David Allen schreibt in „Getting Things Done“: Mit 60 Minuten pro Woche kannst du deine Produktivität ohne Probleme verzehnfachen. Sein Zauberwort ist das Weekly Review – eine strukturierte Wochenplanung. Fast jeder hat davon gehört, aber kaum jemand setzt es ernsthaft um. Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen.
In dieser Folge teile ich, wie aus diesem einen Impuls mein wichtigstes Produktivitäts-Tool wurde: wann du dein Weekly Review machst und meine konkrete 5-Schritte-Checkliste, mit der du strukturiert und fokussiert in die Woche startest.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Das Weekly Review ist die wirkungsvollste Produktivitäts-Routine: 30–60 Minuten, die deine ganze Woche steuern.
- Es gibt nicht die eine Form – finde deinen eigenen Rhythmus. Mein fester Termin: Montagvormittag.
- Arbeite mit einer Checkliste (wie ein Pilot vor dem Start), damit du nichts vergisst und der Prozess sich einspielt.
- Die 5 Schritte: Aufräumen → Wochenrückblick → Ziele & Projekte → Wochenplanung → Big Picture.
- „Wer?“ statt nur „Was?“: Plane bewusst ein, wer dir helfen kann und mit wem du dich austauschst.
- Pausen & Sport aktiv einplanen – sonst fallen sie als Erstes hinten runter.
Wochenplanung: die Kernidee
Wann? Mein fester Termin
David Allen nennt drei Optionen: Freitagnachmittag (Wochenabschluss + Reflexion), Sonntagabend (entspannter Start in den Montag) oder Montagmorgen. Jede hat Vorteile – entscheidend ist, dass du dich festlegst. Für mich ist der Montagvormittag der perfekte Wochenstart; am Wochenende halte ich nur bei wichtigen Montagsterminen schon etwas fest. Mein ganzes Weekly Review läuft in meinem „Second Brain“ (Notiz-/Wissenssystem), sodass ich auch vergangene Reviews jederzeit nachschlagen kann.
Meine 5-Schritte-Checkliste
1. Aufräumen (physisch & mental). Schreibtisch und Desktop aufräumen (Briefe, Screenshots, Notizen sichten und in Aufgaben überführen). E-Mails, WhatsApp und LinkedIn durchgehen – was sich in unter zwei Minuten erledigen lässt, sofort machen (Allens 2-Minuten-Regel). Alle offenen Gedanken und To-dos (auch aus der Erinnerungs-App) festhalten, bis der Kopf frei ist.
2. Wochenrückblick & Reflexion. Die letzte Woche im Kalender durchgehen: Was habe ich geschafft, was ist liegen geblieben? Handschriftliche Notizen sichten und Offenes in konkrete nächste Schritte überführen.
3. Ziele & Projekte. Fortschritt der wichtigsten Projekte und Ziele prüfen, relevante Kennzahlen checken, die eigenen Kernaktivitäten reflektieren (Wann und wie bin ich wirklich effektiv?) und die Finanzen im Blick behalten.
4. Wochenplanung. To-do-Liste nach Tagen erstellen und Zeitblöcke im Kalender setzen (Routinen wie Schreiben, Aufnahmen, Telefonate – orientiert am eigenen Biorhythmus). Dazu zwei oft vergessene Punkte: Relationship Building – „Wer kann mir bei meinen Herausforderungen helfen, mit wem tausche ich mich aus?“ und bewusst eingeplante Pausen & Sport. Denk an deine Woche wie an eine Produktion: Du planst, was wann entsteht. Dass am Ende vieles anders kommt, ist normal – die Planung lohnt sich trotzdem.
5. Big Picture. Kurz herauszoomen: persönliches Leitbild und langfristige Vision ansehen, prüfen, ob die Richtung stimmt, und fragen: „Welche Themen begeistern mich?“ und „Was würde alles andere einfacher machen?“ (Hebel, Automatisierung, Überflüssiges streichen).
Manche Wochen sind in 15 Minuten erledigt – aber der Effekt ist enorm: Vor dieser Routine bin ich planlos in die Woche gestartet; seitdem arbeite ich fokussierter und produktiver denn je.
Das Tages-Pendant zur Wochenplanung – fokussierte Zeitblöcke – findest du in Timeboxing & Minimalist Schedule. Die Prinzipien dahinter vertieft Produktiver werden. Und das Jahres-Pendant zum Weekly Review ist die Jahresreflexion. Den Kerngedanken plus Checkliste gibt es kompakt im Artikel Weekly Review.
Häufige Fragen zur Wochenplanung
Was ist ein Weekly Review? Eine feste wöchentliche Routine (aus David Allens „Getting Things Done“), in der du aufräumst, die letzte Woche reflektierst, Ziele und Projekte prüfst und die kommende Woche planst. 30–60 Minuten, die deine ganze Woche steuern.
Wann sollte ich meine Wochenplanung machen? Wann es zu dir passt – wichtig ist die Verbindlichkeit. Bewährt sind Freitagnachmittag, Sonntagabend oder Montagmorgen. Ich mache es am Montagvormittag als bewussten Wochenstart.
Wie sieht eine gute Wochenplanung aus? In fünf Schritten: aufräumen (physisch und mental), Wochenrückblick, Ziele und Projekte prüfen, die Woche planen (To-dos + Zeitblöcke, Relationship Building, Pausen und Sport) und das Big Picture mit der langfristigen Perspektive. Eine Checkliste sorgt dafür, dass du nichts vergisst.
Macht eine Wochenplanung wirklich produktiver? Ja. Statt planlos ins operative Tagesgeschäft zu springen, startest du fokussiert und mit klaren Prioritäten. Schon diese eine Routine kann – wie es David Allen sagt – die Produktivität vervielfachen.
Bücher & Ressourcen aus der Folge
David Allen – Getting Things Done (GTD): das Weekly Review und die 2-Minuten-Regel.
Mehr dazu in meinen Buchempfehlungen zu Produktivität.
Diese Folge gehört zum Thema Produktivität.
Transkript
Herzlich willkommen zu Folge 92: Wie du deine Produktivität verzehnfachst – genauer gesagt, wie du deine Produktivität in 60 Minuten pro Woche verzehnfachst. Ich möchte dir eines meiner wichtigsten Tools vorstellen und fange ganz vorne an. Im Mai 2020 habe ich den Weltbestseller „Getting Things Done“ von David Allen gelesen (im Deutschen: „Wie ich die Dinge geregelt kriege“, die GTD-Methode). Ein Gedanke daraus ließ mich nicht los: Mit 60 Minuten pro Woche kannst du deine Produktivität ohne Probleme verzehnfachen. Sein Zauberwort ist das Weekly Review. Das klingt erst einmal einfach nach Wochenplanung – und fast jeder hat davon gehört. Aber wer nimmt es wirklich ernst? Vorher hatte ich höchstens mal eine Morgen-Checkliste und einen Kalender, aber keine strukturierte Wochenplanung.
Seitdem ich das Thema ernst genommen habe, hat sich meine Produktivität enorm verändert. Ich habe mir ein eigenes Weekly Review gebaut und fest in meiner Woche etabliert – ich frage mich heute, wie ich je ohne diese Routine fokussiert arbeiten konnte. Wichtig: Es gibt nicht die eine Form eines Weekly Reviews; finde deine eigene. Ich teile hier meine.
Die erste Frage war: Wann mache ich das Weekly Review? David Allen schlägt mehrere Möglichkeiten vor; in der Regel kommen drei infrage: Freitagnachmittag, Sonntagabend oder Montagmorgen. Jede hat Vorteile. Der Freitagnachmittag eignet sich gut für die Reflexion – was habe ich geschafft, was ist offen? Der Sonntagabend gibt manchen einen ruhigen Start in den Montag. Für mich ist der Montagvormittag der perfekte Wochenstart. Am Wochenende sammle ich höchstens ein paar Gedanken, und bei wichtigen Montagsterminen setze ich mich auch sonntags kurz hin. Mein ganzes Weekly Review läuft in meinem Second Brain – meinem persönlichen Notiz- und Wissenssystem –, sodass ich vergangene Reviews archiviere und nachschlagen kann.
Zweite Frage: Was mache ich während des Weekly Reviews? Hier orientiere ich mich eng an David Allen, der fünf simple Schritte empfiehlt. Und ganz wichtig: Ich halte das – wie viele meiner Prozesse – als Checkliste fest. Wie ein Pilot vor dem Start zur Checkliste greift, greife ich montags zu meiner. Ohne sie würde ich Dinge vergessen.
Schritt 1: Aufräumen, physisch und mental. Zuerst den Schreibtisch aufräumen – nicht nur wegheften, sondern Briefe und Notizen in die Hand nehmen und in konkrete To-dos überführen. Dasselbe mit dem Desktop: Bilder, Dokumente und Screenshots, die sich über die Woche ansammeln, wegsortieren. Dann E-Mails, WhatsApp und weitere Nachrichten durchgehen, auch LinkedIn – was liegt länger offen, was kann ich sofort erledigen? David Allen nennt die 2-Minuten-Regel: Was weniger als zwei Minuten dauert, sofort machen. Zuletzt alle offenen Aufgaben und Gedanken festhalten, auch aus der Erinnerungs-App – mentales Aufräumen, bis der Kopf frei ist.
Schritt 2: Wochenrückblick und Reflexion. Ich schaue die letzte Woche im Kalender durch: Was waren die Highlights, was habe ich geschafft, was ist liegen geblieben? Handschriftliche Notizen sichte ich und überführe Offenes in nächste Schritte.
Schritt 3: Ziele und Projekte. Ich prüfe den Fortschritt meiner wichtigsten Projekte und Ziele, gehe relevante Kennzahlen durch und reflektiere meine Kernaktivitäten – die Frage „Wann und wie bin ich wirklich effektiv?“. Außerdem checke ich die Finanzen, privat wie im Business (Liquidität). Finanzielle Intelligenz ist ein großes Thema, dazu gibt es eine eigene Folge.
Schritt 4: Wochenplanung. Ich erstelle die To-do-Liste nach Tagen sortiert und trage Zeitblöcke im Kalender ein – einige Routinen sind fest geblockt (Newsletter schreiben, Podcast aufnehmen, LinkedIn-Beiträge, Telefonate), orientiert an meinem Biorhythmus. To-do-Liste und Kalender arbeiten eng zusammen. Ein hilfreicher Impuls: Betrachte deine Zeit wie eine Produktion – du planst, was wann an Arbeitsleistung entsteht, und setzt Prioritäten. Dazu zwei Punkte, die ich bewusst einplane: Relationship Building – „Wer kann mir bei meinen aktuellen Herausforderungen helfen, mit wem tausche ich mich diese Woche aus?“ (ich denke nicht nur in „Was muss ich tun?“, sondern in „Wer kann helfen?“), inklusive der Frage, wem ich selbst ungefragt Mehrwert geben kann. Und Pausen und Sport: Wenn ich die nicht aktiv einplane, fallen sie als Erstes hinten runter. Gerade an anspruchsvollen Tagen plane ich Erholung bewusst ein – die Ambitioniertesten gehen professionell mit Erholungsphasen um.
Schritt 5: Big Picture. Zum Schluss zoome ich heraus: Ich schaue mir mein persönliches Leitbild und die langfristige Vision an und prüfe, ob die Richtung noch stimmt – wenn wir so weitermachen, wo kommen wir an, und passt das zu meinen Werten? Zwei Fragen stelle ich mir dabei: „Welche Themen begeistern mich?“ und „Was würde alles andere einfacher machen?“ – das Thema Hebel und Automatisierung begeistert mich besonders: Wie kann ich mir Dinge erleichtern oder ganz überflüssig machen?
Das sind die fünf Punkte: Aufräumen, Wochenrückblick, Ziele und Projekte, Wochenplanung und Big Picture. Auf den ersten Blick wirkt das lang, aber es gibt Wochen, in denen alles in 15 Minuten erledigt ist. Vorher habe ich gar nichts gemacht und bin planlos in die Woche gestartet. Allein dieses eine Instrument – das Weekly Review – hat mein Produktivitäts- und Effektivitätsniveau enorm gesteigert. Es erfordert am Anfang Disziplin, wird aber zur Gewohnheit. Nimm dir die Zeit aktiv – sonst geht es im operativen Tagesgeschäft unter, wie bei vielen, die montags sofort ins erste Meeting starten, ohne die Woche zu planen. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.