Neuer Job, hochmotivierter erster Tag – und dann gibt es keine Einarbeitung, oder sie ist zäh und schlecht. Das ist in vielen Unternehmen Standard, obwohl die Einarbeitungszeit so wichtig ist. Es gibt aber ein Werkzeug, mit dem du als ambitionierter Ingenieur nie wieder unter einer schlechten Einarbeitung leiden musst.
In dieser Folge zeige ich dir das Bug Book – ein Onboarding-Journal, mit dem du dich proaktiv und systematisch einarbeitest, statt passiv auf einen Plan zu warten.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Reaktiv vs. proaktiv: Verlass dich nicht auf den Einarbeitungsplan anderer. Nimm das Heft selbst in die Hand – mit einem Onboarding-Journal.
- Das Bug Book (Konzept von Jim Collins) heißt: Untersuche das Unternehmen wie ein Biologe ein Ökosystem – neutral, detailliert, ohne Bewertung.
- Ein rotes/oranges DIN-A5-Notizbuch, blanko oder gepunktet, handschriftlich – die ersten 30 Tage immer dabei.
- Feste Struktur: S. 1–2 dynamischer Einarbeitungsplan, S. 3–4 Big Picture, S. 5–6 deine Rolle, S. 7–8 Stakeholder, S. 9 Fragenkatalog, ab S. 10 das Logbuch.
- Täglich: 5–10 Minuten Tagesfokus, über den Tag Feldnotizen, am Abend Reflexionszeit, um die vorderen Seiten zu füllen.
- Auch für Führungskräfte: Gib neuen Teammitgliedern ein Onboarding-Journal, die 4 wichtigsten Bücher und führe Reflexionsgespräche.
Das Bug Book: die Kernidee
Reaktive vs. proaktive Einarbeitung
Es gibt zwei Arten der Einarbeitung. Reaktiv heißt: Jemand legt einen Plan fest, dem du folgst – das ist selten gut gemacht. Proaktiv heißt: Du nimmst das Heft selbst in die Hand. Mein Tipp: Mach es immer proaktiv, selbst wenn es einen guten Plan gibt. Das Werkzeug dafür ist das Bug Book.
Was ist das Bug Book?
Mit „Bug“ ist nicht der Software-Fehler gemeint, sondern der Käfer. Das Konzept stammt von Jim Collins (in anderem Kontext) und ist von Biologen inspiriert, die Käfer studieren: mit Neugier und Geduld jedes Detail, jedes Muster, jede Interaktion beobachten – ohne Bewertung, nur mit dem Ziel zu verstehen. Genauso untersuchst du dein neues Unternehmen wie ein Ökosystem: neutral, detailliert, systematisch. Das Bug Book ist also ein Onboarding-Journal. Praktisch: ein rotes oder oranges DIN-A5-Notizbuch (es soll herausstechen), blanko oder gepunktet statt liniert, handschriftlich statt digital (du verinnerlichst besser) – und die ersten 30 Tage immer dabei, in jedem Meeting und jedem Gespräch.
Der Aufbau (Seite für Seite)
- Seite 1–2: Dynamischer Einarbeitungsplan. Du kannst keinen statischen Plan haben, weil dir das Wissen fehlt. Am ersten Tag ist die Seite leer; immer wenn dir ein Thema, ein Prozess oder eine interessante Person begegnet, notierst du einen Stichpunkt – fast wie eine Mindmap. Abgehaktes bekommt einen Haken und eine Seitenzahl (so wird daraus am Ende dein Inhaltsverzeichnis).
- Seite 3–4: Big Picture. Das Unternehmen als Ganzes: Strategie, Mission, Vision, Prozesse, Engpässe, Technologien.
- Seite 5–6: Deine Rolle. Kernaufgabe, warum du eingestellt wurdest, Mission deiner Rolle, Kernaktivitäten, ideales Verhältnis von Manager- und Maker-Tätigkeit, idealer Tagesablauf.
- Seite 7–8: Stakeholder. Wer hat Einfluss auf deine Rolle? Stakeholder-Map und Empathy-Map für die wichtigsten Personen. Plane viel Zeit für Gespräche ein (auch virtuelle „Cappuccino-Calls“).
- Seite 9: Fragenkatalog. Wiederkehrende Fragen für Gespräche, z. B.: „Wenn du dir etwas wünschen könntest, wie ich dir oder deinem Team helfen kann – was wäre das?“, „Was ist dein wichtigster Rat für einen neuen Mitarbeiter?“, „Welche Frage hätte ich stellen sollen?“, „Mit wem sollte ich noch sprechen?“
- Ab Seite 10: Das Logbuch. Deine täglichen Feldnotizen.
Wie du täglich damit arbeitest
Starte jeden Tag mit dem Datum und 5–10 Minuten Reflexion: Was ist dein Tagesfokus (2–3 Stichpunkte)? Blättere durch deinen Einarbeitungsplan – wo sind offene Punkte, wo blinde Flecken? Über den Tag hältst du im Logbuch alles fest: Notizen zu Gesprächen und Meetings, Skizzen, Aussagen anderer – in nüchterner Beobachterhaltung, ohne eigene Wertung. Genauso wichtig wie das Notieren ist die Reflexionszeit: am Ende des Tages (20–30 Minuten) und direkt nach wertvollen Gesprächen. Dann blätterst du zurück und füllst die vorderen Seiten (Big Picture, Rolle, Stakeholder, Plan) weiter aus.
Für Führungskräfte
Steigst du selbst in eine neue (Führungs-)Rolle ein, ergänze eine Seite für dein Team – mit Einzelgesprächen und einer Empathy-Map pro Teammitglied. Und wenn du neue Mitarbeiter bekommst, gehört zu jedem Onboarding ein Onboarding-Journal: Drück es der Person an Tag 1 in die Hand, dazu die vier wichtigsten Bücher für die Rolle (eines pro Woche, Wissen just in time) und gemeinsame Reflexionsgespräche.
Kurz gefasst: Warte nicht auf eine gute Einarbeitung – gestalte sie selbst. Mit dem Bug Book beobachtest du dein neues Umfeld wie ein Biologe und strukturierst die ersten 30 Tage entlang von Einarbeitungsplan, Big Picture, Rolle, Stakeholdern, Fragenkatalog und Logbuch. So sorgst du für eine herausragende Einarbeitung – unabhängig vom Unternehmen.
Den ausführlichen Leitfaden mit Grafiken liest du im Artikel Proaktive Einarbeitung: So startest du optimal in den neuen Job. Welche Fragen in den vielen Onboarding-Gesprächen am meisten bringen, hörst du in Bessere Fragen stellen. Warum Vertrauen das Fundament im neuen Umfeld ist, vertieft Vertrauen aufbauen. Und die wichtigsten Lektionen für den Start zeigt 13 Dinge zum Berufseinstieg.
Häufige Fragen zum Thema Bug Book
Was ist ein Bug Book? Ein Onboarding-Journal für deine ersten Wochen im neuen Job. Der Name stammt aus der Biologie (Bug = Käfer): Du beobachtest dein neues Unternehmen so neutral und systematisch wie ein Biologe ein Ökosystem. Das Konzept geht auf Jim Collins zurück.
Wie arbeite ich mich proaktiv ein? Indem du nicht auf einen Plan wartest, sondern selbst die Verantwortung übernimmst: ein Onboarding-Journal anlegen, das Unternehmen, deine Rolle und deine Stakeholder systematisch erkunden, viele Gespräche führen und jeden Tag reflektieren. So wirst du unabhängig von der Qualität der Einarbeitung.
Wie ist das Bug Book aufgebaut? Seite 1–2 dynamischer Einarbeitungsplan, Seite 3–4 Big Picture, Seite 5–6 deine Rolle, Seite 7–8 Stakeholder, Seite 9 Fragenkatalog und ab Seite 10 das Logbuch mit täglichen Feldnotizen. Am besten handschriftlich in einem auffälligen DIN-A5-Notizbuch.
Wie lange nutze ich das Bug Book? In den ersten 30 Tagen (vier Wochen) hast du es immer dabei und füllst es konsequent. Danach kannst du auf ein dauerhaftes Notizsystem (Second Brain) umsteigen – die intensive Beobachtungsphase ist aber auf den Start fokussiert.
Bücher & Ressourcen aus der Folge
- Jim Collins – das Bug-Book-Konzept: beobachten wie ein Biologe, der Käfer studiert – neutral, detailliert, ohne Bewertung.
- Tim Schmaddebeck – No Zero Days: Kapitel 4 (Big Picture & deine Rolle), Kapitel 5 (Manager vs. Maker) und Kapitel 8 (Stakeholder) als idealer Begleiter der ersten vier Wochen.
Mehr dazu in meinen Buchempfehlungen zu Karriere.
Diese Folge gehört zum Thema Karriere.
Transkript
Stell dir vor, du hast eine Zusage für einen richtig coolen neuen Job bekommen – egal ob in einem anderen Unternehmen oder im gleichen Unternehmen in einer anderen Abteilung. Am ersten Tag bist du hochmotiviert und steigst voller Tatendrang ein, doch nach kurzer Zeit stellst du fest: Es gibt keine Einarbeitung, oder sie ist super zäh und einfach nicht gut. Leider ist das in vielen Unternehmen absoluter Standard. Die Einarbeitungszeit ist so wichtig und wird so selten ernst genommen. Doch es gibt ein Werkzeug, mit dem du als ambitionierter Ingenieur nie wieder unter einer schlechten Einarbeitung leiden musst.
Diese Folge ist durch eine Frage inspiriert, die ich vor ein paar Tagen bei LinkedIn bekommen habe: Was sind deine Ideen, wenn man neu in einen Job startet und die Einarbeitung sehr schlecht läuft beziehungsweise es keine gibt? Damit der Aufruf an dich: Wenn du eine konkrete Frage, eine Herausforderung oder eine Idee für eine Folge hast, schreib mir gern bei LinkedIn – manchmal wird daraus ein paar Tage später eine Folge.
Was ist nun das Tool zur Einarbeitung? Du hast es vielleicht im Titel gesehen: das sogenannte Bug Book. Gemeint ist nicht das Backen aus der Küche und auch nicht der Bug im Sinne eines Software-Fehlers, sondern der Bug im Englischen – der Käfer. Das Konzept des Bug Books habe ich vor einigen Jahren erstmals bei Jim Collins gehört; er hat es in einem anderen Kontext verwendet, aber es passt hervorragend zur Einarbeitung. Es ist ein Konzept aus der Biologie, inspiriert von Biologen, die Käfer studieren: Mit Neugier und Geduld beobachten sie jedes Detail, jedes Verhalten, jedes Muster und jede Interaktion – ohne Bewertung, nur mit dem Ziel zu verstehen und Erkenntnisse zu gewinnen. Genauso untersuchst du das Unternehmen wie ein Biologe ein Ökosystem: neutral, detailliert und systematisch. Das Bug Book hilft dir, schneller zu verstehen, wie Prozesse, Strukturen und Menschen im neuen Umfeld funktionieren, wo es hakt und wie du dich einbringen kannst. Es ist also ein Onboarding-Journal, das dir hilft, deine Einarbeitung bewusst und proaktiv zu gestalten.
Konkret: Starte am ersten Tag mit einem Bug Book, einem Onboarding-Journal. Es kann ein DIN-A5- oder DIN-A4-Notizbuch sein; ich bin großer Fan von DIN A5. Wichtig: in der Regel nicht schwarz, sondern rot oder orange (das klassische Bug Book ist rot oder orange), und blanko oder gepunktet statt liniert – warum, wird gleich klar. Und das Konzept gilt für die ersten vier Wochen, die ersten 30 Tage: In dieser Zeit hast du das Buch immer dabei, egal wohin du gehst, in jedem Gespräch, in jedem Meeting, bei jeder Bewegung – etwa in der Produktion immer unter dem Arm. Die wissenschaftliche Haltung eines Biologen ist wichtig: alle Beobachtungen festhalten und reflektieren.
Es gibt reaktive und proaktive Einarbeitung. Reaktiv bedeutet, jemand anderes legt einen Plan fest, dem du einfach folgst. Das ist selten herausragend. Selbst dann würde ich das Bug Book empfehlen. Proaktiv bedeutet, du hast das Gefühl, es gibt eigentlich keine Einarbeitung, und du musst das Heft selbst in die Hand nehmen und dir komplett selbst Gedanken machen. Wenn du schon seit drei Wochen im neuen Job bist, würde ich das Ganze nachholen und so tun, als wäre heute der erste Tag. Zuallererst das rote oder orange Bug Book besorgen.
Wie startest du? Wenn du das Buch aufklappst, ist es leer. Die ersten beiden Seiten – links und rechts jeweils eine Seite – sind dein Einarbeitungsplan; links oben schreibst du als Überschrift „Einarbeitungsplan“. Proaktive Einarbeitung bedeutet: kein statischer Plan. Wenn jemand anderes einen Plan gestaltet, ist er meist wie ein Kalender, Tag für Tag durchstrukturiert. Das kannst du nicht, weil dir das Wissen fehlt – deshalb arbeitest du mit einem dynamischen Einarbeitungsplan. Am ersten Tag sind diese Seiten leer; immer wenn du auf ein Thema oder einen Prozess stößt oder von einer interessanten Person hörst, schreibst du einen Stichpunkt, einen Namen oder eine kleine Frage auf. So füllt sich der Plan dynamisch – fast wie eine Mindmap, mit einer gewissen Chaotik. Wenn du ein Thema durchdrungen hast, machst du einen Haken dran und schreibst optional eine Seitenzahl ran, wo du dir im Logbuchteil Notizen gemacht hast. Am Ende der vier Wochen sind diese zwei Seiten voll mit Stichpunkten, bei den meisten ein Haken und eine Seitenzahl – das wird so auch dein Inhaltsverzeichnis.
Wenn dir der Plan komplett fehlt: Egal in welches Unternehmen oder welche Abteilung du einsteigst, es gibt immer grundlegende Strukturen. Ich empfehle dir Kapitel 4 und Kapitel 8 aus dem Buch No Zero Days. Kapitel 4 dreht sich um das Big Picture und deine Rolle – das Unternehmen als Ganzes zu verstehen und deine konkrete Rolle, Anforderungen und Erwartungen. Kapitel 8 dreht sich um deine Stakeholder. Ich würde die ersten vier Wochen generell mit zwei Büchern unterwegs sein: deinem Bug Book und No Zero Days, das du als Nachschlagewerk nutzen kannst, um deinen Einarbeitungsplan dynamisch zu füllen.
Seite 3 und 4: gleiches Prozedere, Überschrift „Big Picture“ (unterstreichen oder einrahmen). Hier gehört alles zum Unternehmen als Ganzes hin: Strategie, langfristige Ziele, strategische Handlungsfelder, Mission, Vision, Leitbild, aber auch Prozesse, Prozessarchitektur, Produktionsprozesse, Engpässe, Verbesserungspotenziale, Technologien, Maschinenparks, Software. Am Anfang ist die Seite leer und füllt sich über die 30 Tage. Mehr Details dazu in Kapitel 4 von No Zero Days.
Seite 5 und 6: Überschrift „Deine Rolle“. Hier gehört alles hin: Was ist deine Kernaufgabe, warum wurdest du eingestellt, was ist die Mission deiner Rolle, was sind deine Kernaktivitäten, was ist das ideale Verhältnis zwischen Manager- und Maker-Tätigkeit (siehe Kapitel 5 in No Zero Days), und wie sieht dein idealer Tagesablauf aus?
Seite 7 und 8: Überschrift „Stakeholder“. Hier gehören klassische Instrumente hin: die Stakeholder-Map (wer hat Einfluss auf deine Rolle und Entwicklung?) und die Empathy-Map für deine wichtigsten Stakeholder – im Detail in Kapitel 8 von No Zero Days. Wichtig: Plane im Onboarding viel Zeit für Gespräche ein und führe idealerweise mit all deinen Stakeholdern Gespräche; lade sie proaktiv ein, vor Ort oder zu virtuellen „Cappuccino-Calls“.
Seite 9: Überschrift „Fragenkatalog für Gespräche“. Du wirst in den ersten vier Wochen sehr viele Gespräche führen. Natürlich bereitest du dich für jedes Gespräch vor, aber es ist gut, einen Katalog wiederkehrender Fragen zu haben. Zum Beispiel ganz nüchtern: „Was ist deine Aufgabe im Unternehmen?“ Aber auch tiefer: „Wenn du dir wünschen könntest, wie ich dir oder deinem Team helfen kann – was wäre das?“, „Was ist dein wichtigster Rat für einen neuen Mitarbeiter hier?“, „Gibt es eine Frage, die ich hätte stellen sollen, aber nicht gestellt habe?“, „Mit wem sollte ich noch unbedingt sprechen?“ Bei solchen Fragen bekommst du nicht nur wertvolle Ratschläge, sondern erfährst zwischen den Zeilen viel über Ziele, Ambitionen und Herausforderungen deiner wichtigsten Stakeholder.
Ab Seite 10 beginnt der Rest des Journals: der Logbuchteil – aus Biologensicht deine Feldnotizen. Hier empfehle ich eine simple Struktur: Starte jeden Tag mit dem Tagesdatum und nimm dir 5 bis 10 Minuten, um zu reflektieren, was dein Tagesfokus ist (2 bis 3 Stichpunkte). Blättere dabei durch deinen dynamischen Einarbeitungsplan: Wo sind noch offene Punkte, wo sind blinde Flecken? Schau auch in No Zero Days, wo du noch tiefer einsteigen kannst. Dann durchläufst du den Tag und machst im Logbuch Notizen – zu jedem Gespräch, jedem Meeting, ohne klare Struktur, auch Skizzen sind erlaubt. Wichtig ist die Beobachterhaltung: nüchtern, neutral, ohne deine eigene Meinung, einfach festhalten, wie du Dinge wahrnimmst und was andere sagen.
Genauso wichtig wie das Notieren ist die Reflexionszeit. Blocke am Ende jedes Tages Zeit (vielleicht 20 bis 30 Minuten, gern mehr): Blättere alle Seiten durch, reflektiere Gespräche und fülle die anderen Seiten weiter – die Stakeholder-Map ausarbeiten, deine Rolle ergänzen, das Big Picture und den Einarbeitungsplan erweitern. Oft ist es sinnvoll, das nicht nur am Tagesende zu machen, sondern auch zwischendurch: Nach einem sehr wertvollen Gespräch blockst du dir direkt 30 bis 60 Minuten, um die Erkenntnisse zu reflektieren und auf den richtigen Seiten festzuhalten.
Wenn du diesen Prozess vier Wochen lang ernsthaft durchführst, versichere ich dir: Du wirst eine herausragende Einarbeitung haben und nie wieder unter einer schlechten Einarbeitung leiden – weil du nicht von der Qualität abhängig bist, die das Unternehmen mitbringt.
Ein Hinweis für Führungskräfte: Das Tool ist wertvoll, wenn du selbst in eine neue Rolle einsteigst – etwa deine erste Führungsrolle. Dann würde ich eine Seite für dein Team ergänzen: mit jedem Einzelgespräche führen und für jedes Teammitglied eine Empathy-Map. Genauso wertvoll ist es, wenn du als Führungskraft neue Mitarbeiter bekommst: Zu jedem Onboarding-Prozess gehört ein Onboarding-Journal, das du der Person an Tag 1 in die Hand drückst. Ich würde zusätzlich die vier wichtigsten Bücher für die jeweilige Rolle dazugeben (eines pro Woche, Wissen just in time) und gemeinsame Reflexionsgespräche einführen. Dieses Gesamtpaket sorgt dafür, dass jeder eine proaktive Haltung zur Einarbeitung gewinnt. Denn wer mit einem leeren Blatt Papier startet, ist oft überfordert und weiß nicht, wo er anfangen soll – das Onboarding-Journal gibt einen roten Faden für die ersten 30 Tage.
By the way: Ich würde das Ganze nicht digital machen, sondern wirklich handschriftlich, weil man besser reflektiert und verinnerlicht, wenn man Dinge mit der Hand aufschreibt. Dein digitales Notizsystem, dein Second Brain, kannst du ab Woche 5 entwickeln; in Woche 1 bis 4 geht es darum, so viele Eindrücke wie möglich zu verarbeiten. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.
