Manche Prinzipien sind so simpel, dass man sie leicht unterschätzt. Die 5S-Methode ist so eins. Sie kommt aus der Lean-Produktion, wo sie Arbeitsplätze schneller, sicherer und fehlerärmer macht. Aber ihr größter Hebel liegt woanders – in deinem ganz normalen Alltag.
In dieser Folge geht es um einen einzigen Teil von 5S: das Anordnen nach Nutzungshäufigkeit. Häufig Genutztes kommt nah, selten Genutztes weit weg. Das klingt banal. Es erspart dir aber jeden Tag hundert kleine Reibungen, die du bisher gar nicht bemerkt hast.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- 5S ist ein Lean-Prinzip aus der Produktion. Die fünf S stehen für Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standardisieren und Selbstdisziplin – entwickelt, um Arbeitsplätze effizient zu gestalten.
- Der Hebel dieser Folge ist Schritt 2: Systematisieren (Set in Order). Ordne Dinge nach Nutzungshäufigkeit an – häufig Genutztes in den direkten Zugriff, selten Genutztes weit weg.
- Unordnung kostet dich „death by a thousand cuts“. Viele Mini-Reibungen von je einer Sekunde summieren sich über den Tag zu echtem Zeitverlust und Frust.
- Das Prinzip gilt überall. Küche, Bad, Schreibtisch, Desktop, digitale Ablage – nicht nur in der Fabrik.
- Fünf Minuten Aufwand zahlen sich täglich aus. Einmal richtig sortiert, sparst du dir ab da jeden Tag Reibung – und je öfter du es machst, desto mehr fällt dir auf.
Die 5S-Methode im Detail
5S kommt aus dem Japanischen und beschreibt fünf Schritte, um einen Arbeitsplatz so zu gestalten, dass Abläufe schneller, sicherer und fehlerärmer werden. Wenn du mit Lean Production zu tun hast, bist du dem Begriff sicher schon begegnet. Falls nicht, hier die kurze Auffrischung.
Sortieren. Alles Überflüssige entfernen – was hier weg kann, kommt weg.
Systematisieren (Set in Order). Dinge so anordnen, dass häufig Genutztes im direkten Zugriff liegt und Seltenes weiter weg. Genau darum geht es in dieser Folge.
Sauberkeit. Die Arbeitsumgebung regelmäßig in gutem Zustand halten.
Standardisieren. Ordnung und Sauberkeit nicht einmalig herstellen, sondern über die Zeit bewahren.
Selbstdisziplin. Das System konsequent beibehalten.
In dieser Folge geht es nur um den zweiten Punkt – Set in Order. Das Prinzip lautet: häufig Genutztes kommt nah, selten Genutztes weit weg. Warum ist das so wertvoll? Weil das Gegenteil dich „death by a thousand cuts“ kostet. Viele Mini-Reibungen über den Tag, jede nur eine Sekunde, sind einzeln nicht der Rede wert – in Summe erschweren sie dir den Alltag spürbar. Dein Alltag wird dagegen sehr viel leichter, wenn die richtigen Dinge am richtigen Ort liegen.
Ein Beispiel aus meiner eigenen Küche: Wir haben eine Schublade, die wir ständig benutzen – die präsenteste von allen. Darin lagerten unter anderem Glühbirnen, die wir vielleicht einmal im Jahr wechseln. Eine Kleinigkeit. Aber genau das ist death by a thousand cuts: Wenn du das häufig Genutzte weit weg lagerst und das Seltene direkt griffbereit, erzeugst du jeden Tag Reibung, die du kaum bemerkst.
Das Prinzip gilt nicht nur für Küche, Bad, Wohnzimmer und Schlafzimmer, sondern genauso für dein Büro, deinen Schreibtisch und deinen Desktop. Schau dich beim nächsten Mal an deinem Arbeitsplatz um: Welche Gegenstände stehen da? Und auf deinem Rechner – wie sieht deine digitale Ordnung aus? Frag dich einfach: Was nutze ich häufig, und ist das leicht zugänglich? Was nutze ich selten, und muss das wirklich im direkten Zugriff sein?
Mach daraus eine kleine Challenge. Such dir heute eine Sache oder eine Kategorie aus – die Küche, das Bad, den Schreibtisch oder deine digitale Ablage – und sortiere nach einer einzigen Regel: Häufiges nah, Seltenes weit weg. Fünf Minuten Aufwand, und du sparst dir ab da jeden Tag Reibung. Du musst es nicht übertreiben – niemand steht zu Hause mit der Stoppuhr daneben. Aber je öfter du diesen Blick anlegst, desto mehr fällt dir auf, wo du dir das Leben leichter machen kannst.
Diese Folge ist die praktische Antwort auf die unsichtbare Zeitsteuer, über die ich in Life Maintenance Load gesprochen habe. Wer nicht nur ordnen, sondern ganze Tätigkeiten hinterfragen will, findet in Eliminieren statt Optimieren den nächsten Schritt. Und wenn du dein ganzes System auf Vordermann bringen willst, sind die Prinzipien in Produktiver werden ein guter Startpunkt.
Häufige Fragen zur 5S-Methode
Was ist die 5S-Methode? Die 5S-Methode ist ein Organisationsprinzip aus der Lean-Produktion. Sie gestaltet Arbeitsplätze so, dass Abläufe schneller, sicherer und fehlerärmer werden. Die fünf Schritte sind Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standardisieren und Selbstdisziplin.
Wofür stehen die 5 S? Sortieren (Überflüssiges entfernen), Systematisieren (Dinge nach Nutzungshäufigkeit anordnen), Sauberkeit (die Umgebung in gutem Zustand halten), Standardisieren (Ordnung dauerhaft bewahren) und Selbstdisziplin (das System konsequent beibehalten).
Wie wende ich 5S zu Hause an? Konzentrier dich auf den Schritt Systematisieren: Ordne Dinge nach Nutzungshäufigkeit an. Häufig Genutztes kommt in den direkten Zugriff, selten Genutztes weit weg – in Küche, Bad, am Schreibtisch und auf dem Desktop.
Was bringt die 5S-Methode im Alltag? Sie beseitigt „death by a thousand cuts“ – die vielen kleinen Reibungen von je einer Sekunde, die sich über den Tag summieren. Fünf Minuten Sortieren sparen dir ab da täglich Zeit und Frust.
Bücher & Ressourcen aus der Folge
- Marie Kondo – Magic Cleaning: Wenn dich das Thema Ordnung nervt oder du das Gefühl hast, da mehr rausholen zu können, findest du hier weitere Impulse zum Aufräumen und Loslassen.
Weitere Titel dazu findest du in meinen Buchempfehlungen zur Produktivität.
Diese Folge gehört zum Thema Produktivität.
Transkript
Während meiner Zeit in der Produktion habe ich ein simples Prinzip gelernt, das ich heute auch in meinem Haushalt anwende, in meinem Büro und sogar digital, was meine Schreibtisch- und Desktop-Organisation angeht. Es ist sehr simpel, aber auch sehr wirksam.
Vor einigen Wochen habe ich eine Podcast-Folge veröffentlicht, die sehr beliebt war und sehr häufig gehört wurde. Das ist die Folge 232 zum Thema Life Maintenance Load. Du musst diese Folge nicht gehört haben, denn diese Folge hier funktioniert auch allein. Sie ist aber eine gute Ergänzung. Wenn dich das Thema also interessiert, hör gerne auch in Folge 232 zum Life Maintenance Load rein.
Kurz zur Erinnerung: Was ist Life Maintenance Load? Life Maintenance Load umfasst alle Tätigkeiten, die nötig sind, um dein aktuelles Leben zu erhalten. Das heißt, sie bringen keinen Fortschritt, sie verbessern nichts und machen selten Freude. Zum Beispiel Themen wie Putzen, Waschen, Kochen, Einkaufen, Arzttermine, die Post beantworten, Bügeln, Duschen, Hygiene, Kinder anziehen und auch Fahrtwege. Du kannst all das perfekt erledigen und stehst trotzdem immer noch bei null. Das ist der Life Maintenance Load. Wir alle können uns nicht dagegen wehren, dass wir das in unserem Leben haben.
Ich möchte heute über ein Prinzip sprechen, das aus der Lean-Welt kommt. Ein Lean-Prinzip, und zwar 5S. In der Produktion nutzt man 5S, um Arbeitsplätze effizienter zu machen. 5S ist ein Organisationsprinzip aus der Produktion, entwickelt, um Arbeitsplätze so zu gestalten, dass Abläufe schneller, sicherer und fehlerärmer werden. Wenn du in der Produktion arbeitest und mit Lean Production oder Lean Management zu tun hast, dann bist du wahrscheinlich schon mal über den Begriff 5S gestolpert.
Ganz kurz zur Auffrischung, auch wenn du das Thema noch nie gehört hast, ist es wahrscheinlich interessant für dich. 5S steht für fünf Dinge. Es kommt ursprünglich aus dem Japanischen und steht für Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standardisieren und Selbstdisziplin.
Kurz erklärt: Sortieren bedeutet, Überflüssiges zu eliminieren. Stell dir vor, du bist in der Produktion, jemand hat zum Beispiel einen Arbeitsplatz in der Montage. Der erste Schritt bedeutet sortieren, also: Was kann hier weg? Was kannst du eliminieren? Was ist überflüssig hier am Arbeitsplatz?
Das zweite Thema ist Systematisieren, auch Set in Order genannt. Das ist besonders wichtig für diese Folge, dazu kommen wir gleich. Set in Order heißt, Dinge so anzuordnen, dass häufig genutzte Gegenstände im direkten Zugriff sind und Dinge, die selten verwendet werden, eher weit weg. Auch da geht es darum, dass du nicht nur ergonomisch, sondern auch schneller und effizienter arbeiten kannst. Deswegen ist Set in Order ein ganz wichtiges Prinzip.
Punkt Nummer drei ist Sauberkeit: die Arbeitsumgebung regelmäßig in gutem Zustand halten. Das ist, glaube ich, auch klar. Punkt Nummer vier ist Standardisieren, also das Ganze nicht nur einmal zu machen, sondern so zu standardisieren, dass diese Ordnung und diese Sauberkeit über einen längeren Zeitraum bewahrt werden. Und der letzte Punkt ist das Thema Selbstdisziplin, also dieses System konsequent beizubehalten. Das ist 5S aus der Produktionswelt, ein Lean-Prinzip. Super spannend, super wichtig.
Hier geht es in dieser Folge aber um etwas anderes. In dieser Folge geht es eigentlich nur um den Punkt zwei. Punkt eins und zwei gehen so ein bisschen Hand in Hand, aber im Fokus steht Punkt zwei: Set in Order, also Systematisieren. Anordnung nach Nutzungsfrequenz nenne ich es mal. Das Prinzip lautet: Häufig Genutztes kommt nah, selten Genutztes weit weg.
Warum ist dieses Prinzip so wertvoll? Und noch mal zum Punkt von eben: Warum ist Life Maintenance Load so gefährlich? Das geht mit einem anderen Satz einher, nämlich death by 1000 cuts. Viele Minireibungen über den Tag hinweg, die dich jedes Mal nur eine kleine Sekunde kosten. Die sind aber nicht zu unterschätzen, denn sie erschweren dir den Alltag deutlich. Dein Alltag wird sehr viel leichter, wenn die richtigen Dinge am richtigen Ort sind. Wenn du death by 1000 cuts vermeiden kannst, also die 1000 kleinen Dinge, die dir irgendwie Zeit kosten.
Dieses Prinzip lässt sich hervorragend auf deinen Haushalt anwenden. Häufig genutzte Gegenstände solltest du nah anordnen und selten genutzte weit weg. Das gilt nicht nur für den Haushalt, also dein Bad, deine Küche, dein Wohnzimmer und das Schlafzimmer, sondern auch für dein Büro und deinen Desktop. Es funktioniert also wunderbar, nicht nur in der Produktion, sondern auch zu Hause.
Schau dir mal deinen Schreibtisch an, an dem du vielleicht gerade sitzt. Oder gut, vielleicht gehst du gerade spazieren, das weiß ich nicht. Aber wenn du das nächste Mal am Schreibtisch bist, schau dich mal um: Welche Gegenstände sind da? Was hast du an deinem Schreibtisch stehen? Natürlich gibt es Personen, die sehr ordentlich und aufgeräumt sind, andere leben eher im Chaos. Das Gleiche gilt für deinen Desktop, für deine digitale Welt, für deine digitale Ordnung, wie ich es mal nenne, für den ganzen PC.
Reflektiere das mal für dich: Nutzt du die Dinge, die du häufig nutzt, und sind die auch zugänglich? Und umgekehrt: Dinge, die du nicht häufig nutzt, die brauchst du nicht zugänglich.
Ein Aufruf an dich, eine kleine Mini-Challenge. Such dir heute mal eine Sache oder eine Kategorie aus, zum Beispiel die Küche, das Bad, das Wohnzimmer, das Schlafzimmer oder eben deine Schreibtisch- und Desktop-Organisation, deine digitale Welt. Und dann frag dich: Wie oft nutze ich das? Sortiere dann nach einer einfachen Regel: häufige Dinge nah anordnen, seltene Dinge weit weg.
Schau typischerweise mal in die Küche, wenn du da diese typischen Schubladen hast. Du machst sie auf: Was sind da für Gegenstände drin? Ich habe das bei mir zum Beispiel gemerkt. Wir haben eine Küchenschublade, die wir extrem häufig in Verwendung haben, das ist die präsenteste Küchenschublade. Und darin waren einige Sachen gelagert wie Glühbirnen, die wir vielleicht nur einmal im halben Jahr oder im Jahr wechseln müssen. Das sind Kleinigkeiten, aber ich wiederhole es noch mal: death by 1000 cuts. Wenn du ständig die häufig verwendeten Gegenstände sehr weit weg lagerst und umgekehrt die Dinge, die du selten nutzt, sehr nah, dann erzeugt das Reibung in deinem Alltag, die du vielleicht gar nicht spürst. Das sind Kleinigkeiten, Sekunden. Das fällt dir erst dann auf, wenn du diesen Prozess einmal gemacht hast.
Idealerweise machst du das nicht nur einmal, sondern regelmäßig. Es wird dir auch häufiger auffallen, je besser du in dieser Form des Systematisierens wirst, in dieser Set-in-Order-Ordnung. Fünf Minuten Aufwand ersparen dir dann von da an jeden Tag Reibung. Jeden Tag wirst du weniger Reibung spüren.
Ich habe gesagt, das ist eine relativ knackige, kurze Folge mit einem sehr wichtigen Prinzip. 5S aus der Produktion, mal auf deine gesamte andere Welt angewandt. Es ist auch witzig zu sehen: Es gibt viele 5S-Experten, die das überhaupt nicht auf ihren privaten Alltag, auf ihren Desktop oder ihren Büroalltag übertragen. Wobei ich weiß, 5S im Büro ist auch ein Klassiker. Aber es gilt eben auch für dein Privatleben.
Ich habe vom Life Maintenance Load gesprochen. Ich kann die Liste noch deutlich länger machen: Putzen, Waschen, Kochen, Einkaufen und so weiter. Wenn du überall dieses Prinzip anwendest, wirst du merken, dass es Erleichterung bringt. Es gibt in der Produktion wirklich Momente, wo du das dann mit der Stoppuhr testest, wie lange jemand braucht, um etwas in der Montage oder generell am Arbeitsplatz fertigzustellen, das Bauteil, das gerade in der Produktionslinie dran ist.
Dieses Prinzip lässt sich auch auf den Haushalt anwenden. Man muss es aber nicht übertreiben. Hier geht es nicht darum, dass du das wirklich mit der Stoppuhr messen sollst. Es ist, glaube ich, klar, dass man das auch übertreiben kann. Aber dieses Grundprinzip, angewandt auf deinen Haushalt, kann Erleichterung bringen. Ein kleines Nugget. Ich hoffe, da waren einige Gedanken für dich dabei.
Life Maintenance Load: Wenn du tief in das Thema eintauchen willst, ich wiederhole es noch mal, hör in Folge 232 rein. Ansonsten kann ich dir auch das Buch von Marie Kondo empfehlen, „The Life-Changing Magic of Tidying Up“ (Magic Cleaning). Wenn du das Gefühl hast, dass du da mehr rausholen kannst oder dass dich das ganze Thema sowieso nervt, dann hör dir das gerne mal an oder lies dieses Buch. Da wirst du definitiv noch weitere wertvolle Impulse bekommen.
Das soll es für diese Folge gewesen sein. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.
