Warum kommst du an manchen Tagen trotz vollem Kalender nicht zu deiner eigentlichen Arbeit? Die Antwort liefert ein Klassiker von Paul Graham: Es gibt zwei grundverschiedene Arten zu arbeiten – die des Machers und die des Managers. Wer sie vermischt, verliert seine Produktivität.

In dieser Folge lernst du, welche Aufgaben du wann am Tag erledigen solltest, warum fokussiertes Arbeiten große Zeitblöcke braucht – und wie du das im Team abstimmst.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Es gibt zwei Arten von Arbeit: Macher-Aufgaben (erschaffen, konstruieren, programmieren – brauchen lange Fokusblöcke) und Manager-Aufgaben (abstimmen, delegieren, Meetings, E-Mails – kleingetaktet).
• Jede Rolle ist ein Mix, aber meist mit klarer Tendenz. Schau in deinen Kalender: Wie viel Macher- vs. Manager-Zeit?
• Nicht vermischen: Ein 9-Uhr-Meeting kann den ganzen Vormittag fürs fokussierte Arbeiten zerstören – Deep Work braucht 2–4 Stunden am Stück.
• Clustern: z. B. vormittags Macher, nachmittags Manager. E-Mails sind Manager-Zeit – wer morgens die Inbox öffnet, ist im Manager-Modus.
• Kein pauschales Rezept: Ist dein Kern die Manager-Rolle, sind E-Mails zuerst genau richtig (Beispiel Tim Cook). Entscheidend ist, deine Tendenz zu kennen.
• Im Team zählt der Perspektivwechsel: nicht nur „wie bin ich produktiv“, sondern „wie sind wir es“ – Meetings clustern und Erwartungen abstimmen.

Maker vs. Manager: die Kernidee

Zwei Arten von Arbeit

Paul Grahams Essay „Maker’s Schedule, Manager’s Schedule“ (2009) unterscheidet zwei Arten von Aufgaben. Macher-Aufgaben: etwas erschaffen – konstruieren, programmieren, Ideen entwickeln. Sie erfordern Konzentration, Fokus und damit größere Zeitblöcke. Manager-Aufgaben: überwachen, abstimmen, delegieren, entscheiden – also Meetings und E-Mails. Diese Zeit ist von Natur aus kleingetaktet, oft in halbe Stunden oder Stunden. Wichtig: Es ist nie schwarz-weiß. Jede Rolle hat einen Anteil von beidem – aber meist eine klare Tendenz. Ein Projektleiter ist eher Manager (Abstimmung, Koordination), jemand in Konstruktion und Entwicklung eher Macher. Schau einfach in deinen Kalender: Wie groß ist dein Macher-Block, wie groß dein Manager-Block? Und: Meetings sind nicht per se schlecht – beides ist nötig, damit Teams funktionieren.

Der teuerste Fehler: beides vermischen

Fängst du um 8 Uhr an, etwas zu konstruieren, und hast um 9 Uhr ein einstündiges Meeting, ist der Vormittag für die Macher-Arbeit oft verloren – denn fokussiertes Arbeiten (Deep Work) braucht zwei bis vier Stunden am Stück, um in die Tiefe und in den Flow zu kommen. Auch E-Mails sind Manager-Zeit: Wer morgens die Inbox öffnet, ist im Manager-Modus und kommt danach kaum noch in tiefe Macher-Arbeit. Der erste Tipp lautet deshalb: clustern. Schaff dir größere Macher-Blöcke (z. B. vormittags) und bündle die kleinteiligen Manager-Aufgaben (z. B. nachmittags), statt beides zu vermischen.

Clustern – aber kein pauschales Rezept

Ein bewährtes Experiment ist, das E-Mail-Programm erst um 12 Uhr zu öffnen und den Vormittag der Macher-Arbeit zu widmen. Aber Achtung: Das ist nicht für jeden sinnvoll. Besteht dein Kern aus Manager-Aufgaben, sind E-Mails zuerst genau richtig – Apple-CEO Tim Cook steht früh auf und beantwortet zuerst hunderte E-Mails, weil das für seine Rolle essenziell ist. Der erste Schritt ist also immer: Bin ich eher Macher- oder Manager-lastig? Frag dich, woran du gemessen wirst und was deine „Needle-Mover“-Aufgaben sind – die wenigen Kernaktivitäten, die wirklich Fortschritt erzeugen –, und reserviere dafür die beste Zeit (oft den Vormittag, „first things first“).

Im Team: der Perspektivwechsel

Mit dir selbst ist es nicht getan – wir arbeiten in Teams. Typische Konflikte: Der Manager setzt mitten am Vormittag Meetings an und zerstört, ohne es zu merken, die Produktivität der Macher. Oder der Macher erscheint nicht zu Meetings und verlangsamt wichtige Entscheidungen. Die Lösung ist nicht, Meetings zu verteufeln, sondern abzustimmen, wann und wie man gemeinsam produktiv ist. Das verlangt einen Perspektivwechsel: nicht nur „wie bin ich erfolgreich“, sondern „wie sind wir als Team erfolgreich“. Führungskräfte clustern ihre Meetings bewusst (z. B. Montag und Freitag) und stimmen das mit dem Team ab. Bist du in der Macher-Rolle, setz Grenzen und sprich das Thema offen an – Grahams Artikel ist ein idealer, sachlicher Gesprächsaufhänger.

Wer hier weiterdenkt: Welche Aufgaben du als Führungskraft überhaupt abgeben solltest, klärt Richtig delegieren – und weitere Hebel für deinen Alltag findest du in Produktiver werden.

Häufige Fragen zu Maker- und Manager-Zeit

Was ist der Unterschied zwischen Maker- und Manager-Zeit? Maker- (Macher-)Zeit ist für erschaffende Arbeit wie Konstruieren oder Programmieren und braucht lange, ungestörte Blöcke. Manager-Zeit ist für Abstimmung, Delegation und Entscheidungen – also Meetings und E-Mails – und ist kleingetaktet. Beide sind nötig; das Problem entsteht, wenn man sie vermischt.

Wie schütze ich meine Fokuszeit? Indem du große Blöcke für Macher-Arbeit reservierst (idealerweise dann, wenn du am leistungsfähigsten bist) und Manager-Aufgaben separat bündelst. Plane Deep-Work-Phasen von zwei bis vier Stunden, an denen keine Meetings und keine E-Mails dazwischenfunken, und stimme diese Zeiten mit deinem Team ab.

Soll ich E-Mails erst mittags checken? Nur, wenn deine Kernarbeit Macher-Charakter hat – dann schützt es deinen Vormittag. Besteht deine Rolle vor allem aus Manager-Aufgaben, ist es genau richtig, E-Mails zuerst zu bearbeiten. Es gibt kein pauschales Rezept; entscheidend ist, deine eigene Tendenz zu kennen.

Bücher & Ressourcen aus der Folge

• Paul Graham – Essay „Maker’s Schedule, Manager’s Schedule“ (2009): die Grundlage dieser Folge.
• Cal Newport – Deep Work: wie du in fokussierte Tiefenarbeit kommst.
• Gary Keller – The One Thing: die eine wichtigste Aufgabe und „Needle-Mover“-Tätigkeiten zuerst.

Mehr zum Thema

Diese Folge gehört zum Thema produktiver arbeiten.

Transkript

Herzlich willkommen zur Folge 71: Produktiver arbeiten – Manager vs. Maker. Ich bin vor einiger Zeit auf einen Blogartikel von Paul Graham gestoßen: „Maker’s Schedule, Manager’s Schedule“, aus dem Jahr 2009. Wenn du tiefer einsteigen willst, kann ich dir empfehlen, danach zu googeln. Es geht um Zeitmanagement und Zeitplanung – konkret darum, welche Aktivitäten du wann am Tag machen solltest. Für mich hat das damals viel Klarheit gebracht.

Die Kernbotschaft: Man unterscheidet grob zwei Arten von Aufgaben – Macher-Aufgaben und Manager-Aufgaben. Bei Macher-Aufgaben geht es darum, etwas zu erschaffen: ein Produkt herstellen, ein Projekt umsetzen, etwas konstruieren, programmieren, Ideen entwickeln. Macher-Zeit erfordert Konzentration, Fokus und damit größere Zeitblöcke. Dem gegenüber steht die Manager-Zeit: etwas überwachen, sich abstimmen, anordnen, delegieren oder Entscheidungen treffen – also Meetings, Besprechungen und E-Mails. Im Gegensatz zur Macher-Zeit ist die Manager-Zeit viel kleinteiliger, oft in halbe Stunden oder Stunden getaktet.

Jetzt wird es wichtig: Jede Rolle hat einen Anteil von beidem – es ist nie hundertprozentig Macher oder Manager. Jeder muss sich abstimmen, und jeder hat Aufgaben der inhaltlichen Erarbeitung. Die Frage ist, welche Tendenz deine Rolle hat. Eine Projektleiter-Funktion ist eher manager-orientiert – es geht viel um Abstimmung und Koordination. Bist du dagegen in Konstruktion und Entwicklung tief inhaltlich drin, hast du eine klare Macher-Tendenz. Vielleicht bist du auch fifty-fifty unterwegs. Schau einfach mal in deinen Kalender: Wie viele Meetings hast du, wie groß ist dein Macher-Block, wie groß dein Manager-Block? Wichtig: Meetings werden oft verteufelt, aber beides ist notwendig, damit Teams und Unternehmen funktionieren – und damit du in deiner Rolle erfolgreich bist.

Was ich für mich herausgearbeitet habe: das Ganze nicht zu vermischen. Ein Beispiel: Du fängst um 8 Uhr an und willst dich konzentrieren, hast aber um 9 Uhr ein einstündiges Meeting – dann ist der Vormittag verhagelt. Für mich gilt, ich brauche zwei, drei, vier Stunden am Stück, um wirklich in die Tiefe zu kommen, in eine Deep-Work-Phase und einen Flow-Zustand. Das funktioniert nicht, wenn der Kalender mit Manager-Aufgaben durchzogen ist. Erster Tipp also: Bilde größere Blöcke – etwa nachmittags nur Manager-Aufgaben, vormittags Macher-Aufgaben. Auch E-Mails sind Manager-Aufgaben: Wenn ich morgens mein Mailprogramm öffne, bin ich im Manager-Modus und komme danach kaum noch in fundierte Macher-Arbeit.

Zwei Buchempfehlungen neben Grahams Artikel: Deep Work von Cal Newport – das hat mir enorm geholfen, in den Macher-Modus zu kommen, denn Manager-Aufgaben sind viel leichter; eine E-Mail in zehn Minuten zu beantworten ist einfacher, als sich vier Stunden lang fokussiert einzuschließen. Und The One Thing von Gary Keller, das noch einen Schritt früher ansetzt: Was ist deine höchste Priorität, dein „One Thing“? „First things first“ – die wichtigen Dinge zuerst. Welche Macher-Aufgaben erzeugen wirklich Fortschritt? Das sind deine „Needle-Mover“-Aufgaben, und für die solltest du dir die beste Zeit nehmen, im besten Fall morgens.

Aber es reicht nicht, sich nur mit sich selbst zu beschäftigen – wir arbeiten in Teams. Ein typisches Problem: Der Vorgesetzte oder ein Kollege setzt mitten am Vormittag ein Meeting an, ohne zu merken, dass dadurch dein ganzer Vormittag verhagelt ist. Hier ist Disziplin und das Setzen von Grenzen wichtig. Teste ruhig, dein Mailprogramm erst um 12 Uhr zu öffnen. Aber – ganz wichtig – das ist nicht für jeden sinnvoll: Besteht deine Kernarbeit aus Manager-Aufgaben, ist es genau richtig, zuerst E-Mails zu bearbeiten. Es gibt ein spannendes Video über einen Tag von Apple-CEO Tim Cook, der frühmorgens aufsteht und zuerst hunderte E-Mails beantwortet, weil das für seine Rolle essenziell ist. Der erste Schritt ist also immer: Bin ich eher Macher- oder Manager-lastig?

Im Team entstehen Konflikte, weil oft kein Verständnis herrscht – jeder versucht, in seiner Rolle effektiv zu sein. Der Manager setzt zu viele Meetings an und zerstört unbewusst die Produktivität der Macher; der Macher wiederum erscheint nicht zu Meetings und verlangsamt Entscheidungen. Es sind also nicht die Meetings zu verteufeln, sondern die Abstimmung, wann und wie man gemeinsam am produktivsten ist. Egal in welcher Rolle: Als Führungskraft solltest du mit deinen Mitarbeitern darüber sprechen – wann seid ihr jeweils erfolgreich, was sind eure Kernaktivitäten, und wie harmonisieren wir das? Viele Führungskräfte clustern ihre Meetings bewusst, etwa montags und freitags, abgestimmt mit dem Team. Bist du in der Macher-Rolle und setzt dein Chef einen vermeintlich wichtigen Termin mitten in den Vormittag, dann setz Grenzen und sprich es an. Grahams Artikel ist ein idealer, sachlicher Aufhänger: „Ich habe einen spannenden Artikel gefunden, mir ist aufgefallen, ich könnte produktiver sein, wenn ich mehr Macher-Zeit hätte – wie siehst du das?“

Zusammengefasst: „Maker’s Schedule, Manager’s Schedule“ aus dem Jahr 2009 geht darum, welche Aktivität – Macher oder Manager – du wann am Tag machst und wie du beides am besten verbindest. Es ist ein Modell, nicht schwarz-weiß. Finde heraus, wo deine Tendenz liegt, organisiere es zuerst für dich und stimme es dann im Team ab. Lies bei Interesse den Artikel und schau dir Deep Work und The One Thing an. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.