Stell dir vor, du dürftest nur noch an den wirklich wichtigen Dingen arbeiten. Nur noch sinnvolle Aufgaben. Keine nervigen Themen, keine unnötigen Zeitfresser.

Ein klassischer Ratschlag hierbei:

„Du musst öfter Nein sagen.“

Doch das ist oft keine gute Lösung – weder hilfreich, noch sinnvoll.

Grenzen zu setzen ist wichtig, aber nicht immer möglich. Gerade dann, wenn deine Vorgesetzten dir regelmäßig neue (dringliche) Aufgaben geben.

Es gibt eine bessere Alternative:

Schedule Syncing.

Schedule Syncing richtig angewendet bringt einige Vorteile mit sich:

• Du nutzt deine Zeit effektiver.
• Du steigerst deine Sichtbarkeit.
• Du gewinnst das Vertrauen deiner Vorgesetzten.

Was ist Schedule Syncing?

Die meisten Vorgesetzten haben kein klares Bild oder nur eine grobe Ahnung davon, was ihre Mitarbeiter im Detail tun.

Wie planen sie ihre Woche?
Wie hoch ist ihr Arbeitspensum?
Wonach bestimmen sie ihre Prioritäten?

Das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter ist oft eine Black Box.

Schedule Syncing bedeutet, dass du als Mitarbeiter deinen Vorgesetzten Einblicke in diese Black Box gibst. Es ist ein Meeting, das du initiierst, um Prioritäten zu besprechen und abzustimmen.

Wie funktioniert Schedule Syncing?

Schedule Syncing bedarf 3 einfacher Schritte:

1. Bereite deine Terminplanung vor

Für das Meeting solltest du zwei Zettel vorbereiten:

• Zettel 1: Deine Wochenplanung im Kalender. Nutze dafür Zeitblöcke – mache kenntlich, was du wann erledigen möchtest.
• Zettel 2: Eine Liste mit wichtigen Aufgaben, die du in der Woche nicht unter bekommst.

2. Lade zum Schedule Sync Meeting ein

Halte die Termineinladung kurz. Zum Beispiel:

Betreff: Kurze Abstimmung

„Ich habe einige Themen für diese Woche, die ich gern kurz abstimmen würde.“

Es reicht 15 bis 20 Minuten für das Schedule Sync Meeting einzuplanen – idealerweise als kurze Abstimmung im Stehen.

3. Führe das Schedule Sync Meeting durch

Nimm die beiden Zettel mit – deinen Kalender und die anderen Aufgaben – und stelle sie kurz vor.

Du könntest sagen:

„Hier ist alles, was ich für die kommende Woche geplant habe.
Gibt es irgendetwas Wichtiges, das aktuell noch fehlt?“

Oder:

„Welche Aufgaben würden Sie anders priorisieren?“

Du gibst deinen Vorgesetzten damit nicht nur Einblicke in deine Arbeitsweise und gewinnst Klarheit zu Prioritäten – sondern verstehst vor allem auch besser, wie deine Vorgesetzten denken.

In vielen Unternehmen fehlt eine systematische Abstimmung von Prioritäten. Wenn das bei dir der Fall ist, warte nicht bis deine Vorgesetzten aktiv werden. Nimm deinen Mut zusammen und teste es.

Ergreif die Initiative.