Jeden Tag gibt es hunderte Aufgaben, die du erledigen könntest. Fokus ist der Hebel, um sicherzustellen, dass du an den richtigen Dingen arbeitest.
In dieser Folge zeige ich dir meine pragmatische Fokus-Routine – ohne Tool-Wahnsinn: zwei Reflexionsfragen, eine simple To-do-Liste, Timeboxing im Kalender und ein „Minimalist Schedule“, mit dem ich jede Woche an den richtigen Tagen die richtigen Themen bearbeite.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Die Fokus-Routine besteht aus vier Schritten: 2 Reflexionsfragen → To-do-Liste → Timeboxing → Minimalist Schedule.
- Frage 1: Was sind meine Kernaktivitäten mit dem größten Hebel? (Bild: Tätigkeiten für 10 € vs. 10.000 € pro Stunde.) Frage 2: Was ist die eine Sache heute/diese Woche?
- Der Kalender spricht mehr Wahrheit als die To-do-Liste. Timeboxing heißt: Zeit für die wichtigsten Aufgaben blocken – und sich daran halten. „Steht es nicht im Kalender, ist es nicht real“ (Tim Ferriss).
- Blocke auch Pausen, Sport und „Space to think“: Ein phasenweise leerer Kalender ist keine Faulheit – kreative Ideen entstehen beim Loslassen.
- Minimalist Schedule (James Clear): Finde heraus, wann du am produktivsten bist (deine „heiligen Stunden“), und plane Woche und Tag danach.
- Sag jede Woche zu etwas Nein. Fokus heißt, viele kleine Pfeile zu eliminieren (Essentialismus): weniger, aber besser.
Timeboxing & Fokus-Routine: die Kernidee
Meine wöchentliche und tägliche Fokus-Routine ist im Kern dieselbe – nur die Reichweite (ganze Woche vs. ein Tag) unterscheidet sich. Sie verläuft in vier Schritten.
Schritt 1: Zwei Reflexionsfragen
Frage 1 – allgemein: Was sind meine Kernaktivitäten, also die „Leverage Activities“ mit dem größten Hebel? Ein prägendes Bild ist eine Tabelle mit Spalten für Tätigkeiten, die 10 €, 100 €, 1.000 € oder 10.000 € pro Stunde wert sind – wo liegen deine 10.000-€-Aufgaben? (Bei mir z. B. Deep Creative Work, Recruiting, Team-Support – oft nicht dringlich, aber enorm wertvoll.) Frage 2 – konkret: Was sind diese Woche bzw. heute meine wichtigsten Aufgaben? Hier hilft die Fokusfrage aus The One Thing: Was ist die eine Sache, die alles andere einfacher oder überflüssig macht?
Schritt 2: To-do-Liste – vom Groben ins Feine
Ganz pragmatisch: eine wöchentliche Checkliste in meinem „Second Brain“ (Apple Notes), pro Tag (Mo–Fr) untereinander. Zu Wochenbeginn ein Braindump – alle Gedanken aufs Papier –, dann grob den Tagen zuordnen und vom Groben ins Feine gehen. Ziel ist Fokus, nicht möglichst viele Aufgaben: Wir überschätzen, wie viel wir fokussiert schaffen. Mein Motto: weniger, aber besser – etwa 3–5 Aufgaben pro Tag, davon eine zentrale.
Schritt 3: Timeboxing – der Kalender sagt die Wahrheit
Die To-do-Liste ist das Idealbild, der Kalender die brutale Realität. Beim Timeboxing geht es nicht nur darum, was du machst, sondern wann – du blockst Zeit für die wichtigsten Aufgaben und hältst dich daran. Ich blocke jede Woche Deep Work („heilige Stunden“), Routineaufgaben, Meetings und Networking – aber genauso Pausen und Sport. Ist der Kalender voll und ohne Pausen, schrillen die Alarmglocken. Wichtig ist „Space to think“: Ich vermeide ständige Beschäftigung und Aktionismus. Kreatives Arbeiten ist wie Yin und Yang – konzentriertes Erledigen am Schreibtisch und Loslassen (beim Laufen, Duschen, Spazieren), denn dort kommen die Ideen. Zu voll geplant, sinkt die Qualität meines kreativen Outputs. „Wer den ganzen Tag die Sonne einfängt, hat keine Zeit, den Zaun zu reparieren.“ Und Tim Ferriss’ Leitsatz: „Solange es nicht in meinem Kalender steht, ist es nicht real.“
Schritt 4: Minimalist Schedule – plane nach deinen besten Stunden
Der „Minimalist Schedule“ (James Clear) ist die praktische Umsetzung von „weniger, aber besser“. Leitsatz: Finde heraus, wann du am kreativsten und produktivsten bist, und plane Woche und Tag entsprechend. Bist du Lerche oder Eule? Deine „heiligen Stunden“ sind die Schnittmenge aus „wann bin ich am produktivsten?“ und „wann werde ich am wenigsten gebraucht?“. James Clears Woche war radikal simpel: Mo Artikel, Di zwei E-Mails (Networking + Partnerschaften), Mi Artikel, Do Artikel, Fr Weekly Review. Wichtig: Das lässt sich nicht 1:1 übertragen – Clear ist ein „Maker“. Mein Plan ist Manager-lastiger: Mo Team & Operatives, Di operativ, Mi vormittags Austausch/Networking + nachmittags operativ, Do und Fr komplett Deep Creative Work (Sa/So tendenziell off).
Diese Routine ist die praktische Anwendung von Maker vs. Manager – kläre zuerst, wo du auf dieser Skala stehst. Und weitere Fokus-Prinzipien (3–5 Aufgaben, Pausen, „die wichtigste Aufgabe zuerst“) findest du in Produktiver werden. Am Ende gilt: Sag jede Woche zu etwas Nein, um dich auf das Wesentliche zu fokussieren.
Häufige Fragen zu Timeboxing & Fokus
Was ist Timeboxing? Eine Methode, bei der du für deine wichtigsten Aufgaben feste Zeitblöcke in den Kalender einträgst – und dich daran hältst. Der Kalender wird so zur „Wahrheit“: Statt nur zu notieren, was du tun willst, legst du fest, wann. Das schützt Zeit für Deep Work, aber auch für Pausen und Sport.
Was ist ein Minimalist Schedule? Ein bewusst reduzierter Wochenplan nach dem Prinzip „weniger, aber besser“ (James Clear). Du identifizierst deine wenigen wichtigsten Tätigkeiten und legst sie auf die Tage und Stunden, an denen du am produktivsten bist – statt jeden Tag mit vielen kleinen Aufgaben zu füllen.
Wie plane ich meine Woche für mehr Fokus? Stell dir zwei Fragen (Was hat den größten Hebel? Was ist die eine Sache?), mach einen Braindump in eine To-do-Liste, übertrage die Prioritäten per Timeboxing in den Kalender (inklusive Pausen) und richte alles an deinen besten Stunden aus. Und sag bewusst zu Dingen Nein.
Bücher & Ressourcen aus der Folge
- Gary Keller – The One Thing: die Fokusfrage nach der einen Sache.
- Greg McKeown – Essentialismus: „weniger, aber besser“ und das Bild der gebündelten Energie.
- James Clear – Atomic Habits / Minimalist Schedule: nach den eigenen besten Stunden planen.
- Tim Ferriss: „Solange es nicht in meinem Kalender steht, ist es nicht real.“
Diese Folge gehört zum Thema Produktiver arbeiten.
Transkript
Herzlich willkommen zur Folge 145: Timeboxing und Minimalist Schedule – meine Fokus-Routine. Jeden Tag gibt es hunderte Aufgaben, die du umsetzen könntest, und Fokus ist entscheidend, um an den richtigen Themen zu arbeiten. Ich stelle dir heute meine Fokus-Routine vor – wie ich sicherstelle, dass ich mich täglich und wöchentlich auf die richtigen Dinge konzentriere. Die wöchentliche und die tägliche Routine sind nahezu identisch; ich mache sie wöchentlich (Sonntagabend oder Montagmorgen) intensiver, täglich kürzer. Es geht nur um Arbeitsthemen, nicht um Morgenroutine oder persönliche Entwicklung. Mein Ansatz ist sehr pragmatisch und hat wenig mit Tools zu tun.
Alles beginnt mit zwei Reflexionsfragen. Erstens: Was sind meine Kernaktivitäten – meine „Leverage Activities“ mit dem größten Hebel? Mich hat mal ein Bild aus einem Buch geprägt: eine Tabelle mit vier Spalten für Tätigkeiten, die 10 €, 100 €, 1.000 € oder 10.000 € pro Stunde wert sind. Die Aufgabe: herauszufinden, welche deiner Tätigkeiten den größten Hebel haben. Jeder hat ein Korsett aus kleinen, wichtigen, aber geringwertigen Tasks – und großen Aufgaben ohne Dringlichkeit, aber mit hohem langfristigem Wert. Bei mir ist ein großer Hebel „Deep Creative Work“: Inhalte für LinkedIn, Podcast, Newsletter und unser Mentoring zu erfassen, zu visualisieren und verständlich herunterzubrechen – auch diese Folge ist aus so einer Aktivität entstanden.
Zweite Frage, sehr konkret: Was sind diese Woche oder heute meine wichtigsten Aufgaben, die nächsten Schritte bei den wichtigsten Projekten? Hier nutze ich die Fokusfrage aus The One Thing: Was ist die eine Sache, die alles andere einfacher oder überflüssig machen würde? Diese beiden Fragen sind meine Reflexionsbasis – mal intensiver, mal weniger, gerade nach Abschluss eines großen Projekts intensiver, um wieder Klarheit über die Prioritäten zu gewinnen.
Der nächste, sehr praktische Schritt: Ich erstelle jede Woche eine To-do-Liste in meinem Second Brain – eine simple Checkliste in Apple Notes, pro Tag (Montag bis Freitag) untereinander. Zu Wochenbeginn mache ich ein Braindumping, übertrage alle Gedanken aufs Papier, ordne sie grob den Tagen zu und gehe vom Groben ins Feine. Ziel ist Fokus, nicht möglichst viele Aufgaben. Ich überschätze, wie viel ich wirklich fokussiert abarbeiten kann – deshalb: weniger, aber besser, etwa drei bis fünf Aufgaben pro Tag, mit der einen wichtigen Sache im Blick. Natürlich gibt es auch Routinetätigkeiten, Calls und Meetings; eine einzige Aufgabe pro Tag wäre utopisch, aber die Tendenz zählt. Manchmal stelle ich mir bewusst die Frage, ob ich ein Thema diese Woche mache, und wenn zwei Prioritäten konkurrieren, bespreche ich das auch mal im Team.
Jetzt kommt der wichtigste Punkt: Timeboxing. Ich habe gelernt, dass der Kalender mehr Wahrheit spricht als meine To-do-Liste. Die To-do-Liste ist das Idealbild, mein Montagmorgen-Plan – der Kalender ist die brutale Realität von Montag bis Freitag. Beim Timeboxing geht es nicht nur darum, was ich mache, sondern wann: Ich blocke Zeit für die wichtigsten Aufgaben und halte mich daran. Es gibt immer einen Gap zwischen Plan und Ergebnis, aber für mich ist das eine zentrale Tätigkeit. Ich blocke Deep Work – meine heiligen Stunden –, Routineaufgaben, Team-Meetings, Networking, aber genauso Pausen und Sport. Wenn der Kalender voll und ohne Pausen ist, kommen bei mir Alarmsignale.
Ein wichtiger Grundsatz: „Space to think“. Ich habe aufgehört, ständig beschäftigt zu sein, und vermeide Aktionismus. Ein phasenweise leerer Kalender ist nicht gleich Faulheit. Kreatives Arbeiten funktioniert wie Yin und Yang: sich hinsetzen und die Arbeit erledigen – aber gute Ideen kommen, wenn man loslässt, beim Laufen, unter der Dusche, beim Kochen oder beim Spaziergang. Plane ich den Kalender zu voll und habe keinen „Space to think“, sinkt die Qualität meines kreativen Outputs enorm. Ein Mentor hat mir mitgegeben: Wer den ganzen Tag die Sonne einfängt, hat keine Zeit, den Zaun zu reparieren. Und Greg McKeowns Essentialismus – weniger, aber besser – ist hier mein Leitmotiv, ebenso wie Tim Ferriss’ Satz: „Solange es nicht in meinem Kalender steht, ist es nicht real.“
Ein weiterer prägender Gedanke kommt von James Clear: der Minimalist Schedule – die praktische Umsetzung von „weniger, aber besser“. Der Leitsatz: Finde heraus, wann du am kreativsten und produktivsten bist, und plane deine Woche und deinen Tag entsprechend. Bist du eine Lerche oder eine Eule? Deine heiligen Stunden sind die Schnittmenge aus „wann bin ich am produktivsten?“ und „wann werde ich am wenigsten von Team oder Kollegen gebraucht?“. James Clear beschrieb seine Woche einmal sehr simpel: montags einen Artikel schreiben, dienstags zwei E-Mails (Networking und Partnerschaften), Mittwoch Artikel, Donnerstag Artikel, Freitag Weekly Review – Samstag und Sonntag privat. Sehr minimalistisch. Clear hat mit Atomic Habits eines der erfolgreichsten Bücher der letzten Jahre geschrieben, also hat er einiges richtig gemacht.
Wichtig: Das lässt sich nicht auf jeden übertragen – Stichwort Maker vs. Manager. James Clear hat einen klaren Maker-Schedule: kein Team, seine Aufgabe ist das Veröffentlichen von Artikeln. Wenn dein Zeitplan stärker durch Manager-Aktivitäten getrieben ist (Projektleitung, Führung, Abstimmung), ist ein minimalistischer Plan schwerer umzusetzen. Mein eigener Minimalist Schedule: Montag startet zweigeteilt mit Team und Operativem (gemeinsames Weekly Review, Prioritäten setzen) und nachmittags operativ; Dienstag komplett operativ; Mittwoch vormittags Austausch und Networking, nachmittags operativ; Donnerstag und Freitag komplette Deep-Creative-Work-Tage. Gespräche mit ambitionierten Ingenieuren finden meist Montag bis Mittwoch statt. Samstag und Sonntag sind tendenziell off, aber optional – mal lese ich, mal mache ich etwas Operatives, mal schalte ich digital komplett ab.
Zusammengefasst: zwei Reflexionsfragen (größter Hebel und die eine Sache), dann die To-do-Liste per Braindump grob strukturieren, dann Timeboxing in den Kalender (Deep Work, Routinen, Meetings, Pausen, Sport, genug Space to think), ausgerichtet an meinem Minimalist Schedule à la James Clear. Und ganz wichtig: Ich sage jede Woche zu irgendeinem Thema Nein. Du kennst vielleicht das Bild aus dem Essentialismus: zwei Kreise – links viele Pfeile in alle Richtungen, rechts ein langer, gerader Pfeil in eine Richtung. Das ist Fokus. Deine Challenge: Schau, wo du zwischen Maker- und Manager-Aktivitäten stehst, und überlege, wie deine ideale Woche aussieht. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.