buch „The ONE Thing“ von Gary Keller vorlesen: „Um Ihre Arbeit und Ihr Leben voll auszuschöpfen, müssen Sie sich auf das absolut Wesentliche konzentrieren. Die meisten Menschen glauben das Gegenteil – sie glauben, große Erfolge seien zeitaufwendig und kompliziert. Als Folge sind ihre Kalender und To-do-Listen so überfrachtet, dass sie sich überfordert fühlen, der Erfolg ihnen entgleitet und sie sich mit halben Sachen zufriedengeben. Sie merken nicht, dass großer Erfolg entsteht, wenn wir wenige Dinge exzellent machen.“
Damit hast du das ganze Handwerkszeug: erstens Kernaktivitäten identifizieren, zweitens eine Fokus-Routine entwickeln und etablieren, drittens Störfaktoren beseitigen. Das Wichtigste ist das Gefühl, das daraus entsteht: Wenn du weißt, dass du an den richtigen Themen arbeitest, wirst du automatisch gelassener – und kannst auch mal pünktlich Feierabend machen. „Keine Zeit“ ist kein Argument; es geht immer darum, die richtigen Prioritäten zu setzen.