Unnötige Aufgaben loswerden: warum „Nein sagen“ der falsche Rat ist

Stell dir vor, du würdest nur noch an wichtigen Dingen arbeiten. Nichts frisst mehr Zeit und ist nerviger als unnötige Aufgaben. Immer neue Dinge landen auf dem Tisch, und die wirklich wichtigen bleiben liegen.

Der übliche Ratschlag lautet: „Lern einfach, öfter Nein zu sagen.“ Doch wenn dein Chef dir die Aufgabe gibt, hilft dir das wenig. In dieser Folge zeige ich dir eine bessere Methode – Schedule Syncing.

Die wichtigsten Erkenntnisse

  • Gegen unnötige Aufgaben hilft selten ein hartes „Nein“ – vor allem nicht, wenn die Aufgabe von deinem Chef kommt. Besser ist Transparenz.
  • Es gibt zwei Typen: Schedule Maker (du gestaltest deine Zeit selbst – die meisten Wissensarbeiter und Ingenieure) und Schedule Taker (andere geben deinen Plan vor). Die meisten haben eine Mischung aus beidem.
  • Das Kernproblem ist eine Black Box: Dein Chef weiß im Detail nicht, was du tust und wie du priorisierst. So landen immer neue Aufgaben bei dir, ohne dass jemand sieht, was dafür liegen bleibt.
  • Schedule Syncing löst die Black Box auf: Du lädst deinen Chef zu einem kurzen Abstimmungstermin ein und stimmst deinen Kalender und deine Prioritäten gemeinsam ab.
  • Beim Schedule Maker bist du für deinen Terminplan verantwortlich – aber das „Nein“ zu einzelnen Aufgaben ist dann die Aufgabe deines Vorgesetzten, nicht deine.
  • Die Methode bringt dir drei Dinge gleichzeitig: weniger unnötige Aufgaben, mehr Sichtbarkeit bei deinen Stakeholdern und mehr Vertrauen deines Chefs.

Schedule Syncing im Detail

Der Denkfehler beim „Nein sagen“. Grenzen zu setzen ist wichtig, das ist unumstritten. Aber „mehr Nein sagen“ ist leichter gesagt als getan – und oft schlicht nicht möglich. Gerade wenn dein Chef oder deine Chefin dir eine vermeintlich wichtige Aufgabe gibt, bringt dir ein „Nee, das machen wir nicht“ nichts. Sei auf keinen Fall die Person, die der Führungskraft eine Chance einfach abräumt. Die Lösung liegt nicht darin, mehr abzulehnen, sondern Transparenz zu schaffen. Den Begriff Schedule Syncing kenne ich aus dem Buch „Indistractable“ von Nir Eyal. Ich habe die Methode selbst über Jahre angewandt – mit sehr viel positiver Erfahrung.

Schritt 1: Bist du Schedule Maker oder Schedule Taker? Nir Eyal unterscheidet zwei Typen von Arbeitnehmern bezogen auf die eigene Zeitplanung. Ein Schedule Maker entscheidet überwiegend selbst, wie er seine Zeit und Aufmerksamkeit verbringt – klassisch Wissensarbeiter, Leute im Vertrieb oder Marketing, Führungskräfte, und ich würde sagen Ingenieure im Allgemeinen. Solange du deine Arbeit erledigst, bestimmst du den Weg dorthin selbst. Ein Schedule Taker dagegen erscheint zur Arbeit, und andere gestalten seinen Zeitplan – ein Mitarbeiter in der Produktion mit Produktionsplanung, ein Kellner, jemand im Kundenservice. Das ist nichts Negatives, nur eine andere Ausgangslage. In den meisten Fällen ist dein Alltag eine Mischung: Phasen, die du frei gestaltest, und Phasen, in denen Meetings und andere Leute über deine Zeit bestimmen. Die erste Frage an dich: Wo stehst du auf dieser Skala? Die meisten Zuhörer sind überwiegend Schedule Maker – und genau auf deren Probleme schauen wir jetzt.

Schritt 2: Erkenne die Black Box. Die meisten Vorgesetzten haben keine Ahnung, was ihre Mitarbeiter im Detail tun. Im Groben schon, aber im Detail ist es eine Black Box. Frag dich ehrlich: Wie genau weiß dein Chef, woran du arbeitest und wie du priorisierst? Das ist erstmal kein Vorwurf, sondern ein Fakt. Aus dieser Intransparenz entstehen aber Probleme: Dein Chef wirft eine weitere „wichtige“ Aufgabe in die Black Box und bekommt gar nicht mit, was dadurch hinten runterfällt oder welche Prioritäten sich widersprechen. So entsteht ein Gap zwischen dem, was du wirklich tust, und dem, was dein Chef glaubt, dass du tust. Beim Schedule Maker bist du für deinen Terminplan verantwortlich – aber es ist genauso deine Aufgabe, deinem Vorgesetzten Einblick zu geben und ihn einzubinden. Denn das „Nein“ zu einzelnen Aufgaben ist Sache deines Vorgesetzten, nicht deine. Tust du das nicht proaktiv, passiert es meistens nicht.

Schritt 3: Bereite deinen Kalender vor. Bereite zwei Dinge vor – Zettel oder digital, das ist egal. Das erste ist Timeboxing: Schau grob auf deine Woche und überlege, was du wann machst. Setz Zeitblocker in deinen Kalender und versieh sie mit Überschriften. Im besten Fall hast du eine grobe Kalenderübersicht für die nächste Woche mit den wichtigsten Blockern. Das zweite ist eine kurze Liste aller wichtigen und dringlichen Dinge, Projekte und Meetings, die du noch nicht untergebracht hast. So hast du am Ende zwei Übersichten: deinen geplanten Kalender und das, was noch nicht hineinpasst.

Schritt 4: Lade zum Sync-Meeting ein. Initiiere ein kurzes Abstimmungsmeeting mit deinem Chef. Ein Montagmorgen bietet sich an, ein Freitagnachmittag geht genauso; 10 bis 15 Minuten reichen völlig. Ob vor Ort oder digital ist egal. Halte die Einladung simpel: Betreff „Kurze Abstimmung zur Wochenplanung“, im Text ein Satz wie „Ich habe einige Themen für diese Woche, die ich gerne kurz abstimmen würde.“ Erkläre in der Mail nicht, was du vorhast – das machst du face to face. Weniger ist mehr, und niemand wundert sich über eine kurze Abstimmung.

Schritt 5: Führe das Meeting – du hast den Hut auf. Komm vorbereitet, bring die Agenda mit, nimm deinen Kalender und deine Liste mit. Das ist dein Meeting. Zeig deinem Chef, wie du deine Woche planst: „Ich würde gerne meine Woche durchgehen. An ein paar Stellen sehe ich Kapazitätsengpässe oder Widersprüche bei den Prioritäten, die ich gerne abstimmen würde. Hier ist alles, was ich für die kommende Woche geplant habe.“ Dann die zentrale Frage: Fehlen wichtige Dinge im Kalender, die eigentlich rein sollten? Und wenn ja – was soll dafür raus, und wann erledige ich das? Jetzt schaut ihr beide auf denselben Kalender, und automatisch entsteht eine Diskussion über Prioritäten. Vielleicht sagt dein Chef, eine Sache sei gar nicht so wichtig und eine andere müsse rein. Manchmal merkst du auch, dass eine Aufgabe nur unnötig wirkte, weil dein Chef einen Informationsvorsprung hatte – sobald er darüber spricht, verstehst du, warum sie zählt. So wird gemeinsam entschieden, was unnötig ist.

Der Rhythmus und der Mut. Du musst das nicht wöchentlich machen – alle zwei Wochen oder einmal im Monat funktioniert auch; meiner Erfahrung nach eignen sich ein- bis zweiwöchige Abstände am besten. Vor Ort empfehle ich ein kurzes Stand-up-Meeting im Stehen, keinen großen Besprechungsraum mit Kaffee. Jetzt liegt es nur an dir, die Hürde zu überwinden und es zu testen. Selbst wenn die Unternehmenskultur das noch nicht gewohnt ist: Dein Chef gewinnt dabei, gerade wenn du es kurz und vorbereitet hältst. Es löst ein positives Gefühl aus. Und falls du Sorge hast, Einblick in deinen Kalender zu geben – gewöhn dich daran. Solange du Ambitionen und echten Drive hast, hast du nichts zu verstecken. Hier hast du eigentlich nur zu gewinnen.

Wenn du deinen Kalender vorbereitest, ist Timeboxing die passende Grundtechnik, und die Wochenplanung zeigt dir das Weekly Review dahinter. Wie du echte von vermeintlich wichtigen Aufgaben unterscheidest, klärt die Folge Prioritäten setzen. Wenn du den Hebel noch radikaler ziehen willst, lohnt sich Eliminieren statt Optimieren. Und wie du das Ganze in dein Selbstmanagement einbettest, vertieft die gleichnamige Folge.

Häufige Fragen zum Loswerden unnötiger Aufgaben

Wie werde ich unnötige Aufgaben los, ohne ständig Nein zu sagen? Indem du Transparenz schaffst statt abzulehnen. Stimme deinen Wochenkalender per Schedule Syncing kurz mit deinem Vorgesetzten ab. Sobald ihr gemeinsam auf die Prioritäten schaut, entscheidet dein Chef selbst, welche Aufgaben rausfallen – und das „Nein“ kommt von der richtigen Stelle.

Was ist Schedule Syncing? Schedule Syncing ist eine Methode aus Nir Eyals Buch „Indistractable“. Du bereitest deine Wochenplanung vor, lädst deinen Vorgesetzten zu einem kurzen Termin ein und gleichst Kalender und Prioritäten gemeinsam ab. So wird sichtbar, woran du arbeitest, und ihr entscheidet zusammen, was wichtig ist und was wegfällt.

Bin ich ein Schedule Maker oder ein Schedule Taker? Ein Schedule Maker entscheidet überwiegend selbst, wie er seine Zeit verbringt – typisch für Wissensarbeiter, Führungskräfte und Ingenieure. Ein Schedule Taker bekommt seinen Zeitplan von außen vorgegeben, etwa in der Produktion oder im Kundenservice. Die meisten haben eine Mischung aus beidem, mit einem deutlichen Schedule-Maker-Anteil.

Wie oft sollte ich ein Sync-Meeting machen? Ein- bis zweiwöchige Abstände funktionieren am besten, einmal im Monat geht auch. Ein Termin von 10 bis 15 Minuten reicht völlig – vor Ort am besten als kurzes Stand-up im Stehen, digital genauso wirksam.

Bücher & Ressourcen aus der Folge

Nir Eyal – Indistractable: das Buch, aus dem die Methode Schedule Syncing stammt – über die Kunst, sich nicht ablenken zu lassen und die Kontrolle über die eigene Aufmerksamkeit zurückzugewinnen.

Mehr dazu in meinen Buchempfehlungen zu Produktivität.

Mehr zum Thema

Diese Folge gehört zum Thema Produktivität.

Transkript

Moin aus Hamburg und herzlich willkommen zur Folge 103: Wie du unnötige Aufgaben loswirst – mit Schedule Syncing. Ein entspanntes Thema. Stell dir vor, du würdest nur noch an wichtigen Dingen arbeiten. Nichts frisst mehr Zeit und ist nerviger als unnötige Aufgaben – dieses Gefühl, dass die eigene Zeit eigentlich wertvoller ist als das, wofür man sie verwendet. Man hat keine richtige Zeit mehr für die wichtigen Dinge, weil ständig neue Aufgaben auf den Tisch kommen und andere dafür liegen bleiben.

Häufig hört man an dieser Stelle den Ratschlag: „Du musst einfach lernen, mehr Nein zu sagen.“ Grenzen zu setzen ist wichtig, das ist unumstritten – aber nicht immer möglich und leichter gesagt als getan. Gerade wenn dein Chef oder deine Chefin dir vermeintlich wichtige Aufgaben gibt und du das Gefühl hast, andere Dinge fallen dafür hinten runter, bringt dir „Nein sagen“ nicht viel. Deshalb möchte ich dir in dieser Folge eine andere Möglichkeit vorstellen – eine, mit der ich selbst sehr viel positive Erfahrung gesammelt habe: Schedule Syncing.

Den Begriff kenne ich aus dem Buch „Indistractable – oder die Kunst, sich nicht ablenken zu lassen“ von Nir Eyal. Ich habe die Methode damals selbst über viele Jahre angewandt und kann versichern: Sie bringt einige Vorteile. Keine unnötigen Aufgaben mehr – sie fallen weg oder werden obsolet. Eine deutlich effektivere Nutzung der eigenen Zeit. Und nicht nur das: Du erhöhst deine Sichtbarkeit unmittelbar bei deinen direkten Stakeholdern und gewinnst das Vertrauen deines Chefs. Wer das nachlesen will, findet zum Begriff Schedule Syncing auch kurze Videos.

Nir Eyal spricht davon, dass es bezogen auf die eigene Zeitplanung zwei Typen gibt: Schedule Maker und Schedule Taker. Ein Schedule Maker kann selbst entscheiden, wie er seine Zeit und seine Aufmerksamkeit jeden Tag verbringt – klassischerweise Wissensarbeiter, Leute im Vertrieb oder Marketing, Führungskräfte. Aber auch Ingenieure im Allgemeinen fallen wahrscheinlich in diese Kategorie. Wenn du überwiegend bestimmen kannst, wie du deine Zeit verbringst, und der Kerngedanke ist: Solange du deine Arbeit erledigst, bist du ein Schedule Maker.

Auf der Gegenseite gibt es in jedem Unternehmen Schedule Taker – das ist nichts Negatives, ganz neutral betrachtet. Das sind diejenigen, die zur Arbeit erscheinen und für die andere Personen ihre Zeitpläne gestalten. Ganz klassisch ein Mitarbeiter in der Produktion: Dafür gibt es Produktionsplanung und Arbeitsvorbereitung. Aber auch ein Kellner im Restaurant oder jemand im Kundenservice, wo die Zeitplanung von äußeren Rahmenbedingungen vorgegeben wird. In den meisten Fällen ist dein Alltag eine Mischung aus beiden Typen: Phasen, die du komplett frei gestalten kannst, und andere, in denen du an Meetings teilnimmst und andere Leute über deine Terminplanung bestimmen.

Das ist die erste spannende Frage für dich: Wo bist du auf dieser Skala? Mein Bauchgefühl sagt, die meisten Zuhörer sind überwiegend Schedule Maker. Und auf die Probleme, die mit dem Schedule Maker einhergehen, möchte ich mich jetzt konzentrieren. Denn die meisten Vorgesetzten haben keine Ahnung, was ihre Mitarbeiter tun. Das klingt makaber, ist aber so: Im Groben wissen sie es, aber im Detail ist es eine Black Box. Frag dich also, inwieweit dein Chef weiß, was du konkret tust und wie du Prioritäten setzt. Das ist nichts Negatives, sondern erstmal nur ein Fakt – ein Status quo. Eine Black Box.

Daraus ergeben sich aber Probleme. Das klassische Thema: Dein Chef oder deine Chefin kommt auf dich zu und gibt dir weitere, vermeintlich wichtige Aufgaben. Damit wirft dein Chef Aufgaben in diese Black Box und bekommt durch die Intransparenz gar nicht mit, welche Konsequenzen das hat. Du stellst dir Fragen wie: Was soll ich jetzt machen? Was ist eigentlich wichtiger? Wie plane ich meine Zeit? Welche Aufgaben sind wirklich wichtig, welche eher unnötig? Durch diese Intransparenz entsteht ein Gap zwischen dem, was du wirklich tust, und dem, was dein Chef glaubt, dass du tust. Häufig bekommst du Aufgaben, die nicht reinpassen oder sich in den Prioritäten sogar widersprechen.

Und genau dann kommen Leute und sagen: „Da musst du einfach besser lernen, Nein zu sagen.“ In dem Fall ist das kein guter Ratschlag. Sei auf keinen Fall die Person, die zu ihrem Chef sagt: „Nee, das machen wir nicht“ – gerade wenn er mit einer Aufgabe oder einer Chance ankommt. Im Gegenteil. Beim Schedule Taker ist der Chef oder eine andere Partei dafür verantwortlich, die Aufgaben zu bestimmen und den Terminplan vorzugeben. Beim Schedule Maker bist du für deinen Terminplan verantwortlich. Und es ist genauso deine Aufgabe, deinem Vorgesetzten Einblick zu geben, ihn einzubinden und mitzunehmen – das ist Schedule Syncing: deinen Terminplan gemeinsam abzustimmen und abzugleichen. Wenn du das nicht proaktiv machst, fällt es meistens hinten runter.

Die wenigsten Führungskräfte, die ich erlebt habe, machen das von sich aus. Vielleicht kennst du gewisse Weeklys oder sogar Dailys, in denen so etwas regelmäßig besprochen wird – das ist schon gut. In vielen Fällen gibt es das aber nicht. Und wenn es das nicht gibt, dann ist es nicht deine Aufgabe, Nein zu sagen, sondern die Aufgabe deines Vorgesetzten, zu gewissen Aufgaben Nein zu sagen – nicht deine. Genau dafür eignet sich die Methode Schedule Syncing hervorragend.

Sie ist relativ simpel; man muss sich nur überwinden und ins kalte Wasser springen. Es ist ungewohnt, deinen Chef oder deine Chefin einzuladen, um Terminpläne zu synchronisieren, Einblick zu geben und Prioritäten gemeinsam zu definieren – und so die Black Box aufzulösen. Wenn du diese Black Box auflöst, hat das Vorteile für dich: Du erhöhst automatisch deine Sichtbarkeit, gewinnst das Vertrauen deines Chefs, und dein Vorgesetzter hat das Gefühl, dass du deutlich effektiver arbeitest, weil ihr gemeinsam über Prioritäten gesprochen habt.

Steigen wir in die drei Punkte des Schedule Syncing ein. Der erste beginnt bei dir. Über Terminplanung und Wochenplanung habe ich in einigen Folgen schon gesprochen; hier bist du komplett frei, das für dich zu gestalten. In diesem Kontext empfehle ich dir, zwei Dinge vorzubereiten – das müssen keine Zettel sein, digital geht genauso. Das erste ist Timeboxing in deinem Kalender. Es reicht grob: Schau auf deine Woche, überlege, was du wann machst, setz Zeitblocker hinein und versieh sie mit Überschriften. Im besten Fall hast du eine grobe Kalenderübersicht und sagst: „Das ist meine Wochenplanung für nächste Woche, das sind die Blocker.“ Das zweite ist ein zweiter Zettel mit allen wichtigen Dingen, die du da nicht unterbringst – wichtige und dringliche Aufgaben, Projekte, Meetings. Dann füllst du deinen Kalender mit dem Timeboxing-Gedanken, setzt Blocker hinein, und hast am Ende zwei Übersichten: deine Kalenderübersicht und grob die Dinge, die da noch nicht hineinpassen.

Im nächsten Schritt geht es darum, ein sogenanntes Sync-Meeting mit deinem Chef oder deiner Chefin zu initiieren. Das kann super simpel sein. Ein Montagmorgen bietet sich an; ist der voll, geht auch ein Freitagnachmittag. Mittwoch eignet sich vielleicht nicht so gut. Es reicht völlig, ein 10- bis 15-minütiges Meeting einzustellen. Auch wichtig: Es ist egal, ob vor Ort oder digital – das hat keine Auswirkungen, auch wenn du im Homeoffice bist. Wichtig ist, dass du dieses Abstimmungsmeeting vorbereitest und dazu einlädst.

Was kommt in die Einladung? Das kann relativ simpel sein. Als Betreff: „Kurze Abstimmung“ oder „Kurze Abstimmung zur Wochenplanung“. In den Text schreibst du: „Ich habe einige Themen für diese Woche, die ich gerne kurz abstimmen würde.“ So habe ich es damals gemacht. Ganz wichtig: Erkläre in dieser Mail nicht, was du vorhast – mach das face to face. Versuch nicht, im schriftlichen Verkehr alles zu erklären. Halte es kurz; weniger ist mehr. Niemand wird sich über eine kurze Abstimmung wundern – das ist erstmal etwas Positives. Dann sendest du die Einladung einfach raus.

Jetzt geht es um die Durchführung des Meetings. Auch vom Framing her: Du hast den Hut auf, das ist dein Meeting, du bist vorbereitet, du hast die Agenda und bringst sie mit. Ich weiß nicht, wie du im Verhältnis zu deinem Vorgesetzten stehst, aber ich habe oft erlebt, dass Mitarbeiter selten proaktiv Meetings mit dem Chef einstellen und selbst eine Agenda mitbringen. Genau das kann ich dir sehr empfehlen – mach es generell zur Gewohnheit; hier ist es essentiell. Nimm deinen Kalender und deine beiden Übersichten mit, digital oder auf Papier.

Jetzt zeigst du deinem Chef, wie du deine Woche vorausplanst. Sag etwa: „Ich würde gerne meine Woche durchplanen. Ich habe gemerkt, dass ich an einige Kapazitätsengpässe komme oder ein paar Widersprüche bei den Prioritäten sehe, die ich gerne abstimmen würde. Hier ist alles, was ich für die kommende Woche geplant habe.“ Und dann die wichtige Frage: Gibt es wichtige Dinge, die aktuell im Kalender fehlen und aus Prioritätssicht rein sollten? Und wenn ja: Was soll dafür raus, und wann soll ich diese Dinge erledigen?

Jetzt entsteht eine spannende Dynamik, weil ihr beide über denselben Kalender sprecht und draufschaut. Automatisch entsteht eine Diskussion über Prioritäten, es kommen Rückfragen, ihr besprecht es gemeinsam. Vielleicht stellst du fest, dass dein Chef sagt: „Diese Thematik ist gar nicht so wichtig, dafür müssen wir die andere Aufgabe, die noch nicht im Kalender steht, lieber reinnehmen.“ Das könnt ihr gemeinsam diskutieren und besprechen. So erzeugst du auf der einen Seite bei dir selbst und bei deinem Chef das Gefühl, über Prioritäten zu sprechen. Manchmal ist es auch so, dass du das Gefühl hast, eine Aufgabe sei unnötig – aber das liegt nur daran, dass dein Chef einen Informationsvorsprung hat. Sobald er darüber spricht, kannst du plötzlich nachvollziehen, warum diese Aufgabe aus seiner Sicht so wichtig ist.

Über Prioritäten zu diskutieren ist immer wertvoll. Zugleich erzeugt es bei deinem Vorgesetzten das Gefühl, dass du dich mit den Themen befasst, on Point bist und deine Zeit gut investierst – das stärkt das Vertrauen. Generell gilt: mit deinem Chef oder deiner Chefin um Rat zu fragen und ins Gespräch zu gehen, erhöht Sichtbarkeit und Vertrauen. Das sind wertvolle Elemente, die du dir zur Gewohnheit machen solltest. Ich habe das jahrelang so gemacht, ohne dass ich darum gebeten wurde – ich habe es selbst initiiert. Es hatte riesige Vorteile für mich und mir das Gefühl gegeben, immer an den richtigen Dingen dran zu sein. So laufe ich nicht Gefahr, eine halbe Woche an etwas zu arbeiten und am Ende festzustellen, dass die Zeit fehlinvestiert war.

Fassen wir kurz zusammen, wie du unnötige Aufgaben loswirst – unnötig im Sinne von nicht effektiv. Manchmal ist es nicht ratsam, einfach nur Nein zu sagen und selbst Grenzen zu setzen, sondern die Black Box aufzulösen. Im ersten Schritt identifizierst du, ob du eher Schedule Maker oder Schedule Taker bist – auf der Schedule-Maker-Seite, wo du deinen Terminplan selbst gestalten kannst, ist es wahrscheinlich eine ganze Menge. Dann erkennst du das Problem: Für deinen Chef ist es eine Black Box, also intransparent, und dadurch entsteht ein Gap. Diesen Gap löst du nicht auf, indem du einfach Nein sagst, sondern indem du Transparenz schaffst – durch Schedule Syncing.

Das heißt: deine Terminplanung vorbereiten, falls du das heute noch nicht machst. Ganz wichtig, den Kalender mitbringen. Das Meeting kurz planen – 10 bis 15 Minuten reichen. Vor Ort empfehle ich, das im Stehen zu machen und nicht groß mit Kaffee in den Besprechungsraum zu gehen; das ist ein Stand-up-Meeting. Bei der Durchführung sagst du: „Das ist meine Wochenplanung für die nächste Woche. Lass uns gemeinsam draufschauen: Was steht noch nicht drin, was soll ich aufnehmen, was fehlt?“ Wichtig: Du musst das nicht im Wochenrhythmus machen – auch alle zwei Wochen oder einmal im Monat ist möglich. Meiner Erfahrung nach eignen sich einmal pro Woche bis alle zwei Wochen sehr gut.

Jetzt liegt es nur an dir, den Mut aufzubringen, diese Hürde zu überwinden und es einfach zu testen. Ich versichere dir: Selbst wenn die Unternehmenskultur das überhaupt nicht gewohnt ist, gewinnt dein Chef dabei – gerade wenn du es kurz und vorbereitet hältst. Es löst ein positives Gefühl aus. Und wenn du Sorge hast, Einblick in deinen Kalender zu geben: Gewöhn dich daran. Es hat nur Vorteile und keine Nachteile. Du hast im Zweifel nichts zu verstecken, solange du Ambitionen und echten Drive hast, etwas zu bewegen. Solltest du doch Nachteile an dieser Methode feststellen, freue ich mich über dein Feedback – gerne über LinkedIn oder als Antwort auf einen der Newsletter. Meine Erfahrung sagt mir: Hier hast du nur etwas zu gewinnen und nichts zu verlieren.

Das soll es für diese Folge gewesen sein. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.

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Unnötige Aufgaben loswerden: warum „Nein sagen“ der falsche Rat ist

Stell dir vor, du würdest nur noch an wichtigen Dingen arbeiten. Nichts frisst mehr Zeit und ist nerviger als unnötige Aufgaben. Immer neue Dinge landen auf dem Tisch, und die wirklich wichtigen bleiben liegen.

Der übliche Ratschlag lautet: „Lern einfach, öfter Nein zu sagen.“ Doch wenn dein Chef dir die Aufgabe gibt, hilft dir das wenig. In dieser Folge zeige ich dir eine bessere Methode – Schedule Syncing.

Die wichtigsten Erkenntnisse

  • Gegen unnötige Aufgaben hilft selten ein hartes „Nein“ – vor allem nicht, wenn die Aufgabe von deinem Chef kommt. Besser ist Transparenz.
  • Es gibt zwei Typen: Schedule Maker (du gestaltest deine Zeit selbst – die meisten Wissensarbeiter und Ingenieure) und Schedule Taker (andere geben deinen Plan vor). Die meisten haben eine Mischung aus beidem.
  • Das Kernproblem ist eine Black Box: Dein Chef weiß im Detail nicht, was du tust und wie du priorisierst. So landen immer neue Aufgaben bei dir, ohne dass jemand sieht, was dafür liegen bleibt.
  • Schedule Syncing löst die Black Box auf: Du lädst deinen Chef zu einem kurzen Abstimmungstermin ein und stimmst deinen Kalender und deine Prioritäten gemeinsam ab.
  • Beim Schedule Maker bist du für deinen Terminplan verantwortlich – aber das „Nein“ zu einzelnen Aufgaben ist dann die Aufgabe deines Vorgesetzten, nicht deine.
  • Die Methode bringt dir drei Dinge gleichzeitig: weniger unnötige Aufgaben, mehr Sichtbarkeit bei deinen Stakeholdern und mehr Vertrauen deines Chefs.

Schedule Syncing im Detail

Der Denkfehler beim „Nein sagen“. Grenzen zu setzen ist wichtig, das ist unumstritten. Aber „mehr Nein sagen“ ist leichter gesagt als getan – und oft schlicht nicht möglich. Gerade wenn dein Chef oder deine Chefin dir eine vermeintlich wichtige Aufgabe gibt, bringt dir ein „Nee, das machen wir nicht“ nichts. Sei auf keinen Fall die Person, die der Führungskraft eine Chance einfach abräumt. Die Lösung liegt nicht darin, mehr abzulehnen, sondern Transparenz zu schaffen. Den Begriff Schedule Syncing kenne ich aus dem Buch „Indistractable“ von Nir Eyal. Ich habe die Methode selbst über Jahre angewandt – mit sehr viel positiver Erfahrung.

Schritt 1: Bist du Schedule Maker oder Schedule Taker? Nir Eyal unterscheidet zwei Typen von Arbeitnehmern bezogen auf die eigene Zeitplanung. Ein Schedule Maker entscheidet überwiegend selbst, wie er seine Zeit und Aufmerksamkeit verbringt – klassisch Wissensarbeiter, Leute im Vertrieb oder Marketing, Führungskräfte, und ich würde sagen Ingenieure im Allgemeinen. Solange du deine Arbeit erledigst, bestimmst du den Weg dorthin selbst. Ein Schedule Taker dagegen erscheint zur Arbeit, und andere gestalten seinen Zeitplan – ein Mitarbeiter in der Produktion mit Produktionsplanung, ein Kellner, jemand im Kundenservice. Das ist nichts Negatives, nur eine andere Ausgangslage. In den meisten Fällen ist dein Alltag eine Mischung: Phasen, die du frei gestaltest, und Phasen, in denen Meetings und andere Leute über deine Zeit bestimmen. Die erste Frage an dich: Wo stehst du auf dieser Skala? Die meisten Zuhörer sind überwiegend Schedule Maker – und genau auf deren Probleme schauen wir jetzt.

Schritt 2: Erkenne die Black Box. Die meisten Vorgesetzten haben keine Ahnung, was ihre Mitarbeiter im Detail tun. Im Groben schon, aber im Detail ist es eine Black Box. Frag dich ehrlich: Wie genau weiß dein Chef, woran du arbeitest und wie du priorisierst? Das ist erstmal kein Vorwurf, sondern ein Fakt. Aus dieser Intransparenz entstehen aber Probleme: Dein Chef wirft eine weitere „wichtige“ Aufgabe in die Black Box und bekommt gar nicht mit, was dadurch hinten runterfällt oder welche Prioritäten sich widersprechen. So entsteht ein Gap zwischen dem, was du wirklich tust, und dem, was dein Chef glaubt, dass du tust. Beim Schedule Maker bist du für deinen Terminplan verantwortlich – aber es ist genauso deine Aufgabe, deinem Vorgesetzten Einblick zu geben und ihn einzubinden. Denn das „Nein“ zu einzelnen Aufgaben ist Sache deines Vorgesetzten, nicht deine. Tust du das nicht proaktiv, passiert es meistens nicht.

Schritt 3: Bereite deinen Kalender vor. Bereite zwei Dinge vor – Zettel oder digital, das ist egal. Das erste ist Timeboxing: Schau grob auf deine Woche und überlege, was du wann machst. Setz Zeitblocker in deinen Kalender und versieh sie mit Überschriften. Im besten Fall hast du eine grobe Kalenderübersicht für die nächste Woche mit den wichtigsten Blockern. Das zweite ist eine kurze Liste aller wichtigen und dringlichen Dinge, Projekte und Meetings, die du noch nicht untergebracht hast. So hast du am Ende zwei Übersichten: deinen geplanten Kalender und das, was noch nicht hineinpasst.

Schritt 4: Lade zum Sync-Meeting ein. Initiiere ein kurzes Abstimmungsmeeting mit deinem Chef. Ein Montagmorgen bietet sich an, ein Freitagnachmittag geht genauso; 10 bis 15 Minuten reichen völlig. Ob vor Ort oder digital ist egal. Halte die Einladung simpel: Betreff „Kurze Abstimmung zur Wochenplanung“, im Text ein Satz wie „Ich habe einige Themen für diese Woche, die ich gerne kurz abstimmen würde.“ Erkläre in der Mail nicht, was du vorhast – das machst du face to face. Weniger ist mehr, und niemand wundert sich über eine kurze Abstimmung.

Schritt 5: Führe das Meeting – du hast den Hut auf. Komm vorbereitet, bring die Agenda mit, nimm deinen Kalender und deine Liste mit. Das ist dein Meeting. Zeig deinem Chef, wie du deine Woche planst: „Ich würde gerne meine Woche durchgehen. An ein paar Stellen sehe ich Kapazitätsengpässe oder Widersprüche bei den Prioritäten, die ich gerne abstimmen würde. Hier ist alles, was ich für die kommende Woche geplant habe.“ Dann die zentrale Frage: Fehlen wichtige Dinge im Kalender, die eigentlich rein sollten? Und wenn ja – was soll dafür raus, und wann erledige ich das? Jetzt schaut ihr beide auf denselben Kalender, und automatisch entsteht eine Diskussion über Prioritäten. Vielleicht sagt dein Chef, eine Sache sei gar nicht so wichtig und eine andere müsse rein. Manchmal merkst du auch, dass eine Aufgabe nur unnötig wirkte, weil dein Chef einen Informationsvorsprung hatte – sobald er darüber spricht, verstehst du, warum sie zählt. So wird gemeinsam entschieden, was unnötig ist.

Der Rhythmus und der Mut. Du musst das nicht wöchentlich machen – alle zwei Wochen oder einmal im Monat funktioniert auch; meiner Erfahrung nach eignen sich ein- bis zweiwöchige Abstände am besten. Vor Ort empfehle ich ein kurzes Stand-up-Meeting im Stehen, keinen großen Besprechungsraum mit Kaffee. Jetzt liegt es nur an dir, die Hürde zu überwinden und es zu testen. Selbst wenn die Unternehmenskultur das noch nicht gewohnt ist: Dein Chef gewinnt dabei, gerade wenn du es kurz und vorbereitet hältst. Es löst ein positives Gefühl aus. Und falls du Sorge hast, Einblick in deinen Kalender zu geben – gewöhn dich daran. Solange du Ambitionen und echten Drive hast, hast du nichts zu verstecken. Hier hast du eigentlich nur zu gewinnen.

Wenn du deinen Kalender vorbereitest, ist Timeboxing die passende Grundtechnik, und die Wochenplanung zeigt dir das Weekly Review dahinter. Wie du echte von vermeintlich wichtigen Aufgaben unterscheidest, klärt die Folge Prioritäten setzen. Wenn du den Hebel noch radikaler ziehen willst, lohnt sich Eliminieren statt Optimieren. Und wie du das Ganze in dein Selbstmanagement einbettest, vertieft die gleichnamige Folge.

Häufige Fragen zum Loswerden unnötiger Aufgaben

Wie werde ich unnötige Aufgaben los, ohne ständig Nein zu sagen? Indem du Transparenz schaffst statt abzulehnen. Stimme deinen Wochenkalender per Schedule Syncing kurz mit deinem Vorgesetzten ab. Sobald ihr gemeinsam auf die Prioritäten schaut, entscheidet dein Chef selbst, welche Aufgaben rausfallen – und das „Nein“ kommt von der richtigen Stelle.

Was ist Schedule Syncing? Schedule Syncing ist eine Methode aus Nir Eyals Buch „Indistractable“. Du bereitest deine Wochenplanung vor, lädst deinen Vorgesetzten zu einem kurzen Termin ein und gleichst Kalender und Prioritäten gemeinsam ab. So wird sichtbar, woran du arbeitest, und ihr entscheidet zusammen, was wichtig ist und was wegfällt.

Bin ich ein Schedule Maker oder ein Schedule Taker? Ein Schedule Maker entscheidet überwiegend selbst, wie er seine Zeit verbringt – typisch für Wissensarbeiter, Führungskräfte und Ingenieure. Ein Schedule Taker bekommt seinen Zeitplan von außen vorgegeben, etwa in der Produktion oder im Kundenservice. Die meisten haben eine Mischung aus beidem, mit einem deutlichen Schedule-Maker-Anteil.

Wie oft sollte ich ein Sync-Meeting machen? Ein- bis zweiwöchige Abstände funktionieren am besten, einmal im Monat geht auch. Ein Termin von 10 bis 15 Minuten reicht völlig – vor Ort am besten als kurzes Stand-up im Stehen, digital genauso wirksam.

Bücher & Ressourcen aus der Folge

Nir Eyal – Indistractable: das Buch, aus dem die Methode Schedule Syncing stammt – über die Kunst, sich nicht ablenken zu lassen und die Kontrolle über die eigene Aufmerksamkeit zurückzugewinnen.

Mehr dazu in meinen Buchempfehlungen zu Produktivität.

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Diese Folge gehört zum Thema Produktivität.

Transkript

Moin aus Hamburg und herzlich willkommen zur Folge 103: Wie du unnötige Aufgaben loswirst – mit Schedule Syncing. Ein entspanntes Thema. Stell dir vor, du würdest nur noch an wichtigen Dingen arbeiten. Nichts frisst mehr Zeit und ist nerviger als unnötige Aufgaben – dieses Gefühl, dass die eigene Zeit eigentlich wertvoller ist als das, wofür man sie verwendet. Man hat keine richtige Zeit mehr für die wichtigen Dinge, weil ständig neue Aufgaben auf den Tisch kommen und andere dafür liegen bleiben.

Häufig hört man an dieser Stelle den Ratschlag: „Du musst einfach lernen, mehr Nein zu sagen.“ Grenzen zu setzen ist wichtig, das ist unumstritten – aber nicht immer möglich und leichter gesagt als getan. Gerade wenn dein Chef oder deine Chefin dir vermeintlich wichtige Aufgaben gibt und du das Gefühl hast, andere Dinge fallen dafür hinten runter, bringt dir „Nein sagen“ nicht viel. Deshalb möchte ich dir in dieser Folge eine andere Möglichkeit vorstellen – eine, mit der ich selbst sehr viel positive Erfahrung gesammelt habe: Schedule Syncing.

Den Begriff kenne ich aus dem Buch „Indistractable – oder die Kunst, sich nicht ablenken zu lassen“ von Nir Eyal. Ich habe die Methode damals selbst über viele Jahre angewandt und kann versichern: Sie bringt einige Vorteile. Keine unnötigen Aufgaben mehr – sie fallen weg oder werden obsolet. Eine deutlich effektivere Nutzung der eigenen Zeit. Und nicht nur das: Du erhöhst deine Sichtbarkeit unmittelbar bei deinen direkten Stakeholdern und gewinnst das Vertrauen deines Chefs. Wer das nachlesen will, findet zum Begriff Schedule Syncing auch kurze Videos.

Nir Eyal spricht davon, dass es bezogen auf die eigene Zeitplanung zwei Typen gibt: Schedule Maker und Schedule Taker. Ein Schedule Maker kann selbst entscheiden, wie er seine Zeit und seine Aufmerksamkeit jeden Tag verbringt – klassischerweise Wissensarbeiter, Leute im Vertrieb oder Marketing, Führungskräfte. Aber auch Ingenieure im Allgemeinen fallen wahrscheinlich in diese Kategorie. Wenn du überwiegend bestimmen kannst, wie du deine Zeit verbringst, und der Kerngedanke ist: Solange du deine Arbeit erledigst, bist du ein Schedule Maker.

Auf der Gegenseite gibt es in jedem Unternehmen Schedule Taker – das ist nichts Negatives, ganz neutral betrachtet. Das sind diejenigen, die zur Arbeit erscheinen und für die andere Personen ihre Zeitpläne gestalten. Ganz klassisch ein Mitarbeiter in der Produktion: Dafür gibt es Produktionsplanung und Arbeitsvorbereitung. Aber auch ein Kellner im Restaurant oder jemand im Kundenservice, wo die Zeitplanung von äußeren Rahmenbedingungen vorgegeben wird. In den meisten Fällen ist dein Alltag eine Mischung aus beiden Typen: Phasen, die du komplett frei gestalten kannst, und andere, in denen du an Meetings teilnimmst und andere Leute über deine Terminplanung bestimmen.

Das ist die erste spannende Frage für dich: Wo bist du auf dieser Skala? Mein Bauchgefühl sagt, die meisten Zuhörer sind überwiegend Schedule Maker. Und auf die Probleme, die mit dem Schedule Maker einhergehen, möchte ich mich jetzt konzentrieren. Denn die meisten Vorgesetzten haben keine Ahnung, was ihre Mitarbeiter tun. Das klingt makaber, ist aber so: Im Groben wissen sie es, aber im Detail ist es eine Black Box. Frag dich also, inwieweit dein Chef weiß, was du konkret tust und wie du Prioritäten setzt. Das ist nichts Negatives, sondern erstmal nur ein Fakt – ein Status quo. Eine Black Box.

Daraus ergeben sich aber Probleme. Das klassische Thema: Dein Chef oder deine Chefin kommt auf dich zu und gibt dir weitere, vermeintlich wichtige Aufgaben. Damit wirft dein Chef Aufgaben in diese Black Box und bekommt durch die Intransparenz gar nicht mit, welche Konsequenzen das hat. Du stellst dir Fragen wie: Was soll ich jetzt machen? Was ist eigentlich wichtiger? Wie plane ich meine Zeit? Welche Aufgaben sind wirklich wichtig, welche eher unnötig? Durch diese Intransparenz entsteht ein Gap zwischen dem, was du wirklich tust, und dem, was dein Chef glaubt, dass du tust. Häufig bekommst du Aufgaben, die nicht reinpassen oder sich in den Prioritäten sogar widersprechen.

Und genau dann kommen Leute und sagen: „Da musst du einfach besser lernen, Nein zu sagen.“ In dem Fall ist das kein guter Ratschlag. Sei auf keinen Fall die Person, die zu ihrem Chef sagt: „Nee, das machen wir nicht“ – gerade wenn er mit einer Aufgabe oder einer Chance ankommt. Im Gegenteil. Beim Schedule Taker ist der Chef oder eine andere Partei dafür verantwortlich, die Aufgaben zu bestimmen und den Terminplan vorzugeben. Beim Schedule Maker bist du für deinen Terminplan verantwortlich. Und es ist genauso deine Aufgabe, deinem Vorgesetzten Einblick zu geben, ihn einzubinden und mitzunehmen – das ist Schedule Syncing: deinen Terminplan gemeinsam abzustimmen und abzugleichen. Wenn du das nicht proaktiv machst, fällt es meistens hinten runter.

Die wenigsten Führungskräfte, die ich erlebt habe, machen das von sich aus. Vielleicht kennst du gewisse Weeklys oder sogar Dailys, in denen so etwas regelmäßig besprochen wird – das ist schon gut. In vielen Fällen gibt es das aber nicht. Und wenn es das nicht gibt, dann ist es nicht deine Aufgabe, Nein zu sagen, sondern die Aufgabe deines Vorgesetzten, zu gewissen Aufgaben Nein zu sagen – nicht deine. Genau dafür eignet sich die Methode Schedule Syncing hervorragend.

Sie ist relativ simpel; man muss sich nur überwinden und ins kalte Wasser springen. Es ist ungewohnt, deinen Chef oder deine Chefin einzuladen, um Terminpläne zu synchronisieren, Einblick zu geben und Prioritäten gemeinsam zu definieren – und so die Black Box aufzulösen. Wenn du diese Black Box auflöst, hat das Vorteile für dich: Du erhöhst automatisch deine Sichtbarkeit, gewinnst das Vertrauen deines Chefs, und dein Vorgesetzter hat das Gefühl, dass du deutlich effektiver arbeitest, weil ihr gemeinsam über Prioritäten gesprochen habt.

Steigen wir in die drei Punkte des Schedule Syncing ein. Der erste beginnt bei dir. Über Terminplanung und Wochenplanung habe ich in einigen Folgen schon gesprochen; hier bist du komplett frei, das für dich zu gestalten. In diesem Kontext empfehle ich dir, zwei Dinge vorzubereiten – das müssen keine Zettel sein, digital geht genauso. Das erste ist Timeboxing in deinem Kalender. Es reicht grob: Schau auf deine Woche, überlege, was du wann machst, setz Zeitblocker hinein und versieh sie mit Überschriften. Im besten Fall hast du eine grobe Kalenderübersicht und sagst: „Das ist meine Wochenplanung für nächste Woche, das sind die Blocker.“ Das zweite ist ein zweiter Zettel mit allen wichtigen Dingen, die du da nicht unterbringst – wichtige und dringliche Aufgaben, Projekte, Meetings. Dann füllst du deinen Kalender mit dem Timeboxing-Gedanken, setzt Blocker hinein, und hast am Ende zwei Übersichten: deine Kalenderübersicht und grob die Dinge, die da noch nicht hineinpassen.

Im nächsten Schritt geht es darum, ein sogenanntes Sync-Meeting mit deinem Chef oder deiner Chefin zu initiieren. Das kann super simpel sein. Ein Montagmorgen bietet sich an; ist der voll, geht auch ein Freitagnachmittag. Mittwoch eignet sich vielleicht nicht so gut. Es reicht völlig, ein 10- bis 15-minütiges Meeting einzustellen. Auch wichtig: Es ist egal, ob vor Ort oder digital – das hat keine Auswirkungen, auch wenn du im Homeoffice bist. Wichtig ist, dass du dieses Abstimmungsmeeting vorbereitest und dazu einlädst.

Was kommt in die Einladung? Das kann relativ simpel sein. Als Betreff: „Kurze Abstimmung“ oder „Kurze Abstimmung zur Wochenplanung“. In den Text schreibst du: „Ich habe einige Themen für diese Woche, die ich gerne kurz abstimmen würde.“ So habe ich es damals gemacht. Ganz wichtig: Erkläre in dieser Mail nicht, was du vorhast – mach das face to face. Versuch nicht, im schriftlichen Verkehr alles zu erklären. Halte es kurz; weniger ist mehr. Niemand wird sich über eine kurze Abstimmung wundern – das ist erstmal etwas Positives. Dann sendest du die Einladung einfach raus.

Jetzt geht es um die Durchführung des Meetings. Auch vom Framing her: Du hast den Hut auf, das ist dein Meeting, du bist vorbereitet, du hast die Agenda und bringst sie mit. Ich weiß nicht, wie du im Verhältnis zu deinem Vorgesetzten stehst, aber ich habe oft erlebt, dass Mitarbeiter selten proaktiv Meetings mit dem Chef einstellen und selbst eine Agenda mitbringen. Genau das kann ich dir sehr empfehlen – mach es generell zur Gewohnheit; hier ist es essentiell. Nimm deinen Kalender und deine beiden Übersichten mit, digital oder auf Papier.

Jetzt zeigst du deinem Chef, wie du deine Woche vorausplanst. Sag etwa: „Ich würde gerne meine Woche durchplanen. Ich habe gemerkt, dass ich an einige Kapazitätsengpässe komme oder ein paar Widersprüche bei den Prioritäten sehe, die ich gerne abstimmen würde. Hier ist alles, was ich für die kommende Woche geplant habe.“ Und dann die wichtige Frage: Gibt es wichtige Dinge, die aktuell im Kalender fehlen und aus Prioritätssicht rein sollten? Und wenn ja: Was soll dafür raus, und wann soll ich diese Dinge erledigen?

Jetzt entsteht eine spannende Dynamik, weil ihr beide über denselben Kalender sprecht und draufschaut. Automatisch entsteht eine Diskussion über Prioritäten, es kommen Rückfragen, ihr besprecht es gemeinsam. Vielleicht stellst du fest, dass dein Chef sagt: „Diese Thematik ist gar nicht so wichtig, dafür müssen wir die andere Aufgabe, die noch nicht im Kalender steht, lieber reinnehmen.“ Das könnt ihr gemeinsam diskutieren und besprechen. So erzeugst du auf der einen Seite bei dir selbst und bei deinem Chef das Gefühl, über Prioritäten zu sprechen. Manchmal ist es auch so, dass du das Gefühl hast, eine Aufgabe sei unnötig – aber das liegt nur daran, dass dein Chef einen Informationsvorsprung hat. Sobald er darüber spricht, kannst du plötzlich nachvollziehen, warum diese Aufgabe aus seiner Sicht so wichtig ist.

Über Prioritäten zu diskutieren ist immer wertvoll. Zugleich erzeugt es bei deinem Vorgesetzten das Gefühl, dass du dich mit den Themen befasst, on Point bist und deine Zeit gut investierst – das stärkt das Vertrauen. Generell gilt: mit deinem Chef oder deiner Chefin um Rat zu fragen und ins Gespräch zu gehen, erhöht Sichtbarkeit und Vertrauen. Das sind wertvolle Elemente, die du dir zur Gewohnheit machen solltest. Ich habe das jahrelang so gemacht, ohne dass ich darum gebeten wurde – ich habe es selbst initiiert. Es hatte riesige Vorteile für mich und mir das Gefühl gegeben, immer an den richtigen Dingen dran zu sein. So laufe ich nicht Gefahr, eine halbe Woche an etwas zu arbeiten und am Ende festzustellen, dass die Zeit fehlinvestiert war.

Fassen wir kurz zusammen, wie du unnötige Aufgaben loswirst – unnötig im Sinne von nicht effektiv. Manchmal ist es nicht ratsam, einfach nur Nein zu sagen und selbst Grenzen zu setzen, sondern die Black Box aufzulösen. Im ersten Schritt identifizierst du, ob du eher Schedule Maker oder Schedule Taker bist – auf der Schedule-Maker-Seite, wo du deinen Terminplan selbst gestalten kannst, ist es wahrscheinlich eine ganze Menge. Dann erkennst du das Problem: Für deinen Chef ist es eine Black Box, also intransparent, und dadurch entsteht ein Gap. Diesen Gap löst du nicht auf, indem du einfach Nein sagst, sondern indem du Transparenz schaffst – durch Schedule Syncing.

Das heißt: deine Terminplanung vorbereiten, falls du das heute noch nicht machst. Ganz wichtig, den Kalender mitbringen. Das Meeting kurz planen – 10 bis 15 Minuten reichen. Vor Ort empfehle ich, das im Stehen zu machen und nicht groß mit Kaffee in den Besprechungsraum zu gehen; das ist ein Stand-up-Meeting. Bei der Durchführung sagst du: „Das ist meine Wochenplanung für die nächste Woche. Lass uns gemeinsam draufschauen: Was steht noch nicht drin, was soll ich aufnehmen, was fehlt?“ Wichtig: Du musst das nicht im Wochenrhythmus machen – auch alle zwei Wochen oder einmal im Monat ist möglich. Meiner Erfahrung nach eignen sich einmal pro Woche bis alle zwei Wochen sehr gut.

Jetzt liegt es nur an dir, den Mut aufzubringen, diese Hürde zu überwinden und es einfach zu testen. Ich versichere dir: Selbst wenn die Unternehmenskultur das überhaupt nicht gewohnt ist, gewinnt dein Chef dabei – gerade wenn du es kurz und vorbereitet hältst. Es löst ein positives Gefühl aus. Und wenn du Sorge hast, Einblick in deinen Kalender zu geben: Gewöhn dich daran. Es hat nur Vorteile und keine Nachteile. Du hast im Zweifel nichts zu verstecken, solange du Ambitionen und echten Drive hast, etwas zu bewegen. Solltest du doch Nachteile an dieser Methode feststellen, freue ich mich über dein Feedback – gerne über LinkedIn oder als Antwort auf einen der Newsletter. Meine Erfahrung sagt mir: Hier hast du nur etwas zu gewinnen und nichts zu verlieren.

Das soll es für diese Folge gewesen sein. Liebe Grüße aus Hamburg, dein Tim.

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Über den Host

Tim Schmaddebeck entwickelt ambitionierte Ingenieure zu strategischen Leadern. Er ist Autor von No Zero Days und schreibt über Karriere, Führung und Strategie.

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